Cegeka garandeert continuïteit uitbetalingen bouwvakkers door PDOK

Arbeiders in de bouwsector krijgen in België getrouwheidszegels en weerverletzegels. Het beheer van die sociale voordelen is in handen van PDOK. Cegeka vernieuwde de applicatie waarmee dat gebeurt. Daardoor hoeft PDOK zich geen zorgen meer te maken over de continuïteit en onderhoudbaarheid.  

De Patronale Dienst voor de Organisatie en Kontrole van de Bestaanszekerheidsstelsels, kortweg PDOK heeft als belangrijkste taak de inning van werkgeversbijdragen en de uitgifte van getrouwheidszegels en weerverletzegels voor arbeiders in de bouwsector in België. De applicatie waarmee PDOK dit beheerde, was toen ze in 2004 geïntroduceerd werd vooruitstrevend. Ze werd intern ontwikkeld en werd ook al die tijd door PDOK bijgewerkt en beheerd. 

“De werknemers waren wel tevreden met de applicatie”, weet Jan Vochten, Directeur bij PDOK, “maar er waren twee problemen. Enerzijds was de applicatie een typisch Belgische koterij geworden: telkens er extra functionaliteit nodig was, werd er iets aangebouwd. Dat leverde een systeem op dat nog moeilijk te onderhouden was. Anderzijds hadden intussen ook bijna alle mensen die het systeem uitgedacht en ontwikkeld hadden PDOK verlaten. Op een bepaald moment hadden we nog maar één persoon in dienst die de applicatie mee ontwikkeld had, en er was geen documentatie. Op dat moment heb ik tegen de raad van bestuur gezegd dat dit niet meer verantwoord was en dat we een nieuwe applicatie nodig hadden.”

“De applicatie een typisch Belgische koterij geworden: telkens er extra functionaliteit nodig was, werd er iets aangebouwd. Dat leverde een systeem op dat nog moeilijk te onderhouden was.”

Jan Vochten, Directeur bij PDOK

Een meer modulair en onderhoudbaar systeem met state-of-the-art technologie is nodig. Dit moet toelaten om ook in de toekomst op eenvoudige wijze de vereiste aanpassingen door te voeren die zich op dat moment aandringen.

Complexe keten van taken 

PDOK ging toen in gesprek met Constructiv, de dienstverlenende organisatie van en voor de bouwsector. “Zij werkten al samen met Cegeka en gaven aan dat we componenten konden hergebruiken als we ook met Cegeka zouden werken”, zegt Jan Vochten. In 2018 begon PDOK een lastenboek op te stellen. Op basis van dat lastenboek ging Cegeka in 2019 van start met de ontwikkeling van de applicatie. Dat gebeurde aan de hand van een agile aanpak en in de vorm van microservices, die geïntegreerd werden met het platform van Constructiv voor toegang tot persoonsgegevens en prestatiegegevens. Door ook voor PDOK deze componenten te integreren kan Cegeka zorgen voor een consistent en uniform gebruik van datastromen binnen het fonds voor bestaanszekerheid van de bouwsector.

Het ging om een complexe maatwerkapplicatie, waarvan de ontwikkeling twee jaar in beslag nam. De applicatie staat niet alleen in voor de berekening en uitgifte van getrouwheids- en weerverletzegels van de arbeiders, maar ook voor de berekening en de inning van de werkgeversbijdragen. Uiteraard hoort daarbij ook de hele administratieve en juridische opvolging van de invordering van bedragen. “Het is een complexe keten van taken die allemaal goed op elkaar afgestemd moeten zijn”, vat Hendrik De Wit de uitdaging samen. Hij leidde als Senior Sociaal Adviseur bij PDOK het project in goede banen.

