Hoe vertaal jij doelstellingen naar een ERP-strategie? | Together in Tech

ERP-projecten zijn uitdagend, maar wanneer ze goed worden uitgevoerd, kunnen ze extreem krachtig zijn. Door onze jarenlange ervaring in de ERP-wereld weten we dat succes bestaat uit verschillende stappen: van het bepalen van bedrijfsdoelstellingen tot de selectie van het juiste ERP-product en partner. Maar bij een ERP-project sta je er niet alleen voor: we doen dit samen, Together in Tech!

In dit eerste artikel ontdek je:

• Welke stappen je moet nemen om je voor te bereiden op een ERP-project.
• Waar je op moet letten om verrassingen te voorkomen.
• Suggesties waarmee je jouw management aan boord krijgt - en houdt.
• Hoe je een Solution Assessment aan kan vragen en hoe je hiervan profiteert.

Stem jouw ERP-strategie af op jouw bedrijfsdoelstellingen 

Om te beginnen is het belangrijk dat je een goede basis legt. Een ERP-project is een intensief en moeizaam proces. Je kunt dus maar beter alle prioriteiten goed op een rijtje hebben voordat je ermee aan de slag gaat. Het is een goed idee om eerst een aantal vragen te beantwoorden voordat je start:

• Welke bedrijfsdoelstellingen moet jouw ERP-strategie helpen verwezenlijken?
  Het begint allemaal met de "waarom"-vraag: waarom doe je dit? Want hoe graag we dit soort projecten ook aanpakken, we zijn ervan overtuigd dat je dit niet zomaar voor de lol doet. Op welke manier zal het nieuwe ERP-systeem jouw bedrijf vooruithelpen? Zodra daar duidelijkheid over is, wordt het gemakkelijker om iedereen over de streep te trekken, van het hoger management tot de medewerkers op de werkvloer die hun manier van werken zullen moeten aanpassen.
  

• Welke zaken zijn essentieel en welke zijn “nice-to-have”?
  Je moet uitzoeken wat jouw bedrijf onderscheidt van de concurrentie en hoe ERP jou kan helpen om een nog grotere voorsprong te krijgen. Dat moet jouw focus zijn en blijven tijdens het hele project: wordt mijn bedrijf hier beter van? Vervolgens moet je het grootste deel van jouw middelen daarop inzetten. Het is belangrijk dat ke dit voor ogen houdt, anders kom je gegarandeerd op een zijspoor terecht.
  
  
• Hoe kan je het management warm maken en houden voor het project?
  Hoewel het management niet betrokken zal zijn bij de dagelijkse opvolging zodra het ERP-project van start gaat, is het belangrijk dat het mee aan de knoppen zit. Vooral in het begin is hun inbreng belangrijk om de bedrijfsdoelstellingen duidelijk te definiëren en hun langetermijnvisie te delen (m.a.w. "Waar wil het bedrijf naartoe in de komende 10-15 jaar?"). Het zou echter een grote fout zijn om het management na deze eerste fase buiten het project te houden. Een ERP-project heeft een lange looptijd en kent meerdere ups en downs. Zorg er dus voor dat het management regelmatig op de hoogte wordt gehouden. Zo komen ze niet voor verrassingen te staan. Het management kan trouwens een grote hulp zijn om de scope onder controle te houden, dus maak hier gebruik van!
  
  

Door elk van deze redenen kan een ERP-project minder soepel verlopen. De oplossing? Neem de tijd om jouw bedrijfsdoelstellingen duidelijk te definiëren!

ERP-plan afstemmen met het management en jouw teamleden

Om het gesprek te starten en jouw bedrijfsdoelstellingen te bepalen, moet je eerst het hoger management aan boord krijgen. Zij zullen de kaders bepalen en het ERP-project in een duidelijke richting sturen. Daarnaast spelen zij een belangrijke rol in het selectieproces, iets waar we het later nog over zullen hebben. Met de steun van het management, ben je al goed op weg.

Tijdens de implementatie zullen de operationele managers de maat aangeven. Omdat de bedrijfsdoelstellingen vooraf zijn vastgelegd, kunnen zij het project managen zonder de gemoederen hoog te laten oplopen. Zij zijn verantwoordelijk voor het bewaken van de scope en het budget, werken nauw samen met de geselecteerde partner en zorgen ervoor dat het hoger management steeds op de hoogte blijft van de voortgang.

Nog een reden om het management erbij te betrekken, is dat zij ervoor zorgen dat alle verschillende visies op elkaar zijn afgestemd. Door het ERP-project te koppelen aan duidelijke bedrijfsdoelstellingen die zinvol zijn voor alle betrokkenen, zal je tijdens het proces minder weerstand ondervinden. Vergeet niet dat je jouw mensen vraagt om hun manier van werken te veranderen... dus het minste wat je dan kunt doen is hen vertellen waarom dit nodig is.

Wil je jouw bedrijfsdoelstellingen bepalen en de eerste stappen zetten in jouw ERP-traject? Dan heb je een Solution Assessment nodig.

Vind het juiste ritme: bepaal de scope, en houd jezelf eraan

Zodra de doelstellingen vastliggen, kunnen we het over de processen hebben. Welke bedrijfsprocessen moet je aanpakken, en welke kan je beter links laten liggen? Uit ervaring weten we dat je jezelf één vraag moet stellen:

Maakt het proces het verschil voor mijn bedrijf, of heeft het slechts een ondersteunende functie?

Een logistiek bedrijf zal bijvoorbeeld een duidelijk overzicht nodig hebben van de toeleveringsketen, maar ook automatisering om dit proces te versnellen. Als je daarmee het verschil kan maken, is het slim om dit als criterium te gebruiken voor de selectie van een ERP-pakket. Omgekeerd is facturatie een universeel ondersteunend proces. Elk bedrijf moet immers betaald worden. En welk ERP-systeem je ook kiest, facturatie heb je nodig. Dus waarom zou je tijd en middelen investeren in extra maatwerk?

Begrijp ons niet verkeerd: maatwerk is niet per definitie een slecht idee. Soms loont het om een ERP aan te passen op basis van jouw specifieke behoeften, bijvoorbeeld met een oplossing op maat of door een app van derden te integreren. Allesomvattende ERP-systemen zijn een mythe. Eén software die alles kan? Was het maar waar! Maar wij geloven ook niet in een eindeloze lappendeken van best-in-class oplossingen. Zoals zo vaak het geval is, ligt de waarheid dus ergens in het midden. En daar willen we graag samen met jou naartoe werken.

Together in Tech: een ERP-project doe je niet alleen

Om een ERP-project met succes op te starten en af te ronden, heb je een betrouwbare partner nodig. Ontdek samen met ons en onze klanten de vele aspecten van een ERP-project, waarbij we een echt partnerschap aangaan. Bekijk hier alle artikelen in de Together in Tech reeks.