Wendbaar bouwen aan de toekomst: hoe VDAB omgaat met complexiteit en verandering

VDAB (Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding) is de publieke arbeidsbemiddelingsdienst van Vlaanderen (België) en helpt jaarlijks honderdduizenden mensen bij het vinden van hun weg naar de arbeidsmarkt. Als CIO staat Jan Dobbenie sinds 2018 mee aan het roer van de technologie achter die missie. Zijn opdracht is een voortdurende evenwichtsoefening: een publieke instelling die onder een vergrootglas ligt moderniseren, terwijl de digitale basis te allen tijde stabiel moet blijven.

Met zijn ervaring in leidinggevende rollen bij internationale spelers zoals AB InBev is Dobbenie erg vertrouwd met de complexiteit van grote organisaties. Zijn huidige opdracht vormt echter een bijzondere uitdaging: een veranderende politieke context, een besparingsoperatie van 80 miljoen euro en een technologisch landschap dat hij omschrijft als "mogelijk één van de meest complexe uit mijn carrière".

Oog in oog met een nieuwe realiteit

Om de technologische roadmap van VDAB te begrijpen, moet je de politieke context kennen waarin de organisatie vandaag opereert. Sinds 2026 zijn werkloosheidsuitkeringen in België beperkt tot twee jaar, een hervorming die onmiddellijk voelbaar werd. Alleen al in januari verloren 20.000 mensen hun uitkering, een aantal dat tegen het einde van het jaar naar verwachting zal oplopen tot 60.000. Deze instroom, waaronder mensen die doorstromen vanuit langdurige ziekte of vanuit een leefloon, komt bovenop de 200.000 mensen die al geregistreerd staan. "In totaal spreken we wellicht over 600.000 mensen in België, van wie twee derde in Vlaanderen", aldus Dobbenie. Tegelijkertijd moet VDAB gedurende vier opeenvolgende jaren jaarlijks 20 miljoen euro besparen. " We hebben veel minder bewegingsruimte dan de meeste mensen denken”, zegt hij.

Om die toenemende druk het hoofd te bieden, heeft VDAB bewust gekozen voor een scherpere focus. "We evolueren van een klassieke langetermijnroadmap naar een strategie die veel sneller inspeelt op deze nieuwe realiteit", zegt Dobbenie. Dat betekent ook moeilijke keuzes maken. Een aantal initiatieven zijn naar de achtergrond verschoven, zodat alle beschikbare middelen kunnen worden ingezet voor de kernmissie, nl. mensen begeleiden naar werk. "In plaats van een breed dataplatform voor de volledige arbeidsmarkt te ontwikkelen, richten we ons nu volledig op het benutten van de specifieke data die mensen daadwerkelijk helpt terug te keren naar werk."

Een stille pionier

Om die groeiende complexiteit en toestroom aan gebruikers te beheersen, volstaat traditionele IT niet meer. Terwijl veel overheden wereldwijd nog volop de mogelijkheden van AI verkennen, experimenteert VDAB al jaren met deze technologie. Het begon met machine learning modellen die vacatures beter matchen en gerichter onder de aandacht brengen. Vandaag vormen die modellen de basis van een operationeel evaluatie-instrument binnen het callcenter van VDAB, dat helpt de plaatsingskansen van werkzoekenden in te schatten.

"AI is een hogesnelheidstrein. Hoe langer je wacht om op te stappen, hoe kleiner de kans dat je nog aansluiting vindt. Daarom zit je er beter van bij het begin op."

Nu volgt de operationele fase, waarin we deze input linken aan de financiering van partners, zodat de extra moeite voor het plaatsen van moeilijke profielen eerlijk wordt vergoed. Daarnaast onderzoekt VDAB hoe Generative AI tools zoals Claude kunnen helpen om complexe intakegesprekken automatisch te transcriberen en de vaak subtiele nuances ervan beter vast te leggen.

Dit innovatieniveau staat vaak in scherp contrast met het publieke imago van de organisatie. "Meestal komen we in het nieuws wanneer er problemen zijn", zegt Dobbenie. "Dat begrijp ik, maar ik betreur het ook. Internationaal worden we door veel collega-organisaties gezien als een voortrekker. Er zijn mensen die van de andere kant van de wereld naar Vlaanderen komen om te leren van onze aanpak. Dat is een kant van het verhaal die zelden wordt belicht."

