Prompting in Microsoft 365 Copilot: kerncompetenties voor slimmer werken

Microsoft 365 Copilot speelt een leidende rol in deze transformatie en integreert AI in de dagelijkse workflows binnen vertrouwde tools zoals Word, PowerPoint en Excel. Microsoft 365 Copilot fungeert als een digitale partner, bespaart tijd en verhoogt de creativiteit en de kwaliteit van het werk. Stel dat je een assistent hebt die je helpt bij het creëren, begrijpen en bewerken van documenten in Word, duidelijk en correct, of een die presentaties maakt in PowerPoint, slides verfijnt en zelfs hele decks samenvat in beknopte, visueel aantrekkelijke overzichten. Het potentieel van Microsoft 365 Copilot om bij de werknemers de administratieve sleur weg te nemen, is heel groot, waardoor er tijd en energie vrijkomt voor de taken die er echt toe doen. 

Waarom prompting zo belangrijk is 

Om de kracht van Microsoft 365 Copilot ten volle te benutten, moeten gebruikers vertrouwd raken met een essentiële vaardigheid: prompting. Het begint met een simpele stap: beschrijf gewoon in heldere taal wat je nodig hebt. Maar om het beste uit Microsoft 365 Copilot te halen, is het belangrijk om nauwkeurige instructies, relevante context en duidelijke verwachtingen te geven. Hoewel Copilot is ontworpen om natuurlijke taal te begrijpen, heeft het geen toegang tot je gedachten. In tegenstelling tot een menselijke collega kan het geen toon, lichaamstaal of impliciete context oppikken; het vertrouwt uitsluitend op de details die jij expliciet verstrekt.

Een praktisch kader voor succesvolle prompts 

Om gebruikers te helpen het maximum uit Microsoft 365 Copilot te halen, raadt Microsoft als best practice aan om prompts op te maken aan de hand van vier belangrijke elementen:

1. Doel(en) - Begin met het doel van de taak. Wat tracht je precies te bereiken?
   Voorbeeld: "Ik moet voor het management een samenvatting maken van de kwartaalvergadering van sales." 
   
   
2. Context - Voeg relevante achtergrondinformatie toe, zodat Microsoft 365 Copilot een duidelijk begrip krijgt van de taak. 
   Voorbeeld: "De vergadering ging over de verkoopprestaties in Q3 en de strategieën voor het komende feestdagen, met inbegrip van regionale trends." 
   
   
3. Bron(nen) - Geef duidelijk aan waar Microsoft 365 Copilot informatie of inspiratie moet halen. 
   Voorbeeld: "Verwijs naar het bijgevoegde Excel-bestand met de notulen en sales resultaten van het derde kwartaal."
   
   
4. Verwachtingen - Geef aan hoe het eindproduct er moet uitzien, bijv. ben je op zoek naar een afgewerkt rapport of eerder naar een set van actiegerichte aanbevelingen? 
   Voorbeeld: "Maak een samenvatting van één pagina onderverdeeld in drie delen, nl. 'Successen', 'Uitdagingen' en 'Suggesties voor verbeteringen'." 

Die ingrediënten zijn essentieel voor het structureren van prompts die Microsoft 365 Copilot helpen nauwkeurige en nuttige antwoorden te geven. 

De leercurve: experimenteren met prompting 

Niemand wordt van de ene op de andere dag een expert in prompting. Het is een proces van vallen en opstaan, verfijnen en aanpassen naarmate je erin verder gaat. Microsoft 365 Copilot reageert zeer snel, maar werkt op basis van de verstrekte informatie. Vergelijk bijvoorbeeld "Schrijf een e-mail over de meeting." met "Stel een e-mail op aan het salesteam waarin je de vergadering van vandaag om 10 uur samenvat, met de focus op de drie actiepunten voor de komende productlancering: het afronden van het marketingplan, het plannen van de productdemo en het coördineren met het logistieke team." Het is duidelijk dat de eerste prompt alleen een generiek antwoord zal opleveren, terwijl de tweede Microsoft 365 Copilot duidelijke informatie geeft die het nodig heeft om precies te kunnen opleveren wat jij nodig hebt.

Experimenteren met verschillende formuleringen is onderdeel van het proces. Na verloop van tijd leren gebruikers hoeveel details ze moeten geven, welke zinnen de beste resultaten opleveren en hoe ze hun verzoeken het duidelijkst kunnen formuleren. Deze iteratieve leerbenadering is cruciaal en onderstreept het belang van voortdurende oefening. 

