Hoe Immobel bouwt aan steden én digitale efficiëntie

Van versnipperde tools naar één salesverhaal

“Business Central gebruiken we voor financieel beheer”, zegt Wim. “Dynamics 365 Sales was ons CRM: daarin zaten de klantendatabase en onze assets. Omdat ons salesteam het CRM te omslachtig vond, implementeerden we ook HubSpot. Vandaag is Dynamics 365 Sales veel intuïtiever, maar sales is er intussen aan verknocht. Dus bleven beide systemen naast elkaar bestaan.”

Het gevolg? Versnipperde data, veel tijdverlies en kans op fouten. De eerste stap in het Customer Connect-traject was daarom de integratie van HubSpot en Dynamics 365 Sales. “Door beide te koppelen, brachten we het beste van twee werelden samen: sales kan in de vertrouwde HubSpot-omgeving blijven werken, terwijl alle data meteen beschikbaar zijn in CRM.”

Integratie met Business Central

Automatische facturatie kwam op die manier een stap dichterbij, maar er was meer nodig. “De datamodellen van Dynamics 365 Sales en Business Central bleken niet naadloos op elkaar aan te sluiten”, legt Wim uit.

“We verkopen bijvoorbeeld aan bedrijven en particulieren, maar ook aan families die samen een unit kopen. In CRM konden we dat wel registreren, maar Business Central had die flexibiliteit niet. Daarom liepen alle data via een Access-database van CRM naar Business Central. Door de CRM-architectuur te hertekenen, konden we die stap schrappen.”

Van 40 naar 3 minuten voor 1 factuur

Het verschil is als dag en nacht: “Een eerste factuur opmaken duurde vroeger 40 minuten en daarna nog eens 15 tot 20 minuten per factuur. Vandaag doen we dat in drie minuten. In sommige gevallen spreken we over 3000% efficiëntiewinst. Bovendien zien we in het systeem meteen welke facturen verstuurd en betaald zijn. Ook dat maakt het leven van finance veel makkelijker – en het verbetert onze cashflow.”

Betrouwbare data als fundament

“De data cleansing en -migratie waren, zacht uitgedrukt, pittig”, geeft Wim toe, “Maar door de end-to-end integratie verbeterden ook de datakwaliteit en bijgevolg de rapporten significant. Alle nieuwe data is nu 100% betrouwbaar.”

Ondertussen blijft Immobel de gegevens van bestaande projecten verbeteren en op punt zetten. En Wim maakt plannen voor een datawarehouse en managementdashboards, om tot een ‘single source of truth’ te komen.

Reputatie waarmaken

 Waarom Cegeka? “Immobel lanceerde een kleine aanbesteding met twee partijen, en Cegeka stak er met kop en schouders bovenuit. De oplossing, de aanpak, de manier waarop ze hun aanbod uitlegden: alles was veel overtuigender. En Cegeka had een uitstekende reputatie. We wisten: dit wordt een investering van een paar honderdduizend euro, en dan wil je een partner die vertrouwen geeft.” 

Drie lessen onderweg

Immobel heeft de omzet en de ambities van een corporate, maar de taille van een kmo. Dat vroeg om een pragmatische aanpak. Wim nam de rol van programmanager op zich en werkte samen met een klein intern kernteam.

“Als je kernteam goed zit, kan je ver geraken. Wij hebben onderweg geleerd hoe belangrijk het is om key users vroeg te betrekken, om transparant te zijn naar de top zonder te verdrinken in details, en om de scope scherp te bewaken. Voor een programmanager is dat lastig balanceren, maar het maakt wel het verschil.”

If you pay peanuts, you get monkeys

Het Customer Connect-project was Wims eerste samenwerking met Cegeka, en die maakte indruk. “Ja, Cegeka is iets duurder dan gemiddeld, maar die reputatie maken ze ook waar. Wat ik vooral heb geapprecieerd is hun durf om ons te challengen. Soms wilden wij vasthouden aan een bepaald idee en dan durfde Frederik, die de rol van solution architect en application consultant combineerde, daar tegenin gaan. Soms tot vervelens toe, maar het moest. Ik heb al met veel partners gewerkt, maar op dat vlak is Cegeka buitengewoon sterk.”