Finalmente uno strumento di gestione del rischio che funziona per tutti

Come un procurement director ha trovato semplicità, rapidità e valore strategico in un'app modulare per la gestione dei rischi di terze parti

Quando Nicole van Deventer ha assunto il nuovo ruolo di Group Procurement Director di Cegeka, ha subito dovuto fare i conti con la realtà della gestione del rischio fornitori in un ambiente IT in rapida evoluzione. Il processo era frammentato, manuale e dispendioso in termini di tempo, distribuito tra diversi reparti e basato su questionari incompleti. Con l'aumento della pressione normativa e le risorse limitate, le inefficienze sono diventate impossibili da ignorare. “Era un processo lungo e laborioso”, ricorda Nicole. “E molti fornitori non rispondevano neanche”.

Dopo aver esplorato il mercato e aver riscontrato che la maggior parte delle piattaforme di gestione dei rischi di terze parti disponibili in commercio erano troppo complesse, Nicole ha deciso di guardare all'interno. Sfruttando le competenze interne della sua azienda in materia di sviluppo, ha avviato la creazione di un'app modulare per la gestione dei rischi di terze parti su misura per le esigenze reali del reparto acquisti.

Incentrato sui processi, potenziato dall'AI

Il punto di forza principale dell'app risiede nel suo design incentrato sui processi. Si integra perfettamente con fonti di dati esterne e utilizza l'intelligenza artificiale per precompilare questionari, eseguire gap analysis e suggerire azioni di follow-up. I fornitori possono convalidare e modificare le risposte generate dall'AI, rendendo l'esperienza più fluida per tutte le parti coinvolte.

“La semplicità dello strumento è ciò che mi ha colpito di più”, afferma Nicole. “È molto più facile da usare rispetto ad altre soluzioni che abbiamo visto, ma offre le stesse funzionalità, se non addirittura migliori”.

Dall'implementazione all'impatto

L'implementazione è stata fluida, grazie a un team di sviluppo reattivo che ha anticipato le esigenze future, compresa l'integrazione ERP. Anche quando sono sorte delle difficoltà, come ad esempio problemi con fonti di dati esterne, queste sono state risolte rapidamente.

Il punto di svolta? Il feedback dei fornitori. “Uno di loro ha detto: ‘Finalmente uno strumento che sfrutta appieno il potenziale della digitalizzazione’. È stato allora che ho capito che avevamo qualcosa di speciale”.

Risultati reali, efficienza reale

Da quando ha adottato l'app, il team di Nicole ha riscontrato:

• Processi più rapidi grazie all'automazione
• Maggiore accuratezza dei dati
• Monitoraggio continuo senza necessità di risorse aggiuntive
• Riduzione degli oneri amministrativi in tutti i reparti

Consigli per altri responsabili degli acquisti

Il concetto principale secondo Nicole: “Il TPRM non è così complesso come alcuni fornitori lo fanno sembrare. È necessario disporre di uno strumento di processo solido, una buona integrazione dei dati e flessibilità per adattarsi”.
Il suo consiglio agli altri? “Iniziate con una valutazione dei rischi, scegliete fonti di dati affidabili e optate per una soluzione modulare che cresca insieme alla vostra strategia”.