Bij de meeste bedrijven blijven gevolgen van IT-problemen beperkt tot de organisatie zelf. Zo niet bij De Forensische Zorgspecialisten (DFZS) uit Utrecht. Bij de tbs-kliniek en ggz-instellingen van DFZS kan een verouderd of niet-functionerend systeem gevolgen hebben voor de samenleving. Dus was er veel aan gelegen om een dreigende deadlock te voorkomen. “Cegeka wilde die verantwoordelijk op zich nemen.”
Niemand bezoekt De Forensische Zorgspecialisten aan de Utrechtse Willem Dreeslaan zonder eerst de detectiepoortjes door te gaan. In de gang erachter openen geen twee deuren gelijktijdig; alles om de veiligheid van cliënten, bezoekers en personeel te waarborgen. ‘Veilig’ is dan ook één van de kernwaarden van DFZS. De activiteiten van de diverse klinieken – de Van der Hoeven Kliniek (tbs) en De Waag (tien vestigingen voor forensische ggz) – gaan immers de hele samenleving aan.
“Als een cliënt met tbs-maatregelen uit begeleiding wegloopt, of zich ongeoorloofd buiten bevindt, zijn wij wettelijk verplicht dit binnen één uur te melden bij Justitie”, vertelt Josee Bos, Manager Informatie en Automatisering bij DFZS. “Wij monitoren dus continu om risico’s voor de samenleving tot een minimum te beperken. Een portier houdt in het systeem bij wie er binnen en buiten is. Daarom zijn goed werkende ICT-systemen voor ons cruciaal.”
Dreigende deadlock
Elk jaar begeleidt de organisatie bijna negenduizend Nederlanders met een tbs-maatregel of die die grensoverschrijdend of strafbaar gedrag combineren met een psychische stoornis. De trajecten variëren van enkele maanden (De Waag) tot gemiddeld acht jaar voor tbs (Van der Hoeven Kliniek). Met ongeveer duizend man personeel en twaalf locaties beslaat het werkgebied de hele Randstad. “We proberen mensen, op innovatieve wijze, maximaal verantwoordelijk te maken voor hun eigen doen en laten”, legt Josee uit.
Specialistische behandelingen kunnen niet zonder dossieropbouw, samenwerking met ketenpartners en continue monitoring. Daarvoor is DFZS aangewezen op de digitale werkomgeving, maar die liep begin 2019 op z’n eind – letterlijk. Toen Josee, al 24 jaar werkzaam in diverse zorgfuncties bij DFZS, in februari 2019 haar nieuwe positie kreeg, werd duidelijk dat er een ‘deadlock’ dreigde van de Citrix-omgeving. Die zou tot maximaal 28 mei worden ondersteund. “Het was al een oud systeem, maar per eind mei zouden onze behandelaren en medewerkers er niet meer mee kunnen werken. De planning, monitoring en facturatie zouden allemaal in de soep lopen. De druk zat er dus echt op.”
Verantwoordelijkheid nemen
Met deze uitdaging klopte DFZS aan bij diverse IT-leveranciers. De opdracht was duidelijk. “We hadden nu even geen tijd voor een meerjarenstrategie. Voor ons was het essentieel dat dit vóór 28 mei taakgericht zou worden opgelost. Cegeka was de enige partij die dit kon beloven, daar de verantwoordelijkheid voor wilde nemen én er ook zijn handtekening voor durfde te zetten.”
“Voor ons was het essentieel dat dit vóór 28 mei taakgericht zou worden opgelost. Cegeka was de enige partij die dit kon beloven, daar de verantwoordelijkheid voor wilde nemen én er ook zijn handtekening voor durfde te zetten
Daar komt bij dat de voorgestelde oplossing van Cegeka uitstekend aansloot bij de innovatieve organisatie die DFZS is. Cegeka stelde voor om in korte fases over te stappen op een splinternieuwe, hyper-converged infrastructuur. Deze ‘compacte’ IT-omgeving staat garant voor optimale prestaties, beheersbaarheid en schaalbaarheid. In slechts enkele maanden tijd werd de hardware op de bureaus (schermen, thin clients) en servers vervangen en werd de dreigende deadlock afgewend.
Wekelijks contactmoment
“De projectleiding lag bij Cegeka”, blikt Josee terug. “Dat liep prettig. We hadden een duidelijke roadmap en heldere afspraken over wie wat wanneer zou doen. Maar belangrijker nog vond ik dat er niet alleen werd gepraat. Want praten kan iedereen en je kunt toch nooit alles in een plan vatten. Je moet vooral het vertrouwen hebben dat we tussentijds indien nodig ook kunnen bijsturen. Dat vertrouwen was er. Dankzij wekelijkse contactmomenten bleven we goed op de hoogte. Afspraken werden nagekomen en alles werd in simpele mensentaal verwoord. Het was prettig schakelen.”
“De gebruikers hebben niets van de migratie gemerkt en alles was half mei klaar.” Lachend: “Dat was de eerste keer dat ik een IT-project meemaakte dat én binnen budget én ruim voor de gestelde einddatum was afgerond. Mijn collega’s zijn razend enthousiast.
“De gebruikers hebben niets van de migratie gemerkt en alles was half mei klaar.” Lachend: “Dat was de eerste keer dat ik een IT-project meemaakte dat én binnen budget én ruim voor de gestelde einddatum was afgerond. Mijn collega’s zijn razend enthousiast. Deze oplossing is zo nieuw en toekomstbestendig, dat we in de toekomst nog meer mooie stappen kunnen maken.”
Nu de deadlock is afgewend en de infrastructuur is vernieuwd, gaat de samenwerking tussen DFZS en Cegeka de volgende fase in, waarbij de backend een facelift krijgt. Voor nu kan DFZS met de vernieuwde apparatuur in elk geval ruimschoots vooruit. Josee: “We kunnen nu alle kanten op. Wij willen onze behandelaren optimaal faciliteren. Dat betekent: snelle, eigentijdse applicaties, overal kunnen werken op verschillende devices. Die mogelijkheden liggen er nu. Als wij onze behandelaren beter kunnen ondersteunen, komt dat uiteindelijk ook ten goede aan de cliënt.”
