Stem de violen: spreek een roadmap en budget af

Complex maar krachtig: die woorden vatten de tango goed samen. En ook uw ERP-project, als alles goed gaat. Maar hoe kiest u de juiste ERP-partner en zorgt u ervoor dat u tijdens het implementeringsproces niet over elkaars voeten struikelt? Na jaren op de dansvloer, weten we nu dat daar een ganse choreografie bij komt kijken. Die begint bij het vastleggen van de bedrijfsdoelstellingen en de scope van uw project en eindigt bij het bepalen van uw roadmap en budget. Maar u hoeft ons niet op ons woord te geloven: we hebben ook onze klanten naar hun mening gevraagd. Want het klopt wat ze zeggen: ‘It takes two to tango!’ 

Wilt u uw ERP-project in de juiste cadans brengen? Microsoft Dynamics 365 en Cegeka zijn uw partners bij uitstek.

DELEN

Waarom? 

ERP is meer dan een IT-product: het is een langetermijnstrategie. Daarom moet u er zorgvuldig over nadenken en een plan op lange termijn bedenken. Uw ERP-roadmap en -budget moeten jaren meegaan. Houd er daarom rekening mee dat het bedrijfslandschap snel verandert. Ze moeten dus niet definitief zijn, maar flexibel en vloeiend, net als een dans.

Met een ERP-systeem kunt u uw processen optimaliseren en collega’s uit verschillende afdelingen met elkaar verbinden. Zo spot u opportuniteiten en kunt u er ook snel op inspelen. Ga echter niet uit van een eenmalige implementatie. U zult het systeem continu moeten bijwerken. Uw ERP-systeem moet dus niet alleen een sterke basis hebben die rekening houdt met de belangrijkste behoeften van uw bedrijf, maar ook flexibel zijn, zodat u het voortdurend kunt optimaliseren.

 

Waarom een ERP-roadmap zo belangrijk is:

  • Er bestaat geen kant-en-klare ERP-oplossing. U moet zorgvuldig nadenken over een langetermijnstrategie.
  • Door een ERP-roadmap vast te leggen, zorgt u ervoor dat uw IT-afdeling en de rest van uw bedrijf op één lijn zitten.
  • Want uw ERP-strategie is een levend organisme, een proces dat voortdurend verandert. 
  • Door uw medewerkers een referentiepunt en zicht op uw ERP-project te geven, stimuleert u verandering. 

Wilt u meer weten over de uitdagingen, risico's en succesfactoren van uw ERP-project? Bekijk onze werkwijze voor een Solution Assessment.

Getting started with business processes This is how we are doing this at Cegeka

 

quote duomed NL
De choreografie van uw roadmap 

Nu weet u waaróm u moet investeren in een ERP-roadmap. Maar hoe werkt u zo’n roadmap uit? Dat doet u stap voor stap, net als bij een choreografie. Meestal doorlopen we de volgende fases:

  1. De stakeholders bevragen: ga in gesprek met iedereen die betrokken is bij uw ERP-project, van het management tot de specifieke projectteams. Combineer hun verwachtingen en de aspecten waar zij belang aan hechten met een SWOT-analyse, de strategische verslagen van uw bedrijf en de doelstellingen van het ERP-project om zo de hoofdpunten van uw project te bepalen.

  2. As-is analyse: tijd om even in te zoomen op uw huidige ERP-systeem. Wat hebt u al geautomatiseerd? Wat moet er nog gebeuren? De huidige cruciale processen behouden of verbeteren zou uw prioriteit moeten zijn. Nieuwe (niet-essentiële) functies kunnen meestal wachten tot in een latere fase.

  3. Vat samen en bepaal uw prioriteiten: iedereen zal prioriteit geven aan een ander aspect van uw ERP-project op basis van hun functiebeschrijving. Luister naar die verwachtingen en leg ze naast de bedrijfsdoelstellingen. Dan pas kunt u een lijst met prioriteiten opstellen en met alle betrokkenen delen.

  4. Zoek voor elke uitdaging een oplossing: zodra u uw ERP-prioriteiten hebt vastgelegd, is het tijd om over oplossingen te beginnen nadenken. Houd het simpel: bedenk geen ingewikkelde oplossingen voor eenvoudige problemen. Besef wel dat er geen universeel plan bestaat: u zult elke uitdaging apart moeten aanpakken.

  5. Veranderingsmanagement: zelfs als u de prioriteiten van uw ERP-project duidelijk aan alle betrokkenen uitlegt, zullen er toch nog mensen teleurgesteld zijn. U zult een manier moeten vinden om met die gevoelens om te gaan, zodat de mensen geen wrok tegen u koesteren of gefrustreerd raken. 

quote LTC NL

 

Ga voor een gefaseerde aanpak

Je hebt twee soorten ERP-providers: zij die willen dat alles meteen goed zit en het hele ERP-project in één keer afhandelen, en zij die liever een gefaseerde aanpak kiezen. Wij hebben ondervonden dat de laatste strategie meer voordelen oplevert:

  • Houd uw scope binnen de perken 

Begin zo klein mogelijk: welke cruciale processen hebt u écht nodig vanaf dag één? Daarna kunt u in fases werken en elke fase apart budgetteren. Zo is het gemakkelijker om de kosten, timing en werklast te berekenen. Zodra u een goede basis hebt, is het eenvoudiger om uw ERP uit te breiden.

Let op dat uw scope niet langzaamaan toeneemt door extra features die niet in het originele plan of budget waren inbegrepen. Daarom moet u altijd kunnen terugvallen op een duidelijke roadmap die gebaseerd is op uw bedrijfsdoelstellingen en cruciale processen.

  • Beheer uw budget 

De meeste mensen denken dat het duurder is om in fases te werken. Wij zijn er echter van overtuigd dat u uw budget zo doelbewuster spendeert. Als u alles in één keer probeert te regelen, zult u veel onnodige – en dure – functies ontwikkelen, meer risico’s lopen bij de lancering en langer met uw vorige systeem moeten blijven werken, waaraan ook verborgen kosten zijn verbonden. Bovendien zult u achteraf meer moeten aanpassen omdat uw ERP-systeem niet flexibel genoeg is voor de voortdurend veranderende situatie.

  • Flexibiliteit
Bij monolithische ERP-projecten komt heel wat kijken, dus de kans bestaat dat uw plannen achterhaald zullen zijn wanneer u eindelijk klaar bent. U moet flexibel zijn, zowel in uw aanpak van het ERP-project als in uw ERP-architectuur. Normaal gezien is het vrij gemakkelijk om aspecten toe te voegen of weg te laten, dus uw bedrijf zal altijd een relevante marktspeler blijven. Door de jaren heen maken bedrijven verschillende fases door, net als mensen. Zorg ervoor dat uw ERP-systeem die realiteit aankan.

 

Mag ik deze dans?
Cegeka en Microsoft Dynamics 365: de beste ERP-partners die u kunt wensen! Laat ons iets weten, zodat we samen een choreografie kunnen bedenken voor uw ERP-project.


Two to Tango: er zit een 'wij' in ERP-software

Om een ERP-project goed op te starten en tot een succesvol einde te brengen, geldt het Engelse gezegde ‘It takes Two to Tango’. Zoom samen met ons en onze klanten in op de wereld van ERP met de nadruk op echte samenwerking. In het eerste seizoen bedenken we een volledige choreografie om uw ERP-strategie op te stellen.

Ontdek het eerste seizoen

Meer informatie

Wilt u meer informatie over onze oplossingen?
Vul ons contactformulier in en onze specialisten nemen contact met u op.

Contacteer ons