EVAPCO Europa wijst 90% van de voorraad toe aan bestellingen

Afgedankte systemen en gefragmenteerde gegevens over verschillende fabrieken hielden EVAPCO Europe tegen om verder te groeien.Cegeka schoot te hulp: onze experts implementeerden Microsoft Dynamics 365 Business Central om alle gegevens te centraliseren en de efficiëntie en productiviteit te verhogen. EVAPCO Europe kan nu 90% van zijn voorraad toewijzen aan bestellingen - dat is pas echte wendbaarheid! 

Van verbeterde planning tot vereenvoudigde administratie en datagestuurde besluitvorming - bij Cegeka hebben we ervoor gezorgd dat wendbaarheid realiteit werd bij tal van toonaangevende productiebedrijven. 

Ontdek all Agility made real stories

Reality check: outdated systemen en verspreide data

Sinds de oprichting in de VS in 1976 is EVAPCO uitgegroeid tot een succesvolle multinational met 20 fabrieken over de hele wereld. “We produceren verdampingskoelingsproducten van hoge kwaliteit voor industriële koeling, airconditioning en industriële proceskoeling,” zegt Finance Manager Annelies Lambrechts. 

 “Toen ons Europese hoofdkantoor in 1999 zijn deuren opende in Tongeren, namen we alle processen over vanuit de VS. Dit werkte goed in de begindagen, maar de laatste jaren werden onze fabrieken in België en Denemarken geconfronteerd met end-of-life systemen en verspreide data, wat op zijn beurt onze verdere groei vertraagde.”  

The real deal: Microsoft Dynamics 365 Business Central  

Om de groeiambities van EVAPCO nieuw leven in te blazen, lanceerden Annelies en haar team een proefproject in België. Eerst brachten ze hun eisen in kaart: “We hadden een modern, open platform nodig dat compatibel is met Excel en beschikbaar is in meerdere talen. Integratie was essentieel, omdat we het platform ook wilden uitrollen naar andere Europese locaties om al onze gegevens over divisies en grenzen heen te centraliseren.” 

“Integratie was de sleutel, omdat we op zoek waren naar een oplossing om al onze gegevens over divisies en grenzen heen te harmoniseren."  

- Annelies Lambrechts, Finance Manager, EVAPCO Europe

“Aangezien de VS een voorkeur had voor Microsoft Dynamics en Denemarken Microsoft Axapta gebruikte, was het logisch om een oplossing te zoeken in de Microsoft-suite. Na een grondige studie van verschillende oplossingen, kozen we voor Microsoft Dynamics 365 Business Central. Het nieuwe ERP-systeem ondersteunt financiën, inkoop, magazijnbeheer en enkele functies van het productieproces. We zijn halverwege 2021 live gegaan en hebben alles op tijd en onder budget afgerond. Er was zelfs nog wat budget over om het platform in de toekomst te optimaliseren.” 

Agility made real: 90% van voorraad toegewezen aan orders

Al snel na de go-live plukte EVAPCO de vruchten van Microsoft Dynamics 365 Business Central. “De financiële en orderinvoerteams ondervonden een aanzienlijke tijdsbesparing in hun dagelijkse workflows. Bovendien konden we een voorraadmagazijn opzetten waarmee we 90% van onze artikelen aan bestellingen konden toewijzen.  Als gevolg daarvan kunnen we nu margeberekeningen maken en op zoek gaan naar optimalisaties in gegevens, wat op zijn beurt meer verfijnde inzichten in onze gegevens en markten oplevert.” 

“In de toekomst willen we het magazijnbeheer verder verfijnen. Hiervoor willen we Tasklet Factory, een populaire add-on voor Business Central die alle magazijn- en sommige productieprocessen vertaalt naar een mobiele scanner, die ook offline gebruikt kan worden. Maar eerst moeten we onze interne processen op orde brengen en iedereen aan boord krijgen.”

Real partnership: close collaboration van kick-off to go-live 

Toen ze het eenmaal eens waren over Business Central, spraken Annelies en haar team met een handvol leveranciers. “Ze voldeden allemaal aan onze technische vereisten, dus keken we naar het grotere plaatje. Cegeka kwam als beste uit de bus: ze toonden uitgebreide kennis van onze business en zorgden voor een nauwe samenwerking.”  

“Voor mij draait nauwe samenwerking om communicatie. Cegeka respecteert dat: ze zijn altijd heel open en eerlijk tegen ons geweest over wat haalbaar is en wat niet.” 


- Annelies Lambrechts, Finance Manager, EVAPCO Europe

Bij het implementeren van een ERP-oplossing is verwachtingsmanagement cruciaal. Als we onze oplossing wilden uitrollen in de andere Europese fabrieken, moesten we zo snel mogelijk hun buy-in zien te krijgen. Vanaf de eerste startbijeenkomst tot aan de go-live namen belangrijke gebruikers uit Denemarken en Italië deel aan maandelijkse updatebijeenkomsten. Tijdens deze vergaderingen bespraken we onze voortgang, de moeilijkheden die we waren tegengekomen, etc.” 

Ready for the future 

De pilot in België was een succes. Annelies: “Het project werd met veel enthousiasme omarmd in Europa en het wekte zelfs de interesse van ons Amerikaanse hoofdkantoor. In de komende jaren zijn we van plan om de productie volledig te integreren in Business Central met hulp uit de VS.” 

 “Als nevenproject willen we de rapportage verbeteren. Op dit moment kunnen we gemakkelijk gegevens exporteren vanuit ons ERP in Excel, maar sommige rapporten kosten veel tijd om te maken.  Power BI zou een snelle overwinning zijn om de efficiëntie te verhogen. En in de tussentijd blijven we de andere Europese fabrieken ondersteunen en helpen met hun ERP-projecten. Met de ERP van Denemarken die in 2024 live moet gaan, liggen er spannende tijden in het verschiet!”