“Hoewel we veel tijd aan het lastenboek besteed hadden, bleek dat uiteindelijk nog niet voldoende uitgewerkt te zijn”, blikt Jan Vochten terug. “Toen we aan de applicatieontwikkeling begonnen, bleken veel taken nog complexer te zijn dan we hadden ingeschat. Zo hadden we sommige vereisten niet genoeg doorsproken met onze financiële dienst. Dan kwam het tot discussies over wat er in de scope zat en wat niet. Mochten we opnieuw kunnen starten, dan hadden we het lastenboek nog grondiger aangepakt. Maar ondanks die uitdagingen verliep de samenwerking met Cegeka altijd constructief. Het was geen evident project en we hebben elkaar continu gechallenged, maar de samenwerking verliep altijd als een echt partnership.”

“Ondanks de uitdagingen verliep de samenwerking met Cegeka altijd constructief.”

Jan Vochten, Directeur bij PDOK

Tevreden medewerkers

De medewerkers van PDOK zijn tevreden over het gebruik van de nieuwe applicatie, ervaart Hendrik De Wit. Door gebruik te maken van vernieuwde datastromen is er verbeterde en uitgebreidere informatie beschikbaar, dat toelaat om meer contextuele informatie aan de gebruikers te presenteren. Waardoor bijvoorbeeld het opvolgen van buitenlandse bedrijven nu gemakkelijker verloopt.

Zo laat de applicatie nu ook toe om korter op de bal te spelen. Als een aannemer sociale schulden heeft, moet de opdrachtgever 35% van het verschuldigde bedrag inhouden en doorstorten aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ). Opdrachtgevers kunnen via de onlinedienst Check Inhoudingsplicht opvragen of een aannemer in orde is. Er verloopt evenwel een week tussen het moment dat PDOK aan de RSZ doorgeeft dat een bedrijf sociale schulden heeft en het moment dat dit op de website wordt gepubliceerd. “Met de oude toepassing konden we de situatie van de bedrijven die het verschuldigde bedrag in die week betaalden, pas in de loop van de dag van de publicatie laten rechtzetten, zodat die bedrijven toch enkele uren als wanbetaler aangeduid stonden op de website. Met de nieuwe toepassing vermijden we dit, aangezien we de rechtzettingen op voorhand kunnen doorgeven en door de RSZ sneller kunnen verwerkt worden”, legt Hendrik De Wit uit.

Nauwe samenwerking

PDOK heeft nauw samengewerkt met Cegeka, legt Hendrik De Wit uit. “Cegeka heeft ons heel goed ondersteund om de complexiteit van onze applicatie uit te pluizen en die te vereenvoudigen. De ontwikkelaars zetten niet blindelings onze bestaande applicatie om naar een nieuwe omgeving, maar dachten echt kritisch mee. ‘Waarvoor heb je bepaalde functionaliteit nodig, wat ga je daarmee doen?’ Door hun kritische houding hebben we onze applicatie sterk kunnen vereenvoudigen. Ook het contact met de projectleider bij Cegeka verliep vlot, waardoor we steeds snel knopen konden doorhakken.”

“Dat we regelmatig en rechtstreeks in contact stonden met de ontwikkelaars van Cegeka bleek een grote troef”, vult Jan Vochten aan. “We merkten ook dat het belangrijk was dat iemand bij ons de tijd nam om het project in goede banen te leiden.

Tot slot is het probleem van de onderhoudbaarheid nu effectief opgelost, besluit Hendrik De Wit. “Er zit veel knowhow bij Cegeka. Dat is handig als er nog verdere ontwikkelingen moeten gebeuren. En wat betreft het onderhoud ontzorgen zij ons. Bovendien is alles nu ook gedocumenteerd. Ik raadpleeg die documentatie nog geregeld als ik iets wil weten over functionaliteit die ik niet vaak gebruik.”

“Door de kritische houding van de ontwikkelaars van Cegeka hebben we onze applicatie sterk kunnen vereenvoudigen.”

Hendrik De Wit, Senior Sociaal Adviseur bij PDOK