In 3 stappen naar de beste strategie voor data-integratie

In een datagestuurde wereld is het vermijden van datasilo's belangrijk voor efficiënte workflows op afdelingen die data genereren. En dat is precies waar data-integratie een rol speelt. Maar hoe bepaal je de juiste integratiestrategie? Kun je gewoon een tool kiezen en ermee aan de slag gaan? Veel bedrijven kiezen hiervoor, maar er is ook een andere aanpak mogelijk.

Waarom is data-integratie cruciaal voor jouw bedrijf?

Wanneer medewerkers softwaresystemen (zoals een CRM- en ERP-systeem) onafhankelijk van elkaar gebruiken, schakelen ze waarschijnlijk veel tussen beide systemen om alle informatie te verzamelen die ze nodig hebben om hun werk te doen. Een voorbeeld: om een offerte op te stellen moet je eerst klantgegevens opzoeken in het CRM-systeem. Vervolgens haal je de productinformatie en actuele prijzen uit het ERP-systeem. Het resultaat? Je verliest tijd én geld.

Het delen van data tussen bedrijfsapplicaties geeft jouw gebruikers een volledig zicht op relevante data. Dit biedt bruikbare inzichten op basis van alle applicaties. Bedrijfsprocessen worden efficiënter, de kans op fouten wordt kleiner en de dienstverlening aan klanten verloopt sneller en beter. Dit heeft een direct effect op het nettoresultaat.

Dit betekent alleen niet dat er altijd een volledige integratie nodig is om doelstellingen te bereiken. Je kan data bijvoorbeeld ook delen door deze te visualiseren, dit alternatief voor integratie levert ook goede resultaten op.

Hoe begin je?

Om de beste strategie voor data-integratie (of visualisatie) voor jouw bedrijf te kiezen en tegelijkertijd de kosten in de hand te houden en stabiliteit, wendbaarheid en beveiliging te garanderen, moet je eerst een stap terugzetten. Onderzoek processen, services, applicaties en data om het ontwerp en de vereisten van jouw ideale integratie duidelijk te maken. Veel softwareontwikkelaars zijn geneigd om integraties zoveel mogelijk te standaardiseren. Dit kan interessant zijn, maar vereist vaak dat applicaties een standaardopstelling gebruiken.

Dankzij de opkomst van cloudinfrastructuur en services, leiden aangepaste integraties niet langer noodzakelijk tot hoge kosten. Wanneer je bedrijfsprocessen proactief benadert en zakelijke data gebruikt om automatisch 'de beste volgende acties' te plannen (bijvoorbeeld het activeren van een e-mail, verlenging of nabestelling), heb je vrijwel geen complexe data-integraties nodig. 

Een standaard integratietool is alleen geschikt als jouw bedrijfsprocessen en ERP- en CRM-systemen ook standaard zijn. De kosten lopen snel op wanneer je een oplossing moet aanpassen aan jouw specifieke behoeften.

Stap 1: Breng de datastromen in kaart

Breng eerst in kaart hoe en wanneer data door applicaties en bedrijfsprocessen stromen. Stel vast welke data je van elk systeem nodig hebt en waarom je die data nodig hebt voor operationele processen.

Stap 2: Bepaal de integratie-eisen

Bepaal de mate waarin data tussen de systemen moet worden uitgewisseld. Hebben alle systemen in realtime volledige toegang nodig tot alle data? Moet je deze data op meerdere platforms kunnen beheren, bewerken en updaten? In veel gevallen is datavisualisatie - via een dashboard om bijvoorbeeld ERP- of CRM-data te raadplegen - al voldoende.

Wanneer het marketingteam een geautomatiseerde e-mailflow instelt die wordt geactiveerd wanneer nieuwe klanten in het ERP-systeem worden ingevoerd, hoeven ze waarschijnlijk niet de adres- of financiële gegevens van de klant in het CRM-systeem aan te passen. Het is ook eigenlijk beter dat ze dit niet doen, omdat het kan leiden tot tegenstrijdige factureringsgegevens in het ERP-systeem.

Wanneer de integratievereisten van het begin af aan duidelijk zijn, is de integratiestrategie minder complex. Waarom zou je alles integreren als dat niet nodig is om bedrijfsvoering volledig te ondersteunen? Door de integratie te beperken tot wat je echt nodig hebt, kan je moeilijkheden omzeilen.

