Goed begin: voorkom dat je datatransformatie later opnieuw moet

Roer volledig om 

Al een tijdje weet je: je móét datagedreven gaan werken. Data is niet alleen cruciaal om te overleven in de snel digitaliserende markt, ook is het (waarschijnlijk) een katalysator die je hele organisatie een boost geeft.  

Écht datagedreven werken vereist veel meer dan een dataplatform implementeren en een trainingsavondje voor een aantal medewerkers. Het roer moet volledig om. 

Stap 1: kogel door de kerk 

Besef je, met een clubje IT- en/of dataspecialisten, dat een transformatie noodzakelijk is? Schrijf dan eerst met potlood een conceptvisie uit. Waar sta je nu? Hoe zien jullie de datatoekomst van de organisatie? Wat is er nodig om dit te realiseren? En welke uitdagingen moet je overwinnen? Veel bedrijven speuren in dit stadium ook al naar geschikte partners voor een datatransformatie. 

Intermezzo: integrale aanpak of puntoplossingen? 

Denk al vroeg na over de wijze waarop. Een integrale aanpak focust op alle datadimensies (people, process & technology) én bestrijkt alle afdelingen, bedrijfsprocessen en systemen. Zeker, deze aanpak is complexer, duurder en tijdsintensiever. Maar daar staat tegenover dat je eindoplossing consistent en toekomstbestendig is.  

Ga je voor puntoplossingen? Dan implementeer je (één of meerdere) afzonderlijke oplossingen voor specifieke domeinen, problemen of systemen. Meestal is daarbij geen sprake van een overkoepelende, integrale strategie. Puntoplossingen worden ook wel ‘quick & dirty’ genoemd. Je implementeert ze snel, profiteert al op korte termijn én de initiële investering is kleiner. Let wel: de kans is groter dat er silovorming optreedt, dat oplossingen, processen en afdelingen niet goed samenwerken en dat de organisatie als geheel niet (voldoende) transformeert.  

Stap 2: ruggensteun van de directie 

Belangrijk is nu dat je wordt gebackt door de directie, die de datatransformatie omarmt vanwege het inzicht dat data onmisbaar is (voor de toekomst). Later moet de directie groen licht geven voor de strategie én daar voldoende budget en resources voor toekennen. Een directie die actief meedenkt over de visie is de jackpot. 

 Nog verder in het traject heb je zowel het topmanagement als alle managers daaronder nodig. Wil je dat iedereen datagedreven gaat werken en denken? Voor de adoptie moeten leiders (ongeacht hun niveau) de data-first cultuur actief uitdragen. 

Stap 3: de belangrijkste stakeholders aan boord 

Naast de directie moeten ook de belangrijkste stakeholders achter de plannen staan. Het gaat vooral om managers met veel invloed op tactische en operationele processen. De directie bepaalt de agenda; zij moeten waarde creëren door data in te zetten in de praktijk. Dankzij dashboards kunnen hun teams beter onderbouwde beslissingen nemen. Een goed voorbeeld: welke klanten moeten we nu benaderen vanwege hun grote vertrekkans? 

Valt data onder finance, dan moet deze afdeling natuurlijk ook bij de ja-club zitten. 

Data is nooit een doel op zich, maar een middel om de bedrijfsdoelstellingen te realiseren. Door de belangrijkste stakeholders aan te haken, garandeer je dat de datatransformatie in lijn is met alle uitdagingen, eisen en wensen aan businesszijde.  

Stap 4: partner up voor je datatransformatie 

De meeste organisaties vinden een datatransformatie zó complex en veelzijdig dat ze een gespecialiseerde partner in de arm nemen. Zodra je een transformatiepartner hebt geselecteerd, bepalen jullie samen de precieze visie en de (voorlopige) scope.  

We zien vaak dat de scope omvangrijker is dan gedacht. Zo beseft niet iedereen vooraf dat solide data governance en datageletterde medewerkers nodig zijn voor het functioneren van het dataplatform en dashboards.  

Stap 5: grondige analyse als fundering 

Welke vragen moet je jouw organisatie stellen? Wat zijn (géén) realistische data-ambities? Welke knelpunten zijn er nu en in de toekomst? Waarom worden dashboards momenteel niet of nauwelijks gebruikt? En wat moet er gebeuren om naar het gewenste datavolwassenheidsniveau te transformeren? Voor een effectieve en toekomstbestendige datatransformatie is een grondige analyse nodig, die ingaat op dit soort vragen. 

Stap 6: datastrategie als plan de campagne 

Deze diepgravende analyse is het fundament waarop je je datastrategie en roadmap bouwt. Oftewel: met welke specifieke stappen, middelen en methodes kun je de datavisie realiseren? Het wachten is nu op de zegen van de directie, die zowel budget als middelen moet toekennen. Vervolgens fungeert de strategie als gezamenlijk kompas. 

Bij het uitdokteren en uitstippelen van de strategie zijn een aantal vragen belangrijk. Hoe zorg je bijvoorbeeld voor een realistische roadmap? Welke afhankelijkheden zijn er? Hoe tackel je de gesignaleerde risico’s? En welke mijlpalen tonen tussentijds waarde, zodat iedereen aan boord blijft? 

Integrale aanpak met toekomstbestendige oplossing 

Alleen een integrale aanpak, zo geloven wij, kan resulteren in een volledige, voorspelbare en toekomstbestendige datatransformatie. Alle eerdergenoemde dimensies en facetten grijpen in elkaar als tandwielen in een complex mechanisme. Eén haperend of ontbrekend wiel brengt de effectiviteit van de complete oplossing in gevaar. 

Een grondige analysefase leidt tot een totaaloplossing die naast effectief ook future-proof is. Wil je kunnen werken met nieuwe of andere datasoorten? Is een bepaalde (AI-)toepassing haalbaar, gelet op factoren als datakwaliteit en -beschikbaarheid? Hier anticipeer je op door – vóór de implementatiefase – te kiezen voor bepaalde maatregelen. Denk aan goede data governance opzetten, een modulair, schaalbaar dataplatform inrichten en/of dashboards ontwikkelen. 

Deze aanpak vergt meer tijd en grotere initiële investeringen, absoluut. Maar doordat je transformatie effectiever is én je later snel en trefzeker anticipeert op kansen en bedreigingen, pluk je er uiteindelijk dubbel en dwars de vruchten van. 

Op jacht naar zakelijk succes met data

Wat is er nodig om te transformeren naar een datagedreven organisatie? In de contentserie Op jacht naar zakelijk succes met data gaan we met dataduizendpoot Pieter-Jan Snijders achter alle uitdagingen, kansen, tips en tricks aan. Zo willen we bedrijven met een wat lager datavolwassenheidsniveau een kickstart geven op weg naar werkelijk datagedreven werken.

Kies je voor Data Driven Organization, dan ga je samen met Cegeka transformeren én innoveren met data. Binnen deze modulair opgebouwde ‘one-stop-datashop’ staan de integrale aanpak en de nauwe samenwerking met klanten centraal. De methode is gebouwd op bewezen effectieve pijlers zoals best practices, tooling en templates.