Zet muziek op en creëer je eigen ERP-droomteam

Een tango is heel complex en intens. Dat geldt ook voor je ERP-project, tenminste als het goed wordt uitgevoerd. Maar hoe zorg je ervoor dat je bij het selecteren en implementeren van je ERP niet struikelt? Omdat wij al jarenlang op de dansvloer staan, weten we dat je een complete choreografie nodig hebt: van het bepalen van de doelstellingen en scope tot het selecteren van het juiste product en de juiste partner. Je hoeft ons niet op ons woord te geloven: lees gewoon wat onze klanten zeggen. Want we weten allemaal dat je een tango niet alleen danst!

De perfecte choreografie voor jouw ERP-project? Microsoft Dynamics 365 en de expertise van Cegeka.

DELEN

Welke rollen heb je nodig voor je ERP-project?

So you think you can dance? Je hebt ongetwijfeld alles in huis om van je ERP-project een succes te maken. Een sterk team is echter een echte must. Maar wie heb je nu eigenlijk nodig in je ERP-gezelschap? We hebben een lijst opgesteld met de belangrijkste rollen, waarbij we rekening hebben gehouden met de volgende uitgangspunten:           

  • Eén persoon kan meerdere rollen vervullen, maar in grote ERP-projecten is dat meestal niet zo'n goed idee.
  • Sommige rollen heb je in jouw organisatie misschien niet nodig of moeten anders worden ingevuld. Dat is prima, want je danst tenslotte op het ritme van je eigen muziek.
  • Misschien heb je voor jouw specifieke ERP-plannen een extra rol nodig die wij hier niet noemen. Ook dat is geen probleem, want geen twee ERP-projecten zijn identiek.

Weet je nog niet zeker hoeveel tijd je ERP-team nodig zal hebben? Met onze superhandige Excel-tool schat je in hoeveel uur elke persoon aan je ERP-project zal moeten besteden.


Download the tool here!


De choreografen

De projectmanager is de planner en bedenkt de danspassen. Die persoon moet een duidelijk beeld hebben van het ERP-project en voldoende ondersteuning vanuit het bedrijf om alles en iedereen te kunnen aansturen. Houd de agenda van de projectmanager zo leeg mogelijk, want er kruipt flink wat tijd in het realiseren van je ERP-plannen. Je kunt natuurlijk een externe projectmanager inhuren, maar die zal jouw organisatie minder goed kennen en/of niet voldoende krediet hebben bij je medewerkers om hen met vertrouwen te leiden.

De rol van business architect en projectmanager wordt vaak gecombineerd. Terwijl de projectmanager de planning nauwgezet in de gaten houdt, is de business architect de specialist op het gebied van de zakelijke vereisten. Die persoon heeft dan ook het laatste woord over hoe de uiteindelijke processen eruit gaan zien. In die rol is hij of zij het aanspreekpunt voor de owners van de diverse bedrijfsprocessen. In feite is dit de interne tegenhanger van de solution architect van je ERP-partner. Hoe omvangrijker je project, hoe nuttiger het is om de rol van projectmanager en business architect aan twee verschillende personen toe te wijzen. Maar die moeten natuurlijk nauw samenwerken om te zorgen dat de choreografie een samenhangend geheel blijft.

ERP-projecten leiden tot flinke veranderingen binnen je organisatie. Om die veranderingen soepel te laten verlopen en je werknemers of collega's mee te krijgen, is het belangrijk om een change manager aan te stellen. In tegenstelling tot de meeste andere rollen in je ERP-project is dat vaak een externe specialist. Veranderingen managen en er goed over communiceren vergt namelijk specifieke vaardigheden, waarover de meeste organisaties niet beschikken.

 

Heb je hulp nodig voor je ERP-changemanagement en weet je niet waar je moet beginnen? Ons e-book over ERP-changemanagement helpt je op weg!

 

De dansers

Process owners zijn belangrijke medewerkers binnen je bedrijf. Ze zijn immers verantwoordelijk voor specifieke end-to-endprocessen. Ze weten waar behoefte aan is binnen hun specifieke domein, hoe de toekomstige processen eruit moeten zien en welke veranderingen nodig zijn.

