Hoe Brabo Group en Cegeka samen het 'IT-project van het jaar' opleverden

Versnipperde systemen en complexe facturatie

Door de verschillende overnames bestond het IT-landschap van Brabo uit eilandjes, zegt Johan: “Elke entiteit werkte met een ander boekhoudpakket. Dat leidde tot onvolledige, inconsistente informatie en maakte rapportering en financiële consolidatie bijzonder lastig.”

Een van de uitdagingen waar Brabo al lang mee worstelde was de facturatie. “We bieden veel verschillende diensten aan”, aldus Johan. “Voor de loods- en bootmandiensten, onze core business, gebruiken we bovendien een uitgebreid tariferingsysteem dat rekening houdt met vele criteria: van de diepte, lengte en breedte van de schepen tot de verschillende resources die we inzetten. Een standaard facturatiepakket kan niet met zoveel parameters rekening houden.”

Tijd voor tabula rasa

Het alternatief? Met de hulp van een externe partner – en een aantal kerngebruikers – bestudeerde Brabo drie ERP-pakketten. Op aandringen van het IT-team kozen ze Microsoft Dynamics 365 Business Central (BC). “We wilden een flexibele, schaalbare en toekomstgerichte oplossing en dan is een cloudpakket een logische keuze”, legt Johan uit.

Extra troef: Microsoft staat garant voor de veiligheid van de software. Dat is cruciaal in een internationale havenomgeving, die gevoelig is voor cyberaanvallen.

Niet meer wachten

“Met Microsoft Business Central kunnen we vlot nieuwe functionaliteiten toevoegen”, gaat Johan verder. “Als de business dus een nieuwe vraag heeft, kunnen we hen op hun wenken bedienen. Ook nieuwe diensten of zelfs bedrijven integreren, gaat vlot. Toen we pas live waren, nam Brabo bijvoorbeeld de uitbating van de waterbus over. We hebben de masterdata overgezet, pasten de logica aan en na een paar dagen beheerden we alle financiële processen van Braxo in Business Central.”

Billing Engine op maat

Voor de facturatie liet Brabo een billing engine op maat ontwikkelen. “De functionaliteit, de flexibiliteit en performantie die we nodig hadden, was moeilijk in de Business Central-omgeving te ontwikkelen”, aldus Johan. “Maar Business Central werkt wel vlot samen met de maatoplossing, terwijl upgrades aan de ERP-kern geen impact hebben op het maatwerk en omgekeerd. Dat scheelt een pak testwerk.”

Rebecca Massie, Project Manager bij Cegeka Application Services, leidde de ontwikkeling van de billing-appllicatie in goede banen: “Onze experts synchroniseerden de data uit Business Central en hadden een hele kluif aan het integreren van de vele regels die er gevolgd dienen te worden om het juiste tarief voor elke klant te bepalen. Daarnaast bouwden we een simulatietool die gebruik maakt van de zelfde billing engine. Die helpt vooral bij het financieel inzichtelijk maken van de effecten van tarief aanpassingen en bij de voorbereiding van contractonderhandelingen. Dat zorgt voor meer transparantie, nauwkeurigheid en efficiëntie.

Waarom Cegeka?

Brabo Group had al wat ervaring met Cegeka via een kleiner IT-project bij zusterbedrijf Brabo Cleaning Company. Niettemin investeerden ze veel tijd in een presalesfase, waar ze met een hele reeks implementatiepartners in gesprek gingen. Cegeka was de enige die tegelijk Microsoft Dynamics Business Central kon implementeren én de facturatie-app kon ontwikkelen. Dat was een grote troef.

Maar ze boezemden ook het meeste vertrouwen in. “Hun methodologie en hun voorstellen overtuigden me meteen,” zegt Johan. “Akkoord, hun offerte was niet de goedkoopste. Maar ik sta al lang genoeg in het vak om te weten wat een realistisch prijskaartje is. Hun offerte was transparant en hun aanpak heeft ons niet ontgoocheld.”

One Cegeka

Ook Cegeka zelf kijkt tevreden en trots terug op de samenwerking. “Johan en zijn collega’s wisten perfect wat ze wilden. Dat is heel prettig”, bevestigt Peter Meus, projectmanager bij Cegeka Business Solutions. “Het IT-team, de financiële dienst en de commerciële directie waren allemaal nauw betrokken bij het project. Ze verwachtten van Cegeka één aanspreekpartner en die verwachting konden we inlossen. Voor ons was dit project een uitstekende oefening om als ‘One Cegeka’ naar buiten te komen. Uiteraard werken wij iets anders dan Rebecca en haar collega’s van Application Services, maar we hadden hetzelfde doel en vonden al snel het juiste elan.”

IT-project van het jaar 2025

Het resultaat van al die inspanningen? De award voor ‘IT-project van het jaar 2025’ (kmo’s) van Computable Belgium. “Ik dacht eerlijk gezegd dat ons project niet sexy genoeg was om mee te dingen naar de award, maar de jury was onder de indruk”, aldus Johan.

Samen met zijn collega’s maakt hij volop toekomstplannen: “We hebben nu een partner en een platform waar we de komende 10 à 15 jaar op kunnen bouwen. In de toekomst willen we onder andere een asset management add-on toevoegen aan de Business Central oplossing. We kijken ernaar uit om dat samen met Cegeka te doen.”