Een nieuwe standaard voor onkostendeclaraties: automatisering en Al

Elke maand wéér handmatig alle declaraties bijhouden en uploaden? Daar worden weinig mensen enthousiast van. En dat is precies de reden waarom we wel heel enthousiast zijn over de nieuwe module voor onkostendeclaraties in Microsoft Dynamics 365 Project Operations. Urenlang bonnetjes inscannen? Categoriseren van uitgaven? Oh nee, toch weer iets vergeten wat een foutmelding veroorzaakt…

Deze nieuwe module maakt gebruik van automatisering om deze momenten tot het verleden te laten behoren!

70% minder tijd kwijt zijn aan onkostendeclaraties

Microsoft is met dit project gestart aan de hand van hun eigen ervaringen met onkostendeclaraties. Ook daar zagen ze hoe tijdrovend het indienen en goedkeuren van declaraties was; een enorme impact op productiviteit en een negatieve gebruikerservaring.

Voor de basis van deze module hebben ze Microsoft Azure en Microsoft Dynamics 365 gecombineerd. Dit zorgt voor een flexibele, cloud gebaseerde architectuur die alle tools voor onkosten met elkaar verbindt.

Toen de basis stond was het tijd om te kijken naar de rol van automation.Zo maakt de tool gebruik van optische tekenherkenning, om afbeeldingen van bonnetjes te ‘lezen’ en essentiële informatie hieruit te halen (naam verkoper, datum, bedragen). Zo zijn werknemers een stuk minder tijd kwijt met het indienen van declaraties en is het hele proces een stuk minder foutgevoelig. De laatste stap was het toepassen van AI en machine learning om uitgaven te categoriseren en niet-bijgevoegde bonnetjes te matchen met kosten op geïmporteerde afschriften.

Het resultaat? De nieuwe oplossing zorgt er nu voor dat Microsoft-medewerkers 70% minder tijd kwijt zijn aan hun onkostendeclaraties.

Mogelijkheden Dynamics 365 Project Operations

De declaratiemodule in Dynamics 365 Project Operations helpt organisaties met de volgende werkzaamheden:

• Tracken en beheren van personeelskosten.
• Bewaren van betalingsgegevens.
• Automatisch importeren van creditcardtransacties op terugkerende basis.
• Opzetten van een onkostenbeleid en instellen van geautomatiseerde goedkeuringen.
• Het beheer van uitgaven in de mobiele applicatie.

Aan de slag?

Klinkt deze nieuwe oplossing als muziek in jouw oren? Neem dan contact op met een van onze Cegeka collega’s. We denken graag met je mee over de mogelijkheden voor jouw organisatie!