Daarnaast zijn er de key users, je mensen op de werkvloer die aan de slag moeten met het nieuwe ERP-systeem. Zij zullen de oplossing testen en valideren in de praktijk en helpen om alles op te zetten. Ze vertellen de process owners ook wat wel en wat niet werkt.

 

De IT'ers

De hierboven genoemde taken zijn niet min, maar daarnaast heb je ook mensen nodig die het bijbehorende IT-werk voor hun rekening nemen. Dat kunnen interne werknemers zijn of mensen van je ERP-partner. De belangrijkste taken zijn als volgt:

  • Datamigratie: het analyseren van de aanwezige data in de bronsystemen, het verzamelen en opschonen ervan en het uitvoeren van de migratie naar het nieuwe ERP-systeem.
  • Rapport- en documentontwerp: het ontwerpen van de beste lay-out voor alle belangrijke documenten, dashboards en operationele rapporten, zoals facturen, orderbevestigingen, pakbonnen en nog veel meer. De voltooide ontwerpen moeten vervolgens worden geüpload en geïmplementeerd in het nieuwe ERP-systeem.
  • Applicatiebeheer: het managen van je applicaties (troubleshooten, helpen van andere key users, installeren van patches enz.), zowel tijdens de implementatie als na de ingebruikname. De systeembeheerder is vaak ook verantwoordelijk voor de beveiliging, het beheer van gebruikers enz.

Two to Tango - chapter 3 visual

Wanneer moet mijn ERP-team klaarstaan?

Als je iemand ten dans vraagt, doe je dat voordat de muziek begint. Je kunt je ERP-droomteam het best samenstellen vooraleer het project van start gaat, tijdens de selectie van de ideale oplossing en de beste partner. Je zult hen op z'n minst vanaf de start moeten betrekken bij het project, wanneer je de bedrijfsprocessen bepaalt en de vereisten analyseert.

 

Dat zorgt ervoor dat hun ideeën en twijfels worden meegenomen in het ERP-project en dat ze bijdragen aan de besluitvorming. En dat maakt het veranderingsproces weer eenvoudiger, want als je begrijpt waarom bepaalde keuzes worden gemaakt, is het aanvaarden ervan een stuk eenvoudiger.

 

 

BE - CBS - T2T - Chapter 3 - NL

 

Maak tijd vrij voor je ERP-project

ERP-projecten zijn behoorlijk intensief, vooral omdat ze maar al te vaak naast de gewone dagelijkse werkzaamheden moeten gebeuren. En tijd vrijmaken is niet altijd gemakkelijk. De perfecte oplossing bestaat niet, maar we hebben wel een aantal tips voor je!

  1. Prioriteer en beperk het aantal interne projecten en initiatieven. De mensen die je nodig hebt voor je ERP-project, werken vaak ook aan andere projecten. Zorg dat je goed weet wat prioriteit heeft op basis van je doelstellingen en processen.
  2. Vraag (tijdelijke) danspartners om de process owners en key users te helpen met hun dagelijkse werkzaamheden, zodat zij zich kunnen bezighouden met het ERP-project.
  3. Haal er enkele bedrijfsanalisten bij. Die ondersteunen je process owners en key users en bieden waardevolle inzichten.
  4. Kies waar mogelijk voor outsourcing. Vaak kan je ERP-partner extra mensen voorzien om je te helpen met diverse taken, zoals het trainen van eindgebruikers, de datamigratie, het ontwerp van documenten en rapporten, het opstellen van handleidingen en meer.

35%*

van de ERP-projecten mislukt omdat de hoeveelheid werk wordt onderschat

*Bron:: slide Gartner, Panorama Consulting Group, Technology Evaluation Center

Wij vragen je ten dans
Cegeka en Microsoft Dynamics 365: daar zit muziek in! Laten we samen jouw ERP-dans choreograferen.

 

Two to Tango: ERP lukt niet in je eentje

Voor het succesvol opstarten én afronden van een ERP-project heb je een danspartner nodig – it takes two to tango! Samen met onze klanten kijken we naar alle aspecten van ERP, vanuit de optiek van een echte partnership. Uitgelicht in dit eerste seizoen: de complete choreografie voor het uittekenen van je ERP-strategie.

Ontdek het eerste seizoen

Meer informatie

Wilt u meer informatie over onze oplossingen?
Vul ons contactformulier in en onze specialisten nemen contact met u op.

Contacteer ons