De VRT zocht naar een manier om op een efficiënte en transparante manier te communiceren met alle medewerkers van de organisatie. Het oude intranet was verouderd, de communicatiedienst had moeite om iedereen te bereiken en de procedures waren te omslachtig. Cegeka bouwde een gloednieuw intranet Auguste, dat volledig draait op Microsoft Office 365. In de public cloud, dus. Doel is de communicatie efficiënt te doen verlopen, tot eenduidige en voor iedereen toegankelijke informatie te komen en de samenwerking tussen de medewerkers te verbeteren.
Dankzij het nieuwe intranet Auguste kan de VRT alle informatie delen met de medewerkers en kan iedereen onderling communiceren en samenwerken. Om een snelle communicatie- en informatieomgeving op te zetten, gebruikte Cegeka zijn Portal Accelerator en integreerde Microsoft Yammer als intern sociaal netwerk. Het nieuwe intranet heeft een doorgedreven en uitgewerkt responsive design en is overal en mobiel bereikbaar. Patrick Van der Borgh, Business Partner Beleidsondersteuning bij VRT: “De voordelen van Auguste zijn vooral het gebruiksgemak: iedereen kan werken met deze technologie. Ook de snelheid van het intranet is uitstekend en de informatie is heel eenduidig. Er staan nu geen verschillende versies meer op het intranet, wat alles gemakkelijk vindbaar maakt.”
Het vorige intranet was weinig flexibel, de communicatie verliep enkel top-down en er was weinig betrokkenheid onder de medewerkers. Slecht versiebeheer zorgde ervoor dat verschillende versies van documenten op verschillende plaatsen stonden. “Enkel de communicatiedienst maakte gebruik van het intranet. Voor andere medewerkers was de procedure heel omslachtig. We hadden geen mogelijkheid tot interactie en we konden informatie en kennis nauwelijks delen met elkaar. Samenwerken over teams en projecten heen was niet mogelijk”, zegt Patrick Van der Borgh.
Auguste: informeren, communiceren en samenwerken
Auguste heeft drie belangrijke functies. Het informatieve luik zorgt dat VRT berichten kan delen met de medewerkers, en vice versa. Iedereen kan inloggen op het intranet via active directory, ook van thuis uit. Het communicatieve luik zorgt ervoor dat alle medewerkers onderling kunnen com-municeren. Directiemededelingen, zoekertjes, felicitaties voor de trouw van een medewerker, enzovoort: alles mag en kan. Het laatste luik is het samenwerkingsluik. Elke dienst kan een team- of projectsite aanmaken waarvan zij zelf eigenaar is en die zij zelf onderhoudt.
Van der Borgh: “Door de praktische mogelijkheden en omdat alles veel gebruiksvriendelijker is, kennen die sites een groot succes. Er worden ook heel wat projectsites aangemaakt, ook voor evenementen als Music for Life. We kunnen onze externe partners ook toegang geven tot die omgeving, zodat we gemakkelijk documenten met elkaar kunnen delen. En alles wordt ondersteund door ons eigen IT-departement.”
Cloud model biedt enkel voordelen
“Omdat we een overheidsinstelling zijn, moeten we op voorhand exact kunnen bepalen wat we nodig hebben”, zegt Van der Borgh. “We hadden allemaal een bepaald plan in ons hoofd, maar intern hadden we niet de nodige kennis om dat uit te werken. VRT koos vooraf zelf voor het gebruik van Microsoft-technologie. Bij die keuze was de technologische impact veel geringer dan bij de keuze voor andere technologieën.” De beslissing was dus snel genomen, temeer omdat de openbare omroep al werkte met het Microsoft Office-pakket.
Van der Borgh: “Samen met de communicatiedienst hebben we vervolgens een aantal vereisten opgesteld en hebben we een aantal partners aangeschreven. De meeste IT-bedrijven kwamen op de proppen met technische voorstellen die ons snel in een bepaalde richting duwden. Cegeka bekeek het breder en snapte snel waar we naartoe wilden.”
Van nieuwe Intranet naar volledig nieuwe Office-omgeving
"Cegeka heeft ons goed geholpen met de technische opzet van Auguste. De samenwerking loopt nog altijd. We willen onze Office-omgeving namelijk nog verder uitwerken en de experts van Cegeka helpen ons daarmee. De gewenste resultaten zijn vast en zeker al behaald”, besluit Patrick Van der Borgh.
