Bij de klant gebeurde de verwerking van de werkuren van externe personen in verschillende tijdsregistratiesystemen. De werkuren die eerst in het bronsysteem geregistreerd werden, moesten vervolgens opnieuw berekend worden in Excel en overgetypt in een HR-tool. De informatieverwerking vereiste dus meerdere arbeidsintensieve en manuele handelingen.
Het proces nam gemiddeld één volledig uur in beslag en werd maandelijks minstens 150 maal uitgevoerd. Door de herberekening en het overtypen van informatie werden er frequent fouten gemaakt tijdens het proces. Belangrijk: de informatie was gestructureerd, de regels en voorwaarden werden op voorhand vastgelegd. Er doken geen uitzonderingen op in het proces.
Oplossing
Met behulp van RPA werd een deel van het proces geautomatiseerd. Zowel het omrekenen van de ingediende werkuren in het tijdsregistratiesysteem als het ingeven van die data in de HR-tool, wordt voortaan door een RPA-bot uitgevoerd. Omdat een groot deel van het zeer foutgevoelige proces geautomatiseerd werd, steeg de datakwaliteit aanzienlijk.
