Select your location
Austria

Austria

Czech Republic

Czech Republic

Germany

Germany

Italy

Italy

The Netherlands

The Netherlands

Romania

Romania

Sweden

Sweden

Greece

Greece

Professoren van de VUB kunnen zich focussen op hun kerntaken dankzij een centraal data platform en overzichtelijk Power BI rapport

Ragnhild Van Der Straeten, Afdelingshoofd Development VUB

Industrie: Professionele Dienstverlening


HubSpot Video

De Vrije Universiteit Brussel (VUB) stond voor een uitdaging waarbij professoren moeite hadden om een overzicht te behouden van hun onderzoeksprojecten, middelen en personeel. Ze maakten gebruik van drie verschillende platformen om hun projecten te beheren, wat resulteerde in gefragmenteerde gegevens en tijdrovende handmatige processen. Om deze uitdaging aan te pakken, werkten enkele interne afdelingen van de VUB - Mens & Organisatie, als opdrachtgever, Directie ICT, Dienst Financiën en Research - samen met Cegeka aan een oplossing door te zorgen voor een data-integratie van de drie verschillende databronnen. Met behulp van Power BI kunnen professoren nu alle informatie in één overzichtelijk rapport terugvinden. 

"Onze data-gedreven visie bij de Vrije Universiteit Brussel heeft ons ertoe aangezet om enkele jaren geleden te starten met de ontwikkeling van een centraal dataplatform binnen de Directie ICT. Samen met onze collega's van het Data Office binnen de cel strategie en beleid zijn we dit ambitieuze project gestart. Om dit te realiseren, zijn we een zeer nauwe samenwerking aangegaan met Cegeka", vertelt Ragnhild Van Der Straeten, Afdelingshoofd Development bij de VUB. 

De VUB had als doel om professoren zich te laten concentreren op hun kerntaken door de administratieve last te verminderen. Katharina Schopf, Business Partner, legt uit: "We ontvingen veel feedback van professoren die aangaven dat ze behoefte hadden aan een tool om hun onderzoeksprojecten, aanstellingen en budgetten te beheren. Cegeka heeft daarvoor een Power BI-projectrapport ontwikkeld om aan deze behoefte te voldoen." 

Van 3 verschillende tools naar één geïntegreerd rapport  

Voor het opvolgen van projecten maakte de Vrije Universiteit Brussel gebruik van drie verschillende tools en platformen. Het eerste platform behandelt onderzoeksprojecten en verschaft informatie over startdata, resterende duur en budgetten van deze projecten. Het tweede platform richt zich op personeel, met informatie over contractbeëindigingsdata en functies. Tot slot is er een financieel systeem dat financiële middelen, uitgaven en resterende fondsen bijhoudt. Professoren moesten vaak alle drie de bronnen raadplegen, gegevens kopiëren en plakken in Excel, of gegevens opvragen bij andere afdelingen. Deze taken waren tijdrovend en inefficiënt. Cegeka heeft, in nauwe samenwerking met de VUB, gewerkt aan het aanpakken van deze uitdaging en het bieden van een oplossing. We hebben de gegevens van de drie verschillende databronnen geïntegreerd, zodat professoren nu via Power BI alle informatie kunnen vinden in één rapportage. 

Verminderen van administratieve last   

Dit Power BI-rapport speelt een essentiële rol bij het verminderen van de administratieve last voor professoren. Het is een van de belangrijkste doelen van de VUB om professoren in staat te stellen zich te richten op hun kerntaken. Koen Wouters, Project Management Officer, benadrukt de voordelen van het rapport: "Voorheen moesten we verschillende tools gebruiken om informatie te verzamelen. Er waren aparte tools voor HR, financiën en projectinformatie. Het centraliseren van al deze informatie in een Excel-bestand was tijdsintensief en foutgevoelig. Het Power BI-rapport dat we hebben ontwikkeld, verzamelt alle informatie op één plek en stelt ons in staat om snel informatie te raadplegen voor rapportering en de evaluatie van personeel en budgetten. Dit bespaart ons kostbare tijd, tot wel enkele uren per week, waardoor de productiviteit van ons personeel toeneemt.” 

Essentiële inzichten in één overzichtelijk dashboard 

Het Power BI-rapport is niet alleen bedoeld voor professoren, maar ook voor het ondersteunend personeel. Het rapport kan worden gebruikt om de 17.000 onderzoeksprojecten van de VUB te beheren, maar ook om ongeveer 3.000 medewerkers op te volgen. Cegeka's Power BI-rapport heeft een integrale rol gespeeld in het combineren van de gegevens van de drie verschillende bronnen - onderzoeksprojecten, personeelsinformatie en financiële gegevens - in één geconsolideerd en overzichtelijk dashboard. Dit heeft geleid tot eenvoudigere en nauwkeurige rapportages, met overkoepelende grafieken die essentiële inzichten bieden. 

Basis voor data-gedreven besluitvorming en toekomstige use cases 

Dankzij deze oplossing hebben medewerkers van de VUB in één oogopslag een overzicht van hun onderzoeksprojecten, welke collega’s aan welke projecten werken, hoeveel budget er gespendeerd is en welke middelen er nog beschikbaar zijn. Dit bespaart veel tijd en stelt professoren in staat zich te richten op hun kerntaken. 

Tot slot heeft de BI-rapportage niet alleen de efficiëntie verhoogt, maar ook de datakwaliteit verbeterd. Doordat alle informatie nu op één plek beschikbaar is, krijgt de Vrije Universiteit Brussel beter inzicht in de totaliteit van alle gegevens. Dit legt de basis voor verdere data-gedreven besluitvorming en toekomstige use cases binnen de VUB.

Download het ebook towards it integration

"VUB slaat de handen ineen met Cegeka en ontketent het potentieel van professoren. Geïntegreerde data en Power BI zorgen voor naadloze projecten en uitgebreide inzichten."


Uitdagingen

  • VUB wil het budget voor onderzoeksprojecten op een eenvoudige manier wenst opvolgen
  • De oplossing diende aan te sluiten bij het bestaande dataplatform van de VUB (nl. data services van Microsoft die worden aangeboden in de Microsoft Azure Cloud)

Resultaten

  • Om dit te realiseren mobiliseren we vanuit Cegeka Data Solutions ervaren specialisten en bouwen we volgens onze bewezen project aanpak het juiste dataplatform
  • Onze Microsoft Data & AI Referentie Architectuur vormt hierbij de kapstok die perfect toelaat het technisch platform voor VUB verder op te bouwen
  • Stap voor stap en steeds met voldoende aandacht voor het informeren en begeleiden van VUB
  • Visualisatie aan de hand van Power BI rapporten voor de budgettering waarbij  afhankelijk van het type rapport en de eigenaar van het rapport, kunnen zowel Excel als Power BI worden gebruikt om de rapporten raad te plegen/maken

Oplossingen



Gerelateerde klantengetuigenissen

UW optimaliseert samenwerking met digitale werkomgeving

Verouderde systemen en applicaties, een wildgroei aan documenten en een eigen IT-afdeling die niet meer voldeed aan de eisen van deze tijd. Voor UW, de sociale werkvoorziening van Utrecht, was de overgang naar digitale werkomgeving noodzakelijk.