Acerta pioniert met een real‑time loonmotor

“De payrollmotor is het kloppende hart van elke HR-dienstverlener,” zegt Johan Guelluy, CIO bij Acerta. “We zagen een kans om meer te doen dan enkel onze bestaande oplossing te moderniseren: om in co‑creatie iets te bouwen dat de standaard kan worden voor de hele sector.”

Acerta is een van de toonaangevende HR‑dienstverleners in België en ondersteunt werkgevers, HR‑teams en zelfstandigen in elke fase van hun professionele traject. Met een enorme hoeveelheid loonberekeningen die elke maand worden verwerkt, is er geen enkele marge voor fouten.

Die realiteit zette een ambitieus transformatietraject in gang. In januari 2020 besliste het management van Acerta om een volledig nieuwe payroll engine te bouwen. Guelluy, die enkele weken eerder als CIO was gestart, kwam zo aan het stuur te staan van een technisch en operationeel bijzonder uitdagend project.

Een moving target

Payroll is een moving target want wetgeving verandert elke maand. “Je moet een systeem bouwen dat altijd correct is en continu verandering kan opvangen,” zegt Guelluy. De Belgische loonwetgeving is notoir complex. Sectorale regels, fiscale verplichtingen en collectieve arbeidsovereenkomsten kunnen elk een kettingreactie van herberekeningen veroorzaken. Elke wetswijziging moet meteen worden verwerkt, zonder verstoring.

Payroll is een moving target.
Wetgeving verandert elke maand.

Daarbovenop werkt loonverwerking typisch in piekperiodes met een enorme concentratie van werk binnen een zeer kort tijdsvenster. “In onze oplossing, met een real‑time engine op basis van een event‑gedreven architectuur, wordt de verwerking over de hele maand gespreid,” zegt Guelluy. “De werklast wordt gelijkmatiger verdeeld, wat de operationele druk op de hele organisatie verlaagt.”

End‑to‑end procesanalyse

De eerste twee jaar van het project stonden bijna volledig in het teken van procesanalyse, architectuur en technische fundamenten. Het doel was om te verzekeren dat de volledige end‑to‑end‑keten betrouwbaar en schaalbaar werkte voor de eerste klant live ging. “Eerdere pogingen om in België een nieuwe payroll engine te bouwen hadden beperkt succes,” zegt Guelluy. “We waren vastberaden om het deze keer grondig aan te pakken, en dat betekende dat we de fundamenten niet mochten overhaasten.”

De engine werd vanaf nul ontworpen als een kostendelend initiatief dat real‑time, API‑gedreven en modulair is. Schaalbaarheid was noodzakelijk want het systeem moet zeer grote aantallen berekeningen binnen korte tijdsvensters aankunnen. Nauwkeurigheid was minstens even cruciaal. “Fouten zijn gewoon geen optie,” zegt Guelluy. “Het gaat hier over het loon van mensen. Alles moet honderd procent correct zijn, elke keer opnieuw.”

Fouten zijn gewoon geen optie.
Het gaat hier over het loon van mensen.

Tegen 2022 gingen de eerste organisaties live. Vandaag draaien meer dan 40.000 klanten van Acerta op de nieuwe engine, en dat al vier jaar stabiel.

Gedeeld eigenaarschap

Naarmate de ambitie groeide, groeide ook het nadenken over hoe die duurzaam kon worden waargemaakt. In 2021 stapte Group S, een andere grote Belgische HR-dienstverlener, mee in het initiatief als kostendelende partner. In 2023 werd de samenwerking geformaliseerd in een joint venture: EverESSt, in handen van Acerta, Group S en Cegeka. Het initiatief evolueerde zo van een interne modernisering tot een collectieve missie om een industriestandaard voor loonberekening te realiseren.

“Cegeka is van bij het begin betrokken geweest: bij de architecturale keuzes, de technische fundamenten en de eerste klantuitrollen.” Die continuïteit is volgens Guelluy een van de belangrijkste troeven van het project. “Dezelfde mensen bij Cegeka die er in het begin bij waren, volgen het traject vandaag nog steeds. Dat zorgt voor consistentie: in visie, in uitvoering en in de beslissingen die we onderweg nemen.”

Naast ontwikkeling omvat de rol van Cegeka het volledige end‑to‑end‑traject: hosting, optimalisatie, integratie, onderhoud en support. En binnen de joint‑venture‑structuur neemt Cegeka een neutrale, verbindende rol op tussen de payrolldienstverleners, een belangrijke positie wanneer concurrenten samen gedeelde infrastructuur bouwen.

Complexiteit beheersen

Het bouwen en implementeren van de payroll engine brengt aanzienlijke coördinatie‑uitdagingen met zich mee, zeker wanneer het werk verdeeld is over meerdere hybride onshore‑ en nearshore‑teams. “Governance wordt nog belangrijker in een productgedreven model waarin de oplossing over meerdere organisaties heen wordt ingezet. Het aligneren van prioriteiten en beslissingen is een continue oefening,” zegt Reinout Van Bets, Program Manager bij Cegeka.

40.000 klanten, en het aantal blijft groeien

De resultaten zijn tastbaar. Meer dan 40.000 klanten van Acerta verwerken vandaag hun payroll in real‑time op een platform dat stabiel en schaalbaar is, en dat wetgevende complexiteit moeiteloos kan opvangen.

Meer dan 40.000 klanten van Acerta verwerken hun payroll real‑time op een stabiel platform dat flexibel inspeelt op wetgevende veranderingen.

De volgende fase draait rond uitbreiding. In de komende maanden zal Acerta zijn dienstverlening uitbreiden met bijkomende paritaire comités en het platform stapsgewijs openstellen voor alle klanten.

“Het uiteindelijke doel is om payrollverwerking kostenefficiënt te maken voor de hele sector,” zegt Guelluy. “We willen de Belgische standaard worden. De basis ligt er, nu bouwen we verder.”