Gedragscode voor leveranciers

Introductie

Het portfolio van Cegeka biedt een uitgebreid scala aan IT-diensten en oplossingen, waaronder applicaties, infrastructuur, datasolutions en consultancy. Wat Cegeka onderscheidt, is niet alleen de breedte en diepte van ons aanbod, maar ook de naadloze integratie van alle componenten en onze toewijding om "in nauwe samenwerking" te werken met onze klanten en leveranciers, en dit alles met de nodige focus op duurzaamheid.

Het ESG-programma van Cegeka is een van de essentiële componenten van onze visie om een bedrijf te worden waarvan de expertise op een positieve en impactvolle manier bijdraagt aan maatschappij en milieu. We hebben de toewijding aan onze medewerkers, klanten, partners, burgers, gemeenschappen en planeet versterkt, gebaseerd op drie fundamentele pijlers:

• Vermindering van onze milieu-impact;
• Het bieden van een diverse en inclusieve omgeving;
• Innoveren voor een betere wereld.

De 17 Duurzame Ontwikkelingsdoelstellingen van de Verenigde Naties zijn een inspiratiebron bij het bepalen van onze acties en doelstellingen.

Als onderdeel van de ESG-toewijding van Cegeka, is de missie van het Inkoop Team om de toeleveringsketen van Cegeka op een verantwoorde manier te beheren in overeenstemming met deze Leveranciersgedragscode.

Correct beheren van onze toeleveringsketen

Vermits de bedrijfsactiviteiten van Cegeka geënt zijn op een nauwe samenwerkingen, moeten we regelmatig producten en diensten van leveranciers aankopen. Als onderdeel van onze ESG-toewijding verwachten we van al onze leveranciers een vergelijkbare inzet om hun bedrijfsactivietieien op een ethisch verantwoorde manier uit te voeren. 

Daarom bevat deze Leveranciersgedragscode sociale, ethische en milieugerelateerde overwegingen waarvan Cegeka verwacht dat leveranciers deze respecteren en naleven, ook in hun toeleveringsketen.

Onze aanpak

Gezien het belang dat wij hechten aan een duurzame toeleveringsketen, is deze Leveranciersgedragscode van toepassing op alle inkoop- en toeleveringsketenactiviteiten die Cegeka-leveranciers omvatten. Het naleven van deze principes vormt een integraal onderdeel van onze selectie en contracteringsprocedures voor leveranciers. De fundamentele principes die wij van onze leveranciers verwachten, zijn:

• Gegevensbescherming (privacy & beveiliging); 
• Sociale overwegingen; 
• Ethische overwegingen;
• Milieuoverwegingen.

Gegevensbescherming

Cegeka positioneert zichzelf als een vertrouwde IT-dienstverlener en de bescherming van (persoons)gegevens is daar een essentieel onderdeel van. Leveranciers moeten alle noodzakelijke maatregelen nemen om veilige oplossingen te leveren die de gegevensbescherming waarborgen. Dienovereenkomstig zal de verwerking van persoonsgegevens altijd worden uitgevoerd in overeenstemming met de GDPR en andere toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. We verwachten dezelfde toewijding van onze leveranciers.

Sociale overwegingen

Sociale duurzaamheid heeft betrekking op praktijken die bijdragen aan de kwaliteit van leven van zowel werknemers als gemeenschappen, die kunnen worden beïnvloed door de activiteiten van de leverancier.

We verwachten dat alle leveranciers van Cegeka de mensenrechten van hun werknemers beschermen en hen met waardigheid en respect behandelen.

In dat opzicht moeten de leveranciers van Cegeka ervoor zorgen dat ze niet medeplichtig zijn aan schendingen van de mensenrechten en dat ze de bescherming van alle internationaal verklaarde mensenrechten respecteren en ondersteunen, inclusief maar niet beperkt tot:

• De vrijheid van werknemers om zich te associëren met betrekking tot arbeidsomstandigheden en hun recht om vakbonden op te richten, werknemersraden te vormen en werkgerelateerde onderhandelingen te voeren; 
• Het recht op collectieve onderhandelingen;
• Nultolerantie voor moderne slavernij, kinderarbeid, gedwongen en verplichte arbeid; 
• Het bieden van lonen, voordelen en arbeidsvoorwaarden die rechtvaardige en eerlijke beloning vertegenwoordigen; 
• Het bieden van gelijke kansen voor iedereen in dienstverband, vrij van vooroordelen en discriminatie met betrekking tot werk en beroep op grond van geslacht, geslachtsverandering, seksuele geaardheid, handicap, zwangerschap en moederschap, burgerlijke staat, kleur, ras, etnische afkomst, nationaliteit, sociaaleconomische achtergronden, religie en overtuiging, leeftijd, vakbondslidmaatschap of politieke overtuiging;
• Het bieden van een veilige en gezonde werkomgeving, arbeidsomstandigheden en arbeidsuitrusting voor haar werknemers.

