Hoe QSTA (onderdeel van Bieze Food Group) hands-on leert werken met AI

Er zijn vandaag de dag twee typen organisaties: organisaties die weten dat ze met AI aan de slag moeten en organisaties die ook daadwerkelijk met AI aan de slag gaan. QSTA, het Nederlandse onderdeel van Bieze Food Group, behoort tot de laatste categorie.

In tegenstelling tot veel organisaties die zich blijven richten op toekomstvisies over AI en het schrijven van strategieën, koos QSTA ervoor om meteen praktisch aan de slag te gaan. Daarbij werkte QSTA nauw samen met ervaren consultants van Cegeka Business Solutions, die het traject begeleidden volgens de bewezen Vision to Value-aanpak. Die aanpak draait om klein beginnen, snel leren en stap voor stap ontdekken waar AI waarde toevoegt, precies op de manier die bij QSTA past.

Van AI-hype naar een concreet startpunt

QSTA merkte dat AI overal opdook: in presentaties, in het nieuws en in technologische ontwikkelingen. Veel IT-bedrijven claimen wel dat ze veel met AI doen, maar blijken in de praktijk weinig ervaring te hebben. Dat gold echter niet voor Cegeka Business Solutions.
Samen met Cegeka werd besloten om niet te starten met grote ambities of complexe innovatieprogramma’s, maar met een klein, herkenbaar en repeterend proces. Een proces waar medewerkers dagelijks mee worstelen en waar AI direct verlichting kan brengen.
Al snel kwam het bezoekverslag naar voren als een logisch startpunt. Voor QSTA was dit een noodzakelijk onderdeel van het werk, maar ook tijdrovend en weinig geliefd bij accountmanagers. Volgens QSTA zelf was het een bewuste keuze:

"Als AI dit van ons kan overnemen, wordt het leven meteen makkelijker"

Hands-on leren tijdens de Vision to Value workshop 

Tijdens een interactieve workshop op locatie kregen de medewerkers van QSTA een duidelijke introductie in de praktische inzet van AI: wat AI wel kan, wat niet, en hoe je het effectief toepast binnen bestaande processen. Hierbij werd bewust afstand genomen van theoretische modellen; de nadruk lag op heldere uitleg en begrijpelijke voorbeelden, zodat zowel commerciële als technische medewerkers een gemeenschappelijke basis kregen.
Vervolgens werd de stap naar de praktijk gezet. Met de Vision to Value-methode werden:

• Ideeën verzameld
• Kansen in kaart gebracht
• Prioriteiten bepaald
• En een eerste oplossingsrichting gevormd

De betrokkenheid binnen de groep nam zichtbaar toe. Medewerkers ontdekten dat AI veel dichter bij hun dagelijkse werkzaamheden lag dan zij vooraf hadden verwacht. Daarbij werd duidelijk dat het niet nodig was om met een grootschalig programma te starten om eerste stappen te zetten.

Van idee naar werkende AI-agent in anderhalve week 

Na de workshop bedroeg de totale ontwikkeltijd ongeveer anderhalve week voordat een eerste AI-agent beschikbaar was die het volledige bezoekverslagproces ondersteunde. De oplossing:

• Bereidt de accountmanager voor op klantgesprekken met relevante gesprekspunten
• Zet opgenomen gesprekken automatisch om naar tekst
• Vat deze samen tot een helder verslag
• En genereert vervolgacties, inclusief het inplannen van taken in de agenda

Deze agent werkt volledig met de chat- en spraakfuncties van Copilot M365 en integreert ook met elk CRM-systeem. QSTA kreeg twee varianten van de oplossing, passend bij de Vision to Value-aanpak waarin keuzevrijheid en iteratie centraal staan. Hiermee kon men direct ervaren welke variant het beste aansloot bij de dagelijkse praktijk en toekomstige ambities.

De impact: AI wordt tastbaar, begrijpelijk en nuttig 

Voor de commerciële teams maakte de demo direct duidelijk wat AI in de praktijk kan betekenen. Taken die normaal veel tijd kosten, werden binnen enkele seconden uitgevoerd. De oplossing werd niet als bedreigend ervaren, maar juist als ondersteunend en helpend in het dagelijkse werk. Daardoor ontstond meer ruimte om tijd te besteden aan klanten in plaats van aan administratie.
Voor IT bood het traject een waardevol inzicht in de behoeften en uitdagingen van de business. Door samen met Cegeka te ontwerpen en evalueren ontstond een scherp beeld van waar AI daadwerkelijk waarde kan toevoegen. Dat is een kernprincipe binnen de Vision to Value-aanpak.

Wat andere organisaties kunnen leren van QSTA 

QSTA laat zien dat organisaties niet hoeven te wachten op een strategisch programma om met AI te starten. Vier lessen staan centraal:

• Begin met concrete processen die iedereen herkent, maar waar medewerkers een administratieve last ervaren. Daarmee zorg je ervoor dat AI als positief wordt ervaren.
• Maak AI tastbaar. Medewerkers moeten het kunnen zien, ervaren en proberen.
• Werk samen met een partner die technologie concreet toepasbaar maakt in de dagelijkse praktijk. Voor QSTA werd die rol ingevuld door Cegeka Business Solutions met de Vision to Value-aanpak.
• Houd het klein en leer door te doen. Dat levert sneller waarde op dan maanden plannen.

Conclusie: QSTA bewijst dat AI-innovatie begint met doen

In een markt waarin AI zich snel ontwikkelt, koos QSTA – als Nederlands onderdeel van Bieze Food Group – ervoor om niet vanaf de zijlijn toe te kijken maar actief stappen te zetten. Niet door groot te dromen, maar door klein te beginnen. Samen met Cegeka Business Solutions zette QSTA een belangrijke stap richting praktische en dagelijkse AI-adoptie.
Het resultaat: geen theoretische inzichten, maar echte praktijkervaring, concrete waarde en een organisatie die actief leert wat AI voor hen kan betekenen.

Interesse hoe jij met AI aan de gang kunt? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.