Voor Dobbenie draait het daarbij niet om prestige. "Eerlijk? AI is een hogesnelheidstrein. Hoe langer je wacht om op te stappen, hoe kleiner de kans dat je nog aansluiting vindt. Daarom zit je er beter van bij het begin op."

Grip op complexiteit

Met meer dan 1.200 servers en ongeveer 360 applicaties is het IT-landschap van VDAB bijzonder complex. Het bestaat uit een combinatie van maatwerk, SaaS-oplossingen en heel wat legacysystemen. Om die omgeving beheersbaar te houden, volgt Dobbenie een duidelijke vuistregel: elke vernieuwing van een bedrijfsproces moet gepaard gaan met een modernisering van de onderliggende technologie. "Daardoor wordt elk project iets omvangrijker", geeft hij toe, "maar de alternatieve keuze is technical debt opstapelen. En dat komt je op termijn veel duurder te staan."

Met meer dan 1.200 servers en ongeveer 360 applicaties is het IT-landschap een mix van SaaS, maatwerk en heel wat legacysystemen.

Om deze technologische motor draaiend te houden, vertrouwt VDAB sinds 2024 op Cegeka als strategische IT-partner. Na het winnen van de openbare aanbesteding kreeg Cegeka een brede opdracht toegewezen: het leveren van technische expertise, procesondersteuning en architecturale begeleiding om ervoor te zorgen dat de applicatieomgeving van VDAB actueel, performant en betrouwbaar blijft voor zowel VDAB-medewerkers als externe gebruikers.

Concreet ondersteunt Cegeka het beheer van een complexe hybride IT-omgeving, verspreid over meerdere locaties. De opdracht omvat onder meer storage, back-upoplossingen en datacenternetwerken, met als doel een betrouwbare end-to-end ICT service delivery. De samenwerking bouwt voort op een jarenlange succesvolle relatie in softwareontwikkeling. Met de gunning van deze aanbesteding werd die samenwerking verder verdiept en verankerde Cegeka zijn positie als strategische IT-partner van VDAB.

Eén team

Vandaag zijn meer dan 45 Cegeka-consultants actief binnen de software factory en AI teams van VDAB, die met de interne teams samenwerken als één geheel. Voor Dobbenie is die gelijkwaardige samenwerking een heel bewuste keuze. "Je moet mensen niet beoordelen op hun kostprijs, maar op de waarde die ze toevoegen", zegt hij. Hij geeft toe dat hij met die visie soms heel alleen staat. "Externe specialisten brengen kennis, ervaring en een nieuw perspectief mee dat cruciaal is om te blijven vooruitgaan."

Dobbenie is erg tevreden dat Cegeka uiteindelijk als winnaar uit de aanbesteding kwam. "Cegeka is een sterke Belgische partner. In de huidige context speelt soevereiniteit een belangrijke rol", zegt hij. VDAB maakt weliswaar gebruik van SaaS voor CRM, van AWS voor bepaalde geanonimiseerde AI-toepassingen en van Google Cloud voor G Suite, maar het merendeel van de applicaties blijft draaien in private datacenters. "Veel collega-CIO’s die destijds volledig voor de cloud zijn gegaan, kijken nu met enige jaloezie naar onze on-premisesaanpak", zegt hij. "Cloud is niet verkeerd, maar digitale soevereiniteit en kostenbeheersing zijn vandaag belangrijker dan ooit."

Veel collega-CIO’s die destijds volledig voor de cloud zijn gegaan, kijken nu met enige jaloezie naar onze on-premisesaanpak.

Met zijn ervaring vanuit de bedrijfswereld bekijkt Dobbenie de technologie in de eerste plaats door een zakelijke bril. Hij zoekt partners die zowel de strategische visie als de dagelijkse uitvoering aankunnen. “Wat ik waardeer in Cegeka is dat ze complexe zaken goed aanpakken, maar ook de dagelijkse praktijk volledig beheersen. Ze brengen inzichten mee uit andere organisaties en helpen ons efficiënter te werken. Dat is meer dan alleen een contract; dat is echte samenwerking.”