Snel, flexibel en beheerst: SQM’s datamigratie naar SAP S/4HANA

SQM besloot Microsoft Dynamics AX te verruilen voor SAP S/4HANA. De eerste van een behoorlijke trits datamigratie-waves was complex en bijzonder tijdrovend. Daarom nam het mijnbedrijf Cegeka in de arm. De uitgebreide ervaring van de consultants en de veelzijdige low-code Smart Data Migration Suite zorgen voor efficiëntere migratie én betere datakwaliteit. Bovendien: dankzij hergebruik van dataregels wordt het migratieproces met iedere nieuwe wave nóg sneller. 

Veel complexiteit, bergen ontwikkelwerk

SQM ontgint onder meer lithium, nitraten en jodium in Chili en Australië en runt commerciële kantoren in ruim tien landen, verspreid over de hele wereld. Voor de meeste organisatieonderdelen gebruikte het een verouderde versie van Microsoft Dynamics AX. Het Chileense bedrijf besloot SAP S/4HANA wereldwijd te implementeren, dus voor alle commerciële kantoren. Dit ERP-systeem sluit namelijk beter aan bij de bestaande SAP-infrastructuur in Chili en is in SQM’s ogen de beste oplossing voor het realiseren van de groeiplannen. 

De eerste migratie-wave met een andere partner, die niet specifiek beschikte over datamigratie-ervaring, was complex en tijdrovend. De grote hoeveelheid (handmatig) ontwikkelwerk was bovendien slecht voor de betrouwbaarheid en datakwaliteit. Met negen landen voor de boeg besloot SQM om een gespecialiseerde datamigratiepartner te zoeken. Na evaluatie van verschillende partijen koos het Cegeka als partner voor alle resterende migratie-waves. 

Combinatie ervaring en low-code tooling 

“De combinatie van consultants die uitsluitend bezig zijn met datamigraties en de low-code tool was voor ons doorslaggevend”, vertelt Sandy Nuyts, die als Director Global IT Services bij SQM de datamigratie naar SAP S/4HANA in goede banen leidt. De kosten voor de software waren een belangrijke factor voor SQM. Cegeka’s Smart Data Migration Suite – dat geschikt is voor álle bron- en doelsystemen – bleek beduidend gunstiger geprijsd dan de andere (ogenschijnlijk geschikte) oplossingen, die allemaal van SAP-specifieke partijen waren. 

Nuyts: “Al snel nadat we contact opnamen met Cegeka werd het duidelijk dat de low-code configuratie enorm veel complexiteit en handmatig werk zou schelen.” 

“Dankzij de uitgebreide low-code configuratiemogelijkheden bewijst Cegeka’s datamigratatietool Smart Data Migration Suite zijn waarde. De snel veranderende data-eisen voor SAP S/4HANA kunnen we direct doorvoeren.” 

Sandy Nuyts, ICT Directeur SQM

Ervaren consultants aan het roer

Belangrijk binnen Cegeka’s visie op en aanpak voor datamigratie: voor het migreren van grote datavolumes zijn menselijke expertise en automatisering niet alleen allebei noodzakelijk, ze moeten elkaar ook versterken. Zaken als het opstellen van een migratieplan en het analyseren van verbanden tussen datasoorten vereisen menselijke denkkracht, inventiviteit en ervaring, dus dat ligt bij consultants. Zij beschikken over de kennis om Cegeka’s softwaresuite op juiste wijze te configureren. Repetitieve en data-intensieve (en dus foutgevoelige) taken kunnen daardoor snel en feilloos worden uitgevoerd. 

De datamigratiesoftware van Cegeka biedt uitgebreide functies voor het selecteren, valideren, schonen, verrijken en converteren van gegevens. Daarbij geldt dat alle mogelijke voorwaarden kunnen worden ingeregeld. Binnen de SQM-migratie veranderen de data-eisen vrij vaak. Dankzij de low-code configuratiemogelijkheden worden nieuwe eisen gemakkelijk en snel doorgevoerd. Ook maakt de Smart Data Migration Suite het mogelijk om systeem-, integratie- en acceptatietests vlot en stabiel uit te voeren. 

“De consultants van Cegeka begrepen snel wat SQM nodig had en konden vrijwel meteen meepraten over onze processen.” 

Sandy Nuyts, ICT Directeur SQM

Efficiëntie ten voeten uit 

De eerste landen op de migratielijst zijn inmiddels gemigreerd. Dat verliep volgens Nuyts allemaal voorspoedig en voortvarend, met Cegeka’s tooling als belangrijkste efficiëntie-enabler. De datavalidatie wordt bijvoorbeeld geautomatiseerd met gegarandeerde datakwaliteit. In tegenstelling tot de eerste wave zijn daar geen – zeer tijdrovende – handmatige controles voor nodig. 

Nuyts: “Wat ook voor veel efficiëntiewinst zorgt: een groot aantal van de gedefinieerde en geconfigureerde migratie- en validatieregels kunnen we hergebruiken bij latere waves. Met iedere wave stijgt het percentage hergebruikte regels en dus de migratiesnelheid.” Door al deze capaciteiten verliep de migratie van productgerelateerde gegevens zelfs een stuk sneller dan gepland. 

‘De tool maakte alle verwachtingen waar’ 

Cegeka’s tool zorgt er volgens Nuyts ook voor dat gecorrigeerde fouten niet (of in ieder geval veel minder) voorkomen in latere testcycli, zoals bij de eerste wave vaak het geval was. Door de geavanceerde auditing-mogelijkheden is SQM volledig compliant met de strenge auditregels voor beursgenoteerde bedrijven. Alle migratieactiviteiten rondom transactionele data en master data worden namelijk vastgelegd in audit-trails en rapporten. 

“Door de eerste gesprekken met Cegeka hadden we behoorlijk wat verwachtingen inzake de software. En die zijn allemaal waargemaakt. Goed om op te merken is dat de tool niet álles kan op migratievlak. Een real-time koppeling met het bronsysteem ontbreekt, al is Cegeka dit nu wel aan het ontwikkelen. Voor het inladen van de brondata moeten wij daarom extractiebestanden aanleveren. Dit wisten we overigens vooraf en hebben we welbewust meegenomen in onze beslissing”, aldus de IT-directeur. 

Consultants die snel tot de kern doordringen 

Nuyts: “Een bekende uitspraak is ‘a fool with a tool is still a fool’. Oftewel: een outsider kan niet zoveel met de Smart Data Migration Suite. De consultants van Cegeka kennen de software van binnen en van buiten en beschikken bovendien over veel expertise over en ervaring met datamigraties in het algemeen.” 

De consultants kregen de SQM-specifieke materie snel onder de knie, oordeelt hij. “Kort na de start konden ze al goed meepraten over onze processen. De consultants zelf én Cegeka als organisatie zijn heel flexibel, ze bewegen goed mee met alle veranderingen op het gebied van SAP en de business.” 

Nuyts: “Cegeka’s aanpak kenmerkt zich door de grondige werkwijze en voorbereiding én het vermogen om problemen snel op te lossen. Door onder meer de wekelijkse projectopvolging met Subject Matter Experts om alle behoeften van SQM in kaart te brengen en de korte lijntjes met de projectmanager, werken we echt – zoals Cegeka dat noemt – in close cooperation.”