Decomo legt stevige fundamenten voor groei

Krachtige standaardmodules

“Het bestaande Microsoft AX 2009-systeem bestond uit veel maatwerk”, vertelt Andie Cool, business solution architect bij Cegeka. “Dynamics 365 Finance and Supply Chain Management daarentegen, biedt een uitgebreide set krachtige standaardfunctionaliteiten. Decomo wilde vooral de productie- en magazijnprocessen, transportplanning en het facturatieproces optimaliseren. Hun nieuwe cloudplatform integreert modules die elk van die stappen ondersteunen.”

Om die processen naadloos te koppelen aan de taken van het studiebureau, ontwikkelde Cegeka een interface met de CAD-tekensoftware. De myPlan-webapplicatie van Cegeka tilt de planning naar een nog hoger niveau.

Complexe processen

Dominique legt uit hoe het nieuwe platform de werking van Decomo ondersteunt: “Ons studiebureau werkt in overleg met de bouwheer, architect of aannemer een ontwerp uit, inclusief alle bouwtechnische berekeningen. Zodra de klant het ontwerp goedkeurt, exporteren we dit via de CAD-interface naar ons Microsoft-platform. Het systeem genereert dan automatisch een Bill of Materials, waarmee hele proces in gang wordt gezet.”

“Van planning en voorraadbeheer tot transportplanning en facturatie: alles loopt via Microsoft Dynamics 365”, vult Andie aan. ‘Operatoren in het magazijn registreren bijvoorbeeld nauwkeurige alle inkomende en uitgaande materialen via de warehouse-app. Zo hebben het studiebureau en de productie altijd zicht op de real-time voorraad. Op de productievloer geven de operatoren de status en hun werkuren in het systeem in. Dat zorgt voor een efficiënte opvolging en accurate facturatie.”

Strakker plannen

De strakke planning is een grote troef van het nieuwe systeem. Timing is voor Decomo immers cruciaal, want de gevel of trapelementen die ze maken, moeten net op tijd op de bouwsite aankomen.

Daarom integreerde Cegeka naast de standaardplanning ook de MyPlan-applicatie. De app garandeert een nog efficiëntere productieflow, beheert de voorraadniveaus en verhoogt de betrouwbaarheid van leveringen aan klanten. Ook de standaardmodule Transport Planning helpt Decomo om de belofte van just-in-time leveringen waar te maken.

Grondige inzichten dankzij BI

Voor Dominique is vooral de uitgebreide rapportering enorm waardevol: “Doordat uren en kosten zo nauwkeurig zijn geregistreerd weten we bijna tot op de euro wat elk project kost en oplevert. Het Microsoft-platform is bovendien gekoppeld aan een Power BI-module met geavanceerde dashboards. Deze bieden waardevolle inzichten rond operationele efficiëntie, financiële prestaties, voorraadbeheer en veel meer. Vroeger haalden we die inzichten uit Excel. Dat was enorm tijdrovend en veel minder diepgaand.”

Tip: bereid je ERP-project goed voor

“Een ERP-implementatie is een ingrijpend project dat een grondige voorbereiding vereist”, zegt Dominique. “Voor je begint, is het belangrijk om alle bestaande processen in kaart te brengen en kritisch te evalueren. Omdat ons IT-project samenviel met interne veranderingen, zoals enkele belangrijke managementwissels, werd daar te weinig aandacht aan besteed. We kozen er wel bewust voor om mensen uit alle afdelingen te betrekken, maar door de vele veranderingen konden zij onvoldoende tijd voor het project vrijmaken.”

Partners, geen leveranciers

“Dat zorgde voor de nodige uitdagingen en een uitgestelde go-live”, geeft Dominique toe. “Gelukkig hebben we een sterke relatie met de ploeg van Cegeka. In zo’n project werk je niet als leverancier en klant, maar als partners. Dat betekent dat je open communiceert, zaken uitpraat waar nodig en samen problemen oplost. Daar zijn we in geslaagd. We gingen met wat vertraging live maar de overstap bracht nooit onze dagelijkse werking in het gedrang. En vandaag draait alles vlot.”