Maatwerk is de sleutel

Naarmate gebruikers hun vaardigheden verfijnen door te experimenteren, zullen ze ook het belang inzien van het aanpassen van prompts aan specifieke workflows en uitdagingen. Hoewel het internet een schat aan voorbeeldprompts biedt, zijn die zelden ‘one-size-fits-all'. Elke organisatie - en elke taak - heeft zijn eigen nuances. Gebruikers van Microsoft 365 Copilot moeten prompts aanpassen en op maat maken om aan hun unieke workflows, uitdagingen en doelen te voldoen. Een marketingprofessional zal Microsoft 365 Copilot misschien gaan gebruiken om ideeën te genereren voor een campagne gericht op jongvolwassenen, terwijl een financieel medewerker het dan weer kan inroepen om complexe datasets samen te vatten. Dezelfde principes van duidelijke, gestructureerde prompting zijn van toepassing, maar de details variëren sterk volgens de context. 

Prompting is niet zomaar een technische vaardigheid; het is een vaardigheid die getraind en ontwikkeld moet worden. Gebruikers moeten leren hun wensen duidelijk te verwoorden, nauwkeurige details te verstrekken, een duidelijke structuur te bieden en alle relevante achtergrondinformatie te geven. Fouten kunnen er altijd zijn, maar ze zijn een kans om je aanpak te verfijnen en na verloop van tijd te verbeteren.

Cegeka’s rol in jouw traject

Cegeka gebruikt haar uitgebreide ervaring in Microsoft 365 Copilot om brede ondersteuning te geven en gebruikers te helpen effectieve, op maat gemaakte prompts op te maken die voldoen aan hun unieke zakelijke noden. Voor diegenen die nieuw zijn met prompting, kan het aanpassen aan AI-tools ontmoedigend aanvoelen, maar door gebruik te maken van de diensten van Cegeka op het vlak van digicoaching kan de digitale adoptie makkelijker verlopen, bijvoorbeeld met praktische, hands-on begeleiding die vertrouwen schept en de resultaten verbetert. 

Met een-op-een coaching, gestructureerde AI-trainingsprogramma’s, interactieve workshops en kant-en-klare prompts voor veelvoorkomende taken helpt Cegeka gebruikers om makkelijk aan de slag te gaan en Microsoft 365 Copilot snel in hun workflows te integreren. Hoewel Microsoft 365 Copilot is ontworpen voor onafhankelijk gebruik, biedt Cegeka’s expertise toegevoegde waarde door gebruikers te helpen hun aanpak te verfijnen, waardoor ze hun efficiëntie kunnen maximaliseren en de best mogelijke resultaten kunnen behalen.

Cegeka’s ‘in close cooperation’ aanpak helpt organisaties niet alleen bij een succesvolle digitale adoptie, maar ook om hun AI-investering maximaal te benutten, meetbare productiviteitswinst te realiseren en een cultuur te bevorderen waarin innovatie kan bloeien. 

De langetermijnvoordelen van succesvol prompten 

Werknemers die sterk zijn in prompting, krijgen een krachtig hulpmiddel om hun workflows te stroomlijnen. Ze ontwikkelen ook een vaardigheid die steeds relevanter wordt in de moderne werkplek, waar AI-tools onmisbaar worden. Maar het ontwikkelen van prompting-expertise gaat verder dan het simpelweg toevoegen van een nieuwe vaardigheid aan je CV. Het is een investering in een nieuwe manier van werken: een die prioriteit geeft aan creativiteit, strategisch denken en waardegedreven taken boven repetitieve activiteiten met weinig impact. Als gebruikers erin slagen om effectief te leren communiceren met Microsoft 365 Copilot, wordt dat voor hen een onmisbare partner die niet alleen de efficiëntie verhoogt, maar ook de frustratie van repetitieve taken en tijdrovende zoekopdrachten weghaalt. Zo komt er tijd vrij voor echt zinvol werk en daar profiteren zowel bedrijven als werknemers van. 

Hoe kan je dat bereiken? Door oefening, experimenteren en vaak ook begeleiding van ervaren experts. Met de juiste training en ondersteuning - zoals die door Cegeka wordt aangeboden - kunnen werknemers zich snel aanpassen aan de nieuwe technologie en het vertrouwen krijgen dat nodig is om de enorme mogelijkheden van AI optimaal te benutten.