Eindelijk, een risicobeheer-tool die werkt voor iedereen

Hoe een inkoopdirecteur eenvoud, snelheid en strategische waarde vond in een modulaire Third-Party Risk Management App

Toen Nicole van Deventer begon als Group Procurement Director bij Cegeka, werd ze al snel geconfronteerd met de realiteit van leveranciersrisico’s in een dynamische IT-omgeving. Het proces was gefragmenteerd, handmatig en tijdrovend, verspreid over verschillende afdelingen en afhankelijk van onvolledige vragenlijsten. Met toenemende regelgeving en beperkte middelen werden de inefficiënties onhoudbaar. “Het duurde lang en arbeidsintensief,” herinnert Nicole zich. “En veel leveranciers reageerden zelfs niet.”

Na een marktanalyse – waarbij de meeste standaard TPRM-platformen te complex bleken – besloot Nicole intern te kijken. Met gebruik van de interne ontwikkelcapaciteiten van Cegeka initieerde ze de ontwikkeling van een modulaire Third-Party Risk Management App, afgestemd op de praktische behoeften van inkoop.

Procesgericht en aangedreven door AI

De kracht van de app ligt in het procesgerichte ontwerp. Het integreert moeiteloos met externe databronnen en gebruikt AI om vragenlijsten vooraf in te vullen, gap-analyses uit te voeren en vervolgacties voor te stellen. Leveranciers kunnen AI-gegenereerde antwoorden valideren en aanpassen, wat het proces voor alle betrokkenen vereenvoudigt.

“De eenvoud van de tool heeft me het meest verrast,” zegt Nicole. “Het is zoveel gebruiksvriendelijker dan andere oplossingen die we gezien hebben, en biedt minstens evenveel – al dan niet meer – functionaliteit.”

Van implementatie tot impact

De implementatie verliep vlot, met een responsief ontwikkelingsteam dat vooruit dacht en rekening hield met toekomstige noden, zoals de integratie met het ERP-systeem. Zelfs bij uitdagingen, zoals problemen met externe databronnen, werd snel een oplossing gevonden.

Het kantelpunt? Feedback van leveranciers. “Een van hen zei: ‘Eindelijk een tool die het volledige potentieel van digitalisering benut.’ Toen wist ik dat we iets bijzonders hadden.”

Tastbare resultaten, echte efficiëntie

Sinds de introductie van de app heeft Nicole’s team het volgende gerealiseerd:

• Snellere processen dankzij automatisering
• Verbeterde datanauwkeurigheid
• Continue monitoring zonder extra middelen
• Verminderde administratieve last over afdelingen heen

Advies voor andere procurement verantwoordelijken

Nicole’s belangrijkste inzicht: “TPRM is niet zo complex als sommige leveranciers doen vermoeden. Je hebt een solide proces-tool, goede dataintegratie en flexibiliteit nodig, om mee te groeien.”
Haar advies? “Begin met een risicoanalyse, kies betrouwbare databronnen en opteer voor een modulaire oplossing die meegroeit met je strategie.”