In 3 stappen naar de beste strategie voor data-integratie in uw bedrijf

DELEN

In de datagestuurde wereld van vandaag is het vermijden van datasilo's cruciaal voor efficiënte workflows op afdelingen die data genereren. En dat is precies waar data-integratie een rol speelt. Maar hoe bepaalt u de juiste integratiestrategie? Kun je gewoon een tool kiezen en ermee aan de slag gaan? Veel bedrijven doen dit, maar er is misschien een betere aanpak.

Waarom is data-integratie cruciaal voor uw bedrijf?

Als uw medewerkers softwaresystemen (zoals uw CRM- en ERP-systeem) onafhankelijk van elkaar gebruiken, schakelen ze waarschijnlijk voortdurend tussen beide systemen om alle informatie te verzamelen die ze nodig hebben om hun werk te doen.

Als u om een offerte op te stellen eerst klantgegevens moet opzoeken in het CRM-systeem en vervolgens productinformatie en de actuele prijs in het ERP-systeem, gaat er veel tijd en geld verloren. En dan bent u nog niet eens echt begonnen.

Het delen van data tussen uw bedrijfsapplicaties geeft uw gebruikers een volledig zicht op relevante data. Dit biedt bruikbare inzichten op basis van alle applicaties. Uw bedrijfsprocessen worden efficiënter, de kans op fouten wordt kleiner en de dienstverlening aan uw klanten verloopt sneller en beter. Dit heeft een direct effect op uw nettoresultaat.

Dit betekent echter niet dat er altijd een volledige integratie nodig is om uw doelstellingen te bereiken. U kunt data bijvoorbeeld ook delen door die te visualiseren. Dit alternatief voor integratie kan goede resultaten opleveren.

Hoe begint u?

Om de beste strategie voor data-integratie - of visualisatie - voor uw bedrijf te kiezen en tegelijk de kosten in de hand te houden en stabiliteit, wendbaarheid en beveiliging te garanderen, moet u eerst een stapje terugnemen. Onderzoek uw processen, services, applicaties en data om het ontwerp en de vereisten van uw ideale integratie duidelijk te maken.

Veel softwareontwikkelaars zijn geneigd integraties zoveel mogelijk te standaardiseren. Dit kan interessant zijn, maar vereist vaak dat uw applicaties ook een standaardopstelling gebruiken.

Dankzij de opkomst van cloudinfrastructuur en -services hoeven aangepaste integraties echter niet noodzakelijk tot hoge kosten te leiden. Als u uw bedrijfsprocessen proactief benadert en uw zakelijke data gebruikt om automatisch 'de beste volgende acties' te plannen (bijvoorbeeld het activeren van een e-mail, verlenging of nabestelling), heeft u helemaal geen complexe data-integraties nodig.

Een standaard integratietool is alleen geschikt als uw bedrijfsprocessen en ERP- en CRM-systemen ook standaard zijn. De kosten lopen snel op als u een oplossing moet aanpassen aan uw behoeften.

Stap 1: Breng de datastromen in kaart

Breng eerst in kaart hoe en wanneer data door uw applicaties en bedrijfsprocessen stromen. Stel vast welke data u van elk systeem nodig heeft en waarom u die data nodig heeft voor operationele processen.

Stap 2: Bepaal de integratie-eisen

Bepaal de mate waarin data tussen de systemen moet worden uitgewisseld. Hebben al uw systemen in realtime en volledige toegang nodig tot alle data? Moet u deze data op meerdere platforms kunnen beheren, bewerken en updaten? In veel gevallen is datavisualisatie - via een dashboard om bijvoorbeeld ERP- of CRM-data te raadplegen - al voldoende.

Wanneer de mensen van uw marketingteam een geautomatiseerde e-mailflow instellen die wordt geactiveerd wanneer nieuwe klanten in het ERP-systeem worden ingevoerd, hoeven ze waarschijnlijk niet de adres- of financiële gegevens van de klant in het CRM-systeem aan te passen. Het is ook eigenlijk beter dat ze dit niet doen, omdat het kan leiden tot tegenstrijdige factureringsgegevens in het ERP-systeem.

Als de integratievereisten van begin af aan duidelijk zijn, is de integratiestrategie minder complex. Waarom zou u alles integreren als dat niet nodig is om uw bedrijfsvoering volledig te ondersteunen? Door de integratie te beperken tot wat u echt nodig heeft, kunt u de moeilijkheden omzeilen die zich kunnen voordoen bij het samenvoegen van data uit applicaties die op verschillende architecturen zijn gebaseerd.

