Waarom organisaties in het middensegment grip verliezen op devicekosten, en hoe je dat herstelt

Wanneer organisaties geen helder beeld hebben van hun device behoefte, worden aankopen automatisch reactief. Een nieuwe medewerker start morgen? Dan moet er een laptop komen, vaak de eerste die beschikbaar is. Gaat een toestel plotseling stuk? Dan volgt er een spoedvervanging.  

Dit soort ad-hoc beslissingen heeft twee grote gevolgen. Ten eerste stijgen de kosten, want spoedbestellingen zijn vrijwel altijd duurder dan geplande aankopen. Ten tweede wordt budgettering onmogelijk. Finance ziet kosten buiten de forecasts opduiken, IT kan geen prognoses maken, en devices worden vervangen op basis van incidenten in plaats van een lifecyclestrategie.  

Device-kosten worden zo niet alleen hoger dan nodig, ze worden vooral onberekenbaar. Dat is precies de tegenstelling van wat een moderne organisatie nodig heeft: voorspelbaarheid en controle.  

Een ontbrekend lifecycleproces leidt tot verspilling 

 De levensduur van een device is geen vast gegeven. Het hangt af van gebruik, belasting, onderhoud, configuratie en tijdige updates. Zonder lifecyclebeheer wordt er vaak te laat of juist te vroeg vervangen.  

Toestellen blijven langer draaien dan verantwoord is, waardoor prestaties teruglopen, incidenten toenemen en medewerkers productiviteit verliezen. Aan de andere kant gebeurt het regelmatig dat een toestel wordt vervangen terwijl een simpele reparatie of herconfiguratie voldoende was geweest.  

En dan zijn er nog de kosten die ontstaan bij het ontbreken van een ITAD-proces: devices die niet veilig worden gewist, ontbrekende certificatie voor dataverwijdering, of hardware die niet wordt gerefurbisht of gerecycled. Niet alleen financieel inefficiënt, maar ook een risico op vlak van compliance en duurzaamheid.  

Lifecyclemanagement is dus geen administratief proces, het is een strategische manier om kosten te beheersen, risico’s te verkleinen en prestaties te verbeteren.  

Supportdruk en manuele processen drijven kosten verder op 

Voor IT-teams vormt de werkplek nog te vaak een opeenstapeling van handmatige taken. Onboarding gebeurt toestel per toestel, updates worden niet altijd automatisch uitgerold, en wanneer problemen ontstaan, worden ze pas aangepakt wanneer een medewerker een ticket aanmaakt.  

Dit reactieve supportmodel creëert onnodige kosten: incidenten die eigenlijk te voorkomen waren, herstelacties die meer tijd kosten dan nodig, en medewerkers die tijdens storingen waardevolle uren verliezen. De verborgen kosten van productiviteitsverlies worden zelden meegerekend, maar zijn vaak hoger dan de hardwarekosten zelf.  

Het gevolg: supportafdelingen zijn structureel onder druk, problemen blijven terugkomen en IT-teams verliezen tijd die ze eigenlijk aan optimalisatie en innovatie zouden moeten besteden.  

Hoe je grip terugwint op device-kosten: van chaos naar consistentie 

De oplossing ligt niet in harder werken of meer tools inzetten. De sleutel is standaardisatie + automatisatie + inzicht. Organisaties die hun device-kosten onder controle krijgen, doen dat door:  

• Een uniforme basisconfiguratie die voor iedereen geldt, 
• Automatisatie van provisioning, updates en policies, 
• Telemetrie die continue informatie geeft over prestaties, gezondheid en stabiliteit, 
• Duidelijke governance afspraken over lifecycle planning en eigenaarschap,
• Eén centraal model waarmee budgetten voorspelbaar worden. 

Zodra deze elementen samenkomen, verdwijnen de verrassingen. Er ontstaat één kostenpatroon, één lifecycle, één set afspraken. De organisatie gaat sturen op data in plaats van op incidenten, en dat is precies wat efficiënt beheer mogelijk maakt.  

De Cegeka Modern Workplace: kosten onder controle dankzij een geïntegreerd model 

Om deze uitdagingen te ondervangen heeft Cegeka in samenwerking met HP (ProConnect) de Cegeka Modern Workplace ontwikkeld, waarbij vooraf geconfigureerde HPtoestellen worden gecombineerd met het HP Workforce Experience Platform (WXP). Dit platform geeft organisaties realtime inzichten in prestaties, stabiliteit en gebruik, waardoor problemen vroegtijdig worden gedetecteerd en de levensduur van toestellen wordt verlengd.  

Op deze technologische basis voegt Cegeka een volledige service-laag toe: van persona-opbouw en device-standaardisatie tot installatie, support, monitoring, beveiliging, lifecyclebeheer en gecertificeerde end-of-life-verwerking. Het resultaat is een gestandaardiseerd en schaalbaar werkplekmodel dat speciaal is ontworpen voor de noden van het middensegment, met een duidelijke TCO-structuur en voorspelbare, vaste maandelijkse kosten.  

Je krijgt zo niet alleen grip op je device-kosten, maar ook op de prestaties, veiligheid en ervaring van je medewerkers. Van reactieve kostenpost naar beheersbare, voorspelbare waarde.  

Wil je ontdekken hoe je de totale kosten van jouw werkplek structureel onder controle krijgt, terwijl je tegelijkertijd de ervaring van medewerkers verbetert? Neem dan contact met ons op.

De Cegeka Modern Workplace: Een enterprisewerkplekervaring, voor het middensegment.