Van assistent tot strategisch partner: zo groeit AI mee met jouw organisatie

Niveau 1 – Slimme hulp 

Op het eerste niveau wordt AI vooral gebruikt als een persoonlijke assistent. Denk aan het maken van een samenvatting, het herschrijven van een mail of het ordenen van een document.   

Tools zoals Microsoft 365 Copilot, dat emails automatisch inkort en actiepunten markeert of een verslag maakt van een Teams overleg, zijn eenvoudig te integreren en bieden direct meerwaarde. De winst is concreet: je bespaart tijd. AI is een slimme hulp en jij houdt de volledige regie.  

Niveau 2 – Teams krijgen een eigen AI-assistent 

Een stap verder: AI die specifieke teams ondersteunt. Denk aan een HR-afdeling die compliance-checks automatiseert of een juridisch team dat AI gebruikt voor documentanalyse. De AI is afgestemd op een afgebakend werkgebied en haalt input uit relevante kennisbronnen die jij aanlevert.  

Een mooi praktijkvoorbeeld is het paraDIGMAATJE, dat door Cegeka is ontwikkeld voor de paraDIGMA groep, een dienstverlener die organisaties ondersteunt op het gebied van werk, gezondheid en duurzame inzetbaarheid van medewerkers. Deze AI-assistent geeft ruim duizend medewerkers direct en gecontroleerd  toegang tot data uit de centrale kennisbank, zoals beleidsinformatie, HR-richtlijnen en IT-handleidingen. Niemand hoeft meer eindeloos te zoeken in mappen. Het resultaat: minder frustratie en een hogere efficiëntie.  

Niveau 3 – AI als schakel in je processen  

Vanaf niveau 3 verschuift AI van informeren naar handelen. Waar niveau 2 vooral gericht is op het ontsluiten en beantwoorden van informatie, is AI op dit niveau een proactief onderdeel van de workflow. Taken worden niet alleen herkend, maar ook daadwerkelijk in gang gezet en afgehandeld. 

Een goed voorbeeld is een slimme workflow voor een facility afdeling. waarin zeven gespecialiseerde AI-agents samenwerken. Iedere agent heeft een eigen, afgebakende rol binnen het proces. 
Zo beoordeelt een “triage-agent” de binnenkomende verzoeken en bepaalt of directe actie nodig is (go/no-go), terwijl een “routing-agent” automatisch taken aanmaakt en deze doorzet naar het juiste team of systeem. Andere agents zorgen bijvoorbeeld voor het ophalen van context, het formuleren van antwoorden, kwaliteitscontrole of compliance-checks. 

Het resultaat is dat eenvoudige vragen zelfstandig worden afgehandeld en complexere verzoeken sneller en consistenter worden doorgezet. De medewerker blijft betrokken, maar vooral op die momenten waar een oordeel, uitzondering of besluit in het spel is. 

Niveau 4 – Zelfstandig binnen de kaders 

AI kan ook zelfstandig werken. Op niveau 4 neem je als organisatie wat afstand en laat je AI autonoom handelen binnen vooraf vastgestelde doelen en spelregels. Jij bepaalt de kaders, en AI optimaliseert binnen die kaders de processen en beslissingen.   

Bij Lineage Logistics doet AI precies dat. Het systeem scant automatisch de binnenkomende pallets, voorspelt wanneer de pallets het magazijn weer verlaten en bepaalt waar in het magazijn de producten het best opgeslagen kunnen worden. De heftruckchauffeur krijgt van de AI agent te horen waar in het magazijn de producten kunnen worden opgehaald. AI neemt hier zelfstandig operationele beslissingen, maar herdefinieert niet zelf de strategie of doelstellingen. 

"Organisaties die starten met AI adviseren wij om te beginnen met het niveau 2 of 3. Als organisatie wil je eerst ervaring hebben met AI toepassingen om succesratio te vergroten" 

Niveau 5 – Een strategische partner 

Op het hoogste niveau is AI geen tool, maar een strategische laag in de organisatie. AI helpt bij het maken van keuzes, het signaleren van trends en het bepalen van de koers. Data, processen én mensen zijn daarop ingericht.  

Een goed voorbeeld is het project Verstrengd Toezicht Subsidies (VTS) van de Inspectie van Financiën in België. VTS koos voor een radicale aanpak: repetitieve taken uitbesteden aan AI Agents, zodat auditors zich kunnen focussen op wat echt telt. Hierdoor zijn de controles op subsidies veel sneller en nauwkeuriger. Dat levert niet alleen tijdwinst op, maar ook vertrouwen. AI versnelt en verdiept hier niet alleen het werk, maar verandert de manier waarop toezicht is georganiseerd. Dat leverde het project in 2025 terecht de Digital Society Award op. 

Welke stap zet jij? 

AI-volwassenheid gaat over richting. De vraag is waar je organisatie nu staat en welke stap logisch is. Wie dat groeipad bewust bewandelt, benut AI niet alleen slimmer, maar ook mensgerichter. 

Herken jij jouw organisatie op één van de niveaus? En denk je eraan om de volgende stap te zetten? Neem contact met ons op en boek een inspiratiesessie. Samen met het AI-team van Cegeka help ik je graag vooruit.