Kaliber Maatwerk schakelt een versnelling hoger. De motor: Business Central

Intuïtief en standaard

“Gebruiksgemak was uitermate belangrijk voor Kaliber”, gaat Sofie verder. “We zochten dus een oplossing met een buitengewoon gebruiksvriendelijke user interface. Microsoft Business Central stak op dat vlak met kop en schouders boven de anderen uit. Bovendien stelde Cegeka ook de Supply Chain add-on voor, die een scanner omvat voor magazijniers. Zo bood het pakket van Cegeka echt alle functionaliteit aan die Kaliber nodig heeft.

De benadering van Cegeka was net zo overtuigend: “Omdat het budget beperkt was, wilden we een implementatiepartner die bereid was om zo dicht mogelijk bij de standaard te blijven. Cegeka ging helemaal mee in dat verhaal.”

Connected company

Na minder dan een jaar ging de oplossing live. Kaliber genoot meteen van een indrukwekkende efficiëntiewinst.

“Iedereen werkt met hetzelfde systeem, waardoor elk detail overal voorhanden is, in real time”, zegt Wouter. “Maakt het magazijn een aanpassing, dan heeft de boekhouding meteen toegang tot de nieuwe data. Hetzelfde geldt voor een klantenvraag. Als een klant wil dat we een deel van zijn stock beschikbaar zetten, dan is dat met een paar knoppen geregeld. Klanten, leveranciers en onze interne medewerkers zijn dus veel nauwer met elkaar verbonden.”

“Bovendien kunnen data uit Business Central eenvoudig in Power BI verwerkt worden voor rapportering. Of in Microsoft Excel voor de collega’s die met spreadsheets aan de slag gaan.”

Straffe tijdwinst voor finance

De strafste verbetering voor Wouter is de tijdwinst bij financiële processen: “Vroeger had ons boekhoudteam een tweetal weken per maand nodig om alle facturen uit te sturen, nu nauwelijks een paar dagen. Net zo met de maandafsluiting. Die ronden we nu af binnen de week. Vroeger was dat een heel lang proces.”

Stick to the scope

Tijdens de implementatie speelden Horsum, Cegeka en Kaliber elk hun eigen rol, maar wel in heel nauwe samenwerking. “Elke week overlegden de functionele consultants en projectmanager van Cegeka met de key users van Kaliber en het team van Horsum”, vertelt Elke Roels, business development manager bij Cegeka. “Iedereen nam zijn verantwoordelijkheid en bewaakte vanuit zijn rol heel nauwgezet de timing, het budget en de scope. Zo konden we alle vakjes afvinken: oplevering binnen scope, binnen budget en helemaal op tijd.”

Elke prijst ook de open communicatie en de motivatie van het management en de key users van Kaliber: “Een medewerkster stelde zelfs haar pensioen een paar weken uit om het project met ons te kunnen afronden.”

Wordt vervolgd?

“Uiteraard zijn er in zo’n intens project dingen die beter kunnen. Soms was er nog iets te veel ruimte voor interpretatie, wat tot misverstanden leidde. Maar die werden snel weer uitgeklaard”, aldus Wouter. “De consultants konden zich trouwens heel goed inleven in onze wereld. Het was een plezier om met het team samen te werken. Ik heb niets dan goede herinneringen aan dit project.”

Vandaag ondersteunt Cegeka Kaliber nog met Managed Services. En ondertussen zijn er plannen voor een nieuw project: Kaliber wil het WMS-systeem uitbreiden om hun e-commerceklanten nog beter te bedienen. Wordt vervolgd.