Ethische overwegingen

Ethische duurzaamheid heeft betrekking op elke activiteit of gedrag dat in strijd is met enige toepasselijke anti-omkoping, anti-corruptie- of anti-witwaswetten.

Cegeka verwacht van leveranciers dat zij ethisch handelen en eerlijk, transparant en betrouwbaar zijn in al hun omgang met andere partijen, waarbij alle vormen van corruptie, afpersing en omkoping, worden uitgesloten. In dat opzicht moeten de leveranciers van Cegeka zaken doen in overeenstemming met de volgende principes:

• Naleving van alle relevante wetten en voorschriften die van toepassing zijn op de leverancier; 
• Deelname aan eerlijke en concurrerende zakelijke praktijken voor eerlijke transacties en ter voorkoming van corruptie, omkoping, fraude, witwassen van geld of belangenconflicten;
• Het waarborgen van de kwaliteit en veiligheid van producten en diensten.

Milieuoverwegingen 

Milieuduurzaamheid heeft betrekking op praktijken die bijdragen aan de bescherming van het milieu en de kwaliteit van het milieu op lange termijn.

Leveranciers moeten streven naar het minimaliseren van de nadelige milieueffecten van hun activiteiten, producten en diensten. We moedigen leveranciers aan om:

• Een milieumanagementsysteem te implementeren in lijn met erkende normen zoals ISO 14001, EMAS (of equivalent); 
• Actieplannen op te stellen om hun milieueffect te beheren, inclusief maatregelen voor energie-efficiëntie, vermindering van koolstofemissie en programma's voor afvalbeheer; 
• Te voldoen aan aanvullende milieueisen die specifiek zijn voor hun producten en diensten, zoals vermeld in onderliggende leverancierscontracten;
• Een voorzorgsbenadering hanteren voor milieukwesties;
• Initiatieven nemen om een grotere milieubewustzijn te bevorderen;
• De ontwikkeling en verspreiding van milieuvriendelijke technologieën bevorderen.

Over het algemeen verwacht Cegeka van haar leveranciers dat zij zaken doen in overeenstemming met de volgende principes:

• Overweging voor ecosystemen, het milieu en milieubehoud binnen de bedrijfsactiviteiten, evenals inspanningen om milieupollutie te verminderen en te voorkomen; 
• Implementatie van recyclingsprogramma's; 
• Vermindering van hun koolstofemissies; 
• Ondersteuning van de circulaire economie; 
• Zorgen voor een goed afvalbeheer; 
• Het gebruik maken van hernieuwbare energie en hulpbronnen;
• Bescherming van habitats en biodiversiteit.

Duurzame toeleveringsketen

Cegeka verwacht van haar leveranciers dat zij duurzame praktijken implementeren in hun eigen operaties en toeleveringsketens.

Implementatie en opvolging 

Implementatie

Leveranciers moeten:

• Periodiek een zelfevaluatievragenlijst voor leveranciers invullen; 
• Voldoen aan alle van toepassing zijnde wetten, voorschriften, contractuele overeenkomsten, normen en vereisen en dat hun leveranciers hetzelfde doen; 
• Voldoen aan deze Leveranciersgedragscode;
• Maatregelen implementeren om risico's op alle gebieden die in de Cegeka Leveranciersgedragscode worden behandeld, te identificeren, te bepalen en te beheren. In geval van tekortkomingen, moeten zij passende maatregelen nemen; 
• Streven naar een continue verbetering van hun duurzaamheidsprestaties.

Opvolging

Cegeka kan het naleven van deze Leveranciersgedragscode opvolgen en beoordelen. In dit opzicht moet de leverancier passende documentatie bijhouden om naleving van deze Leveranciersgedragscode aan te tonen, die op verzoek van Cegeka opgevraagd kunnen worden.

Leveranciers moeten onmiddellijk alle schendingen, zelfs die van hun leveranciers, melden en rapporteren over het corrigerende remediëringsplan.

Indien Cegeka redelijke gronden heeft om een schending van deze Leveranciersgedragscode door de leverancier te vermoeden, behoudt Cegeka zich het recht om de leverancier te verzoeken aanvullende ondersteunende documentatie en/of ander bewijs van naleving van deze Leveranciersgedragscode te verstrekken.

Wanneer er inderdaad ernstige schendingen van deze Leveranciersgedragscode worden geïdentificeerd en niet worden verholpen, op basis van een onderling overeengekomen remediatieplan binnen een redelijke termijn, behoudt Cegeka zich het recht voor om de zakelijke relatie met de betrokken leverancier te beëindigen, onderhevig aan de voorwaarden van het onderliggende contract.