2 datavalkuilen om te vermijden

• Verschillende datamodellen: het samenvoegen van twee systemen die data van verschillende datamodellen verwerken en opslaan, kan lastig zijn. Bijvoorbeeld, als klantdata in het ERP-systeem in 10 velden wordt opgeslagen, is een uitgebreide mapping nodig om deze data af te stemmen op een CRM-systeem dat deze data in 5 velden bewaart.
• Ongestructureerde data: wanneer informatie handmatig in databases wordt ingevoerd, kunnen inconsistenties (zoals spelfouten, opmaakverschillen en verschillen in naamgevingsconventies) de integratie vertragen of zelfs onmogelijk maken.

Veel ondernemingen slaan stap 1 en 2 echter over en kiezen direct voor een (standaard) data-integratietool. Helaas leidt de keuze voor een standaard tool vaak tot bovenstaande problemen waardoor veel bedrijfseigenaren denken dat data-integratie onstabiel en onbetrouwbaar is. Maar in veel gevallen hebben ze gewoon niet de juiste tool voor hun project gekozen. Een standaard integratietool is alleen geschikt als bedrijfsprocessen en ERP- en CRM-systemen ook standaard zijn. De kosten lopen snel op wanneer je een standaardtool probeert aan te passen aan complexe eisen.

Stap 3: Kies zorgvuldig de juiste integratietool

Wanneer je een standaard integratie wil gebruiken tussen twee standaard softwaresystemen, is het prima om op standaard ETL-tools te vertrouwen.

Een ETL-tool integreert data uit meerdere applicaties in drie fasen:

1. Extraheren: de tool extraheert data uit het bronsysteem.
2. Transformeren: de tool zet de geëxtraheerde gegevens om in een formaat dat geschikt is voor het doelsysteem door een reeks regels of functies toe te passen die de bovenvermelde samenvoegingsproblemen (zouden moeten) oplossen.
3. Laden: de nieuwe data wordt in het doelsysteem geladen.

Wanneer de integratie afwijkt van dit standaardscenario, volgen al snel de beperkingen van deze tools. Het kan moeilijk zijn de precieze oorzaken van problemen te achterhalen, vooral wanneer je minder technische kennis in huis hebt.

Bovendien vormen deze integratietools vaak hechte verbindingen tussen twee systemen via een end-to-end architectuur. Dit betekent dat als er iets misgaat op platform A, terwijl platform B hier volledig afhankelijk van is, er problemen ontstaan in het hele systeem.

Enterprise Service Bus voor integratie

Je kan deze uitdaging omzeilen door systemen te integreren via een Enterprise Service Bus. In plaats van elke applicatie rechtstreeks met een andere te integreren, fungeert een ESB als een tussenstation dat de benodigde data op verzoek aan de relevante applicaties verstrekt. Deze integratiemethode is volledig geautomatiseerd: foutlogbestanden en probleemoplossende functies zijn zo betrouwbaar dat gebruikers geen technische vaardigheden nodig hebben om ermee te werken.

Deze software-architectuur is flexibel, maar systemen die er gebruik van maken, zoals Microsoft BizTalk, kunnen duur zijn. Licenties zijn aan de prijs, je hebt een adequate infrastructuur nodig en vaak moet je specialisten inhuren om het op te zetten. Voor kleinere bedrijven wegen de voordelen waarschijnlijk niet op tegen de kosten.

Microsoft Azure Integration Services

Azure Integration Services is een cloudgebaseerde integratieoplossing van Microsoft die een reeks functionaliteiten, waaronder een servicebus, combineert tot een complete integratieoplossing voor alle systemen die op locatie en in de cloud draaien.

Wanneer je op zoek bent naar een betaalbare integratiemethode die gemakkelijk aan te passen is aan jouw behoeften, is Azure misschien iets voor jouw bedrijf. In tegenstelling tot traditionele integratiesoftware, kies en betaal je alleen de Azure-cloudservices die je nodig hebt. Aangezien alle services met één muisklik beschikbaar zijn, komen integratiefouten amper voor.

Conclusie: stel vast wat jouw behoeften zijn voordat je een tool kiest

Welke integratietool het beste werkt voor jouw bedrijf, hangt af van de data die je wilt uitwisselen tussen systemen, of je die data moet raadplegen of gebruiken om processen te beheren en wanneer de data beschikbaar moet zijn - in realtime of niet.

Zodra je een duidelijk beeld hebt van wat je met data doet, kan je de beschikbare integratietools bekijken en een weloverwogen beslissing nemen. Neem de tijd om huiswerk te doen. Ga er niet vanuit dat een standaardtool de voordeligste oplossing is. Vaak zijn er immers aanpassingen nodig waardoor de kosten zich kunnen opstapelen.

Meer weten of een vraag stellen? Neem dan contact met ons op.