2 datavalkuilen om te vermijden

  • Verschillende datamodellen: het samenvoegen van twee systemen die data van verschillende datamodellen verwerken en opslaan, kan lastig zijn. Bijvoorbeeld: als klantdata in het ERP-systeem in 10 velden wordt opgeslagen, is een uitgebreide mapping nodig om deze data af te stemmen op een CRM-systeem dat deze data in 5 velden bewaart.
  • Ongestructureerde data: wanneer informatie handmatig in databases wordt ingevoerd, kunnen inconsistenties (zoals spelfouten, opmaakverschillen en verschillen in naamgevingsconventies) de integratie vertragen of zelfs onmogelijk maken.

Veel ondernemingen slaan stap 1 en 2 echter over, kiezen onmiddellijk een data-integratietool - bij voorkeur een die zo standaard mogelijk is - en beginnen met hun grootschalige integraties. Helaas leidt de keuze voor een standaard tool vaak tot bovenstaande problemen waardoor veel bedrijfseigenaren denken dat data-integratie onstabiel en onbetrouwbaar is. Maar in veel gevallen hebben ze gewoon niet de juiste tool voor hun project gekozen.

Een standaard integratietool is alleen geschikt als uw bedrijfsprocessen en ERP- en CRM-systemen ook standaard zijn. De kosten lopen snel op als u een standaardtool probeert aan te passen aan complexe eisen.

Stap 3: Kies zorgvuldig de juiste integratietool

ETL tools

Als u echter een standaard integratie wilt uitvoeren tussen twee standaard softwaresystemen, is het prima om op standaard ETL-tools te vertrouwen.

ETL: extraheren, transformeren, laden

Een ETL-tool integreert data uit meerdere applicaties in drie fasen:

  1. Extraheren: de tool extraheert data uit het bronsysteem.
  2. Transformeren: de tool zet de geëxtraheerde gegevens om in een formaat dat geschikt is voor het doelsysteem door een reeks regels of functies toe te passen die de bovenvermelde samenvoegingsproblemen (zouden moeten) oplossen.
  3. Laden: de nieuwe data wordt in het doelsysteem geladen.

Wanneer uw integratie afwijkt van dit standaardscenario, ondervindt u al snel de beperkingen van deze tools. Het kan moeilijk zijn de precieze oorzaken van problemen te achterhalen, vooral als u geen technische kennis heeft van computers.

Bovendien vormen deze integratietools vaak hechte verbindingen tussen twee systemen via een end-to-end architectuur. Dit betekent dat als er iets misgaat op platform A, terwijl platform B hier volledig afhankelijk van is, er problemen ontstaan in het hele systeem.

Enterprise service bus

U kunt deze uitdaging omzeilen door uw systemen te laten integreren door een Enterprise Service Bus. In plaats van elke applicatie rechtstreeks met een andere te integreren, fungeert een ESB als een tussenstation dat de benodigde data op verzoek aan de relevante applicaties verstrekt. Deze integratiemethode is volledig geautomatiseerd: foutlogbestanden en probleemoplossende functies zijn zo betrouwbaar dat gebruikers geen technische vaardigheden nodig hebben om ermee te werken.

Deze software-architectuur is flexibel, maar systemen die er gebruik van maken, zoals Microsoft BizTalk, kunnen duur zijn. Licenties zijn prijzig, u heeft een adequate infrastructuur nodig en vaak moet u specialisten inhuren om het op te zetten. Voor kleinere bedrijven wegen de voordelen waarschijnlijk niet op tegen de kosten.

Microsoft Azure Integration Services

Azure Integration Services is een cloudgebaseerde integratieoplossing van Microsoft die een reeks functionaliteiten, waaronder een servicebus, combineert tot een complete integratieoplossing voor alle systemen die op locatie en in de cloud draaien.

Als u op zoek bent naar een meer betaalbare integratiemethode die gemakkelijk aan te passen is aan uw behoeften, is Azure misschien iets voor u. In tegenstelling tot de meer traditionele integratiesoftware, kiest en betaalt u alleen de Azure-cloudservices die u nodig heeft.

Aangezien alle services met één muisklik beschikbaar zijn, zijn integratiefouten vrijwel onmogelijk.

Conclusie: stel vast wat uw behoeften zijn voordat u een tool kiest

Welke integratietool het beste werkt voor uw bedrijf, hangt af van de data die u wilt uitwisselen tussen uw systemen, of u die data moet raadplegen of gebruiken om processen te beheren en wanneer de data beschikbaar moet zijn - in realtime of niet.

Zodra u een duidelijk beeld heeft van wat u met uw data doet, kunt u de beschikbare integratietools gaan bekijken en een weloverwogen beslissing nemen. Neem de tijd om uw huiswerk te doen. Ga er niet van uit dat een standaardtool de voordeligste oplossing is. Vaak zijn er immers aanpassingen nodig waardoor de kosten zich kunnen opstapelen.

Meer informatie

Wilt u meer informatie over onze oplossingen?
Vul ons contactformulier in en onze specialisten nemen contact met u op.

Neem contact met ons op