PGB Pensioendiensten rondt complexe datamigratie succesvol af met Cegeka

Toen het bestaande pensioenadministratiesysteem van PGB Pensioendiensten het einde van zijn levensduur bereikte, was een overstap naar een modern en toekomstbestendig platform onvermijdelijk. Samen met Cegeka voerde PGB een zorgvuldig datamigratietraject uit, met een gecontroleerde livegang als resultaat. 

PGB Pensioendiensten is de uitvoeringsorganisatie van Pensioenfonds PGB, dat ruim 450.000 deelnemers en meer dan 4.000 aangesloten werkgevers telt.  Met een belegd vermogen van 34,7 miljard euro behoort het fonds tot de tien grootste pensioenfondsen van Nederland. De overstap naar het nieuwe systeem was een cruciale stap om deze omvangrijke portefeuille veilig, gecontroleerd én toekomstbestendig te beheren.

End-of-life systeem, complexe migratieop data

COO Harry Vossebeld van PGB Pensioendiensten: “Ons oude pensioenadministratiesysteem werd niet langer doorontwikkeld, waardoor een overstap naar een nieuw en modern platform onvermijdelijk was. We moesten dus al onze data zorgvuldig migreren naar dit nieuwe systeem.”

De uitdaging bij deze migratie lag niet alleen in de omvang van het datapakket, maar vooral in de diversiteit van de pensioenregelingen. PGB Pensioendiensten bedient meerdere sectoren en werkgevers, velen met eigen uitzonderingen, varianten en voorwaarden. Al die nuances moesten correct én aantoonbaar juist worden vertaald naar de nieuwe omgeving.

Projectleider Rembert Brouwer vergelijkt de migratie met een zeer complexe blokkendoos: “De logica van de data blijft hetzelfde, maar de ‘vorm’ is anders. Je moet data stap voor stap ontleden en vertalen naar een nieuwe structuur. Daarbij is het cruciaal om elke pensioenaanspraak juist, volledig en goed gedocumenteerd over te zetten.”

 

“De uitdaging zat niet alleen in de omvang van de migratie, maar vooral in de diversiteit van onze regelingen en de noodzaak om aan te tonen dat elke pensioenaanspraak juist en volledig werd overgezet.”

 

– Harry Vossebeld, COO bij PGB Pensioendiensten   

 

Proefconversies en aantoonbare aanpak

Voor de migratie gebruikte Cegeka de Smart Data Migration Suite (SDMS): een framework met tooling om complexe datasets in beheersbare stappen te analyseren, te vertalen en te controleren. De tooling genereert heldere, overzichtelijke rapportages die de juistheid en volledigheid van de conversie aantonen.

Rembert: “We startten met eenvoudige datasets en breidden per iteratie uit, tot we alle lagen en regelingen hadden meegenomen. Meerdere proefconversies hielpen ons om de migratie gecontroleerd op te zetten en uit te voeren. Zo konden we risico’s minimaliseren en iedere stap aantoonbaar vastleggen.”

Naast technische nauwkeurigheid was aantoonbaarheid essentieel. “In onze branche draait alles om zorgvuldigheid en vertrouwen”, zegt Harry. “We moeten kunnen garanderen dat de pensioenaanspraken van bijna een half miljoen deelnemers exact blijven kloppen. Niet alleen voor de verplichte audit, maar vooral voor de zekerheid van onze deelnemers.”

Accountantskantoor KPMG trad op als onafhankelijk auditor en gaf een positief oordeel over de migratie. Het toetste daarbij het controle- en aansluittraject en beoordeelde de opgeleverde onderbouwing. “Mede dankzij Cegeka’s aanpak en rapportages konden we op detailniveau laten zien dat alles juist en volledig gedaan was”, zegt Rembert tevreden. 

TKW-migratie: terugwerkende mutaties geautomatiseerd

Na de succesvolle migratie naar het nieuwe systeem volgde nóg een complex project: de verwerking van zogeheten TWK-mutaties. Dit zijn wijzigingen die na de overgang naar het nieuwe systeem binnenkomen, maar betrekking hebben op de periode waarin het oude systeem actief was, zoals salariscorrecties uit eerdere jaren. In het eerste jaar na de overgang moesten veruit de meeste van deze mutaties worden verwerkt, namelijk zo’n 175.000, en juist hierbij hielp Cegeka met haar aanpak.

“Samen met Cegeka verkenden we verschillende routes”, zegt Rembert. “We kozen voor een deltastand-aanpak waarbij we slim gebruikmaakten van het nog actieve oude systeem. Daar werden de effecten van de TWK-mutaties verwerkt en berekend. Met de deltastand-aanpak konden we vervolgens het nieuwe systeem voeden met de juiste gegevens.” 

De gekozen route bleek effectief: “We hebben het proces grotendeels geautomatiseerd en daarnaast een controlespoor opgezet, waarbij via rapportages de juistheid en volledigheid van de verwerkte gegevens is aangetoond. Ook deze stap is voor ons een belangrijke waarborg voor de datakwaliteit.”

“Cegeka is betroubaar en voorspelbaar. Ze leveren wat ze beloven, denken actief mee en brengen rust in complexe trajecten.”

 

– Rembert Brouwer, Projectleider bij PGB Pensioendiensten

Live zonder verrassingen

In februari 2025 ging PGB Pensioendiensten live met het nieuwe systeem, na een periode van intensief testen en schaduwdraaien op de gemigreerde data. Harry: “Toen we  gdefinitief liveingen bleken de gemigreerde data te kloppen, zonder fouten of verrassingen. De succesvolle migratie geeft veel vertrouwen voor de toekomst.”

Samenwerking die het verschil maakte

De prettige samenwerking tussen PGB Pensioendiensten en Cegeka was volgens Harry en Rembert cruciaal in het succesvolle traject. Harry: “De consultants van Cegeka brachten niet alleen de benodigde expertise mee, maar ook een professionele en prettige manier van samenwerken. Er was een natuurlijke fit, het voelde alsof ze deel uitmaakten van ons team.”

Rembert: “Cegeka is betrouwbaar en voorspelbaar. Ze leveren wat ze beloven, denken actief mee en brengen rust in complexe trajecten. Hun kennis van zowel de PGB-regelingen en inrichting als het oude en nieuwe systeem maakte het verschil, zeker bij de maatwerkoplossing voor automatisering van TWK-mutaties. Zonder die expertise hadden we dit niet op deze manier kunnen realiseren.”