Tijdig user adoption-plan voor digitaal werkplekproject 1/3

In het digitale tijdperk staat of valt een organisatie met de efficiëntie waarmee mensen kennis en informatie uitwisselen. De future workplace biedt hen vandaag al alle nodige technologie om samenwerking binnen en tussen departementen naar een hoger niveau te tillen. In theorie. Want het succes – en de ROI – van die digitale werkplek is onlosmakelijk verbonden met user adoption.

Als IT-projecten de mist in gaan, is dat zelden te wijten aan technologie, maar bijna altijd het gevolg van menselijk gedrag. Geen of gebrekkig verandermanagement ligt vaak aan de basis van dat gedrag. Dat is voor de digitale werkplek niet anders dan voor pakweg ERP- of CRM-projecten. Een slim, pragmatisch en vooral tijdig opgezet change managementplan kan veel ellende voorkomen.

In deze blog geven we een aantal tips en concrete stappen die IT-managers kunnen helpen de adoptiegraad bij eindgebruikers gevoelig te verhogen. En we leggen uit waarom IT-managers perfect geplaatst zijn om het user adoption-verhaal te gaan trekken.

Uitgelezen kans voor de IT-manager om te gaan ‘shinen’!

Digitale werkplekprojecten draaien om: (radicaal) anders gaan werken. En hoewel de technologie (uiteraard) key is, staat of valt zo’n project met de mensen die ermee werken. Want hoe u het ook draait of keert, een tool mag nog zo fantastisch zijn, zonder enthousiaste gebruikers blijft het een lege doos.

Dat er bij IT wordt aangeklopt voor het technologische verhaal, vindt iedereen de normaalste zaak van de wereld. Maar de IT-manager kan ook een sleutelrol gaan spelen als het gaat om user adoption, en dat wordt vaak over het hoofd gezien.

Enkele redenen waarom de IT-manager een cruciale rol kan of moet spelen:

1. U maakt de kloof tussen IT en de business kleiner
   De implementatie van de digitale werkplek is geen IT-project, maar een verbeterproject met strategische business doelstellingen. IT is daarbij in de eerste plaats de enabler. Door het belang van user adoption correct in te schatten – en er verantwoordelijkheid voor op te nemen – toont u aan zeer dicht bij de business te staan.
2. U profileert zich als de CIO van morgen: de bruggenbouwer
   De uitrol van een digitale werkplek heeft vaak veel sponsors, van hr tot communicatie. Iemand moet de linchpin of schakel zijn tussen al die rollen. De IT-manager is hier uitstekend voor geplaatst. Meer nog: door de hand te reiken naar de andere sponsors profileert u zich als de CIO van morgen: de bruggenbouwer tussen verschillende stakeholders in de organisatie.
   
   

   Dat er bij IT wordt aangeklopt voor het technologische verhaal, vindt iedereen de normaalste zaak van de wereld. Maar de IT-manager kan ook een sleutelrol gaan spelen als het gaat om user adoption, en dat wordt vaak over het hoofd gezien.

3. U trekt het budget voor de digitale werkplek open
   In IT-budgetten is er doorgaans weinig ruimte voor change management. Maar digitale werkplekprojecten zijn business projecten, geen IT-projecten. En dus is het niet meer dan logisch dat een deel van het budget wordt gehaald bij de andere stakeholders die vragende partij zijn, zoals hr en communicatie.
4. U neemt een pro-actieve (en dus meer strategische) rol op
   Van IT wordt soms beweerd dat ze in een reactieve comfortzone blijft vastzitten. Tijdig op de proppen komen met een slim en pragmatisch changemanagementplan, betekent uit de comfortzone breken en een proactieve rol opnemen. Daarmee toont u ook uw strategische waarde aan.

In de volgende blog delen we 8 concrete tips die u helpen om de user adoption bij uw eindgebruikers gevoelig te verhogen.