Een ERP-projectteam: hoe stel je jouw ‘dream team’ samen?

Zelfs wanneer je met een ervaren ERP-partner werkt, komt er altijd nog wat ‘huiswerk’ kijken voor je eigen projectteam. Om een naadloos op elkaar ingespeeld team te vormen moet je een projectteam daarom zorgvuldig samenstellen. In dit artikel geven we je handige tips hoe je dit het beste aanpakt - en waar je op moet letten.

Deze teamselectie is breder dan de juiste mensen bij elkaar brengen. Ook de timing van jouw selectie, de keuzecriteria en de vrijheid van het team verdienen aandacht. ERP-projecten staan of vallen immers vaak met de keuze van de juiste mensen met voldoende beschikbaarheid.

Wanneer maak je jouw selectie?

Dit sluit nauw aan bij de startdatum van het ERP-project, het projectteam moet al definitief zijn voordat je start. Betrek teamleden al bij het selectietraject, zodat zij hun input kunnen leveren en dat het project breed wordt gedragen. Als de samenstelling van het team vaststaat dan is het tijd om naar de agenda’s te gaan kijken. Zijn er bijvoorbeeld nieuwe mensen nodig om bestaand werk over te nemen?

Wanneer je vervolgens aan tafel zit met mogelijke partners is het altijd aan te raden om de keuzes te bespreken. De mate waarin leveranciers jouw selectie kritisch bekijken en eventueel verbeterpunten aanreiken, zegt vaak veel over hun expertise.

Wie stel je op?

De grootte van het team hangt uiteraard af van de omvang van het project. Maar doorgaans kunnen we deze rollen onderscheiden:

• Projectmanager (PM): de Project Manager (PM) is verantwoordelijk voor de succesvolle uitvoering van het project, van begin tot eind, volgens de overeengekomen projectbeschrijving tussen Cegeka en de klant. De PM is verantwoordelijk voor het realiseren van het project binnen de scope, budget, timing en kwaliteitsafspraken.
• IT Team: het IT-team houdt zich bezig met activiteiten rondom datamigratie, security setup, toevoegen van nieuwe gebruikers, aanpassen van documenten en rapportages.
• Process owners: de (Business) Process Owners (of BPO's) bepalen de processen en eisen voor de domeinen waarvoor zij verantwoordelijk zijn.
• Key Users: de Key User valideert en test de bedrijfsprocessen zoals deze in de oplossing zijn ontworpen. Hij treedt tijdens de uitvoering van het project op als SPOC (Single Point Of Contact) voor de processen en domeinen die hem zijn toegewezen en zal de gebruikers trainen.
• Test Manager: de Test Manager houdt toezicht op het dagelijkse beheer en de opvolging van alle testactiviteiten. Hij of zij is verantwoordelijk voor de teststrategie.
• Change Manager: een Change Manager speelt een cruciale rol in het gehele programma bij het zorgen voor adoptie van de oplossing en het ‘close to standard’-principe.

Let op, afhankelijk van het project kan een individu meer dan 1 rol innemen. 

Andere mogelijke rollen

Boven dit projectteam staat een stuurgroep. Die waakt over de timing, het budget en wijzigingen in de scope. Dit team bestaat enerzijds uit een PM, CIO en de zogenaamde ‘sponsor’ of afgevaardigde uit het management (veelal de CFO of CEO) en anderzijds uit mensen van jouw ERP-partner: de PM en een afgevaardigde van het managementteam die de visie van de partner verwoordt.

Grotere en internationale projecten zullen ook een program manager aanstellen. Die zorgt ervoor dat de verschillende deelprojecten goed aansluiten op elkaar. Bovendien zullen er zowel globale als lokale process owners en key users aangesteld worden. De globale rollen zorgen voor harmonisatie en sparren met hun lokale collega’s. Tot slot zal het architecture & change board dan weer toezien op de consistentie en behoud van de globale oplossing die uitgerold wordt naar de verschillende landen en entiteiten. 

Rollen & verantwoordelijkheden 

De rollen van het projectteam spreken voor zich. Maar bepalen wie nu Process Owners en Key Users worden, is een stuk moeilijker. Aangezien ze een hele afdeling vertegenwoordigen, moeten zij een goed beeld hebben van de pijnpunten en tegelijkertijd natuurlijk leiderschap tonen. Bij de Process Owners gaat dat nog verder: hij of zij moet goed op de hoogte zijn van de doelstellingen, die ook kunnen vertalen naar de afdelingen én knopen kunnen doorhakken. Bij conflicterende belangen kan de process owner teruggrijpen naar de ERP-doelstellingen.

In beide gevallen gaat het om ervaren sleutelfiguren binnen jouw organisatie. Hun agenda kan je niet zomaar van vandaag op morgen vrijmaken. Reden te meer om jouw team al vroeg in het ERP-proces samen te stellen en samen met jouw HR-afdeling te kijken hoe hun dagelijkse taken opgevangen kunnen worden.

Conclusie?

Een ERP-partner kan veel, maar lang niet alles. Jouw eigen selectie van de juiste mensen blijft een zeer belangrijke succesfactor. Tip: zodra jouw selectie klaar is, vraag dan eens bij deze mensen hoeveel tijd ze denken nodig te hebben voor hun ERP-taken. Deze timings kan je vervolgens vergelijken met de schatting van jouw ERP-partner. 

Tot slot: tijdens het project leeft het team niet in een ivoren toren. Een deel van hun takenpakket is ook om de nieuwe oplossing geleidelijk ‘in te masseren’ bij de rest van de organisatie. Om je te helpen optimaal met zo’n verandertraject om te gaan, hebben we een gratis e-book ERP Change Management gemaakt. Dit staat vol met handige tips om aan de slag te gaan!