Beltaste deelt het recept voor een succesvolle ERP-implementatie

Van versnipperd naar gecentraliseerd ERP-landschap

“Beltaste werkte met verschillende IT-systemen, waarvoor we sterk afhankelijk waren van externe partners”, legt Luc uit. “Bovendien was de omgeving verouderd. We botsten op de limieten.” Beltaste besliste om het versnipperde landschap te vervangen door een best-of-breed ERP-infrastructuur.

De vereisten:

• Een gecentraliseerd systeem dat past bij de schaal van een middelgroot familiebedrijf.
• Functionaliteiten voor de foodsector: traceerbaarheid, receptbeheer, turnaround time, kwaliteitscontroles …
• Robuuste functionaliteit om ook financiële businessprocessen te ondersteunen.

Traceerbaarheid tot op palletniveau

Op 1 oktober 2024 ging het nieuwe ERP-platform live. Het gooide de manier van werken drastisch om: geen spreadsheets of papier meer, maar een volledig digitaal productie- en logistiek proces.

Een van de grootste voordelen is de traceerbaarheid, vertelt Luc: “Vroeger was die beperkt tot het orderniveau. Nu krijgt elke pallet een unieke barcode met informatie over het artikel, het lot, de vervaldatum en het aantal dozen, helemaal in lijn met de GS1-standaard.”

Ook de rapportering werd geautomatiseerd. Luc: “Iedereen heeft nu snel toegang tot alle gegevens die ze nodig hebben. Ons salesteam, bijvoorbeeld, kan meteen de verkoopcijfers en de omzet per klant raadplegen. Dankzij een koppeling met Power BI zijn de rapporten trouwens ook een prima hulp voor prijszetting.”

Referenties in food

Microsoft Dynamics 365 Business Central
vinkte de meeste vakjes af. Door de Business Central-backbone te koppelen aan Aptean-software, haalde Beltaste ook de foodspecifieke features in huis, zonder nood aan veel maatwerk. Cegeka zou voor de implementatie zorgen. “Ze kwamen met vlag en wimpel door het selectieproces, dankzij hun straffe demo en hun referenties in de foodsector”, aldus Luc. “Doorheen het project bleef het duidelijk dat onze cultuur matcht.”

Creëer ownership bij je collega’s

“We kozen 13 key users uit verschillende afdelingen en rollen, plus een projectleider. Zij waren al van bij de selectie actief betrokken.”

“De aanpak was uitzonderlijk”, zegt Niels Habraken, Business Application Architect bij Cegeka. “De projectleider en Luc kozen er bewust voor om wat meer op de achtergrond te blijven, zodat de key users echt ownership zouden nemen. Ze sparden met ons, testten het systeem uitvoerig, leidden collega’s op en zijn nog steeds onze contactpersonen. Zo is IT maximaal ontzorgd én is er veel kennis van het systeem in huis.”

Zorg voor changemanagement

“Een ERP-implementatie vraagt veel van iedereen. Daarom communiceerden we open met alle medewerkers. We legden helder uit waarom de stap nodig was, wat er precies ging veranderen en vooral: welke voordelen hen dat zou opleveren. En ze bleven op de hoogte van de vooruitgang.” 

Bewaak de scope

“Fase 1 was voor ons simpelweg het oude ERP-systeem vervangen. Uitbreidingen parkeerden we bewust.” 

Nu die eerste fase succesvol is afgerond, rollen Luc en zijn collega’s het ERP-platform uit naar de vestiging in Nederland, daarna in Hongarije. Ze willen ook financiële rapportering integreren en meer interfaces met Power BI en andere apps – om snel van nog meer voordelen te genieten. 

Kies voor kwaliteit boven snelheid

“We bereidden de overstap grondig voor, zodat we tijdens de overstap geen basisbeslissingen meer moesten nemen. We keken bijvoorbeeld kritisch naar onze eigen processen: als iets niet logisch was, dan moest het anders. Ook tijdens de implementatie zelf kozen we kwaliteit boven snelheid, om herwerkingen te vermijden. En we hadden een gedetailleerd draaiboek voor de go-live, met een duidelijk stappenplan van fases en alle verantwoordelijkheden. Zelfs klanten waren op de hoogte.”