Ondersteuning voor VUB-professoren dankzij centraal data platform en Power BI-rapport

De Vrije Universiteit Brussel (VUB) stond voor een uitdaging waarbij professoren moeite hadden om een overzicht te behouden van hun onderzoeksprojecten, middelen en personeel. Ze maakten gebruik van drie verschillende platformen om hun projecten te beheren, wat resulteerde in gefragmenteerde gegevens en tijdrovende handmatige processen. Om deze uitdaging aan te pakken, werkten enkele interne afdelingen van de VUB - Mens & Organisatie, als opdrachtgever, Directie ICT, Dienst Financiën en Research - samen met Cegeka aan een oplossing door te zorgen voor een data-integratie van de drie verschillende databronnen. Met behulp van Power BI kunnen professoren nu alle informatie in één overzichtelijk rapport terugvinden. 

"Onze data-gedreven visie bij de Vrije Universiteit Brussel heeft ons ertoe aangezet om enkele jaren geleden te starten met de ontwikkeling van een centraal dataplatform binnen de Directie ICT. Samen met onze collega's van het Data Office binnen de cel strategie en beleid zijn we dit ambitieuze project gestart. Om dit te realiseren, zijn we een zeer nauwe samenwerking aangegaan met Cegeka", vertelt Ragnhild Van Der Straeten, Afdelingshoofd Development bij de VUB. 

De VUB had als doel om professoren zich te laten concentreren op hun kerntaken door de administratieve last te verminderen. Katharina Schopf, Business Partner, legt uit: "We ontvingen veel feedback van professoren die aangaven dat ze behoefte hadden aan een tool om hun onderzoeksprojecten, aanstellingen en budgetten te beheren. Cegeka heeft daarvoor een Power BI-projectrapport ontwikkeld om aan deze behoefte te voldoen." 

Van 3 verschillende tools naar één geïntegreerd rapport  

Voor het opvolgen van projecten maakte de Vrije Universiteit Brussel gebruik van drie verschillende tools en platformen. Het eerste platform behandelt onderzoeksprojecten en verschaft informatie over startdata, resterende duur en budgetten van deze projecten. Het tweede platform richt zich op personeel, met informatie over contractbeëindigingsdata en functies. Tot slot is er een financieel systeem dat financiële middelen, uitgaven en resterende fondsen bijhoudt. Professoren moesten vaak alle drie de bronnen raadplegen, gegevens kopiëren en plakken in Excel, of gegevens opvragen bij andere afdelingen. Deze taken waren tijdrovend en inefficiënt. Cegeka heeft, in nauwe samenwerking met de VUB, gewerkt aan het aanpakken van deze uitdaging en het bieden van een oplossing. We hebben de gegevens van de drie verschillende databronnen geïntegreerd, zodat professoren nu via Power BI alle informatie kunnen vinden in één rapportage. 

Verminderen van administratieve last   

Dit Power BI-rapport speelt een essentiële rol bij het verminderen van de administratieve last voor professoren. Het is een van de belangrijkste doelen van de VUB om professoren in staat te stellen zich te richten op hun kerntaken. Koen Wouters, Project Management Officer, benadrukt de voordelen van het rapport: "Voorheen moesten we verschillende tools gebruiken om informatie te verzamelen. Er waren aparte tools voor HR, financiën en projectinformatie. Het centraliseren van al deze informatie in een Excel-bestand was tijdsintensief en foutgevoelig. Het Power BI-rapport dat we hebben ontwikkeld, verzamelt alle informatie op één plek en stelt ons in staat om snel informatie te raadplegen voor rapportering en de evaluatie van personeel en budgetten. Dit bespaart ons kostbare tijd, tot wel enkele uren per week, waardoor de productiviteit van ons personeel toeneemt.” 

Essentiële inzichten in één overzichtelijk dashboard 

Het Power BI-rapport is niet alleen bedoeld voor professoren, maar ook voor het ondersteunend personeel. Het rapport kan worden gebruikt om de 17.000 onderzoeksprojecten van de VUB te beheren, maar ook om ongeveer 3.000 medewerkers op te volgen. Cegeka's Power BI-rapport heeft een integrale rol gespeeld in het combineren van de gegevens van de drie verschillende bronnen - onderzoeksprojecten, personeelsinformatie en financiële gegevens - in één geconsolideerd en overzichtelijk dashboard. Dit heeft geleid tot eenvoudigere en nauwkeurige rapportages, met overkoepelende grafieken die essentiële inzichten bieden. 

Basis voor data-gedreven besluitvorming en toekomstige use cases 

Dankzij deze oplossing hebben medewerkers van de VUB in één oogopslag een overzicht van hun onderzoeksprojecten, welke collega’s aan welke projecten werken, hoeveel budget er gespendeerd is en welke middelen er nog beschikbaar zijn. Dit bespaart veel tijd en stelt professoren in staat zich te richten op hun kerntaken. 

Tot slot heeft de BI-rapportage niet alleen de efficiëntie verhoogt, maar ook de datakwaliteit verbeterd. Doordat alle informatie nu op één plek beschikbaar is, krijgt de Vrije Universiteit Brussel beter inzicht in de totaliteit van alle gegevens. Dit legt de basis voor verdere data-gedreven besluitvorming en toekomstige use cases binnen de VUB.