IVBO beheert groeiende complexiteit met Microsoft Dynamics 365

Drie ERP-generaties = continuïteit

“De bestaande software draaide nog on-premise”, vertelt Jan “We wilden naar de cloud. Maar we zochten vooral naar een manier om zoveel mogelijk processen in één systeem te beheren: van productie, aankoop, verkoop en voorraadbeheer tot facturatie en rapportering. Tegelijk wilden we af van de vele historische maatwerkoplossingen die doorheen de jaren waren ontstaan. Ze werkten wel, maar ze maakten updates of nieuwe functionaliteiten bijzonder lastig.”

Door het vele maatwerk lag een volledige overstap naar een ander ERP-pakket niet voor de hand. “We hebben wel andere platformen bekeken”, gaat Jan verder. “Op papier leek veel mogelijk, maar van zodra we onze specifieke processen bespraken, bleekt dat toch minder evident. Daarom kozen we om verder te bouwen op onze Microsoft-stack, met de cloudversie van Microsoft Dynamics 365 F&SCM.”

Standaard waar het kan, slim waar het moet

Sinds de migratie beheert IVBO verschillende processen die vroeger maatwerk vereisten met standaardfunctionaliteiten. “Een mooi voorbeeld is Subscription Billing”, vertelt Miranda Groenvynck, directeur financiën bij IVBO. “Vroeger beheerden we alle contracten voor bedrijfs- en groenafval via een eigen oplossing. Nu kunnen we veel vlotter contracten opmaken, aanpassen en stopzetten en prestaties factureren, gewoon met een standaardmodule in Microsoft Dynamics 365.”

Ook op andere vlakken biedt het platform meer mogelijkheden. De integratie met Peppol zorgt voor een vlottere factuurverwerking. En de beoogde koppeling tussen het onderhoudspakket en Dynamics 365 moet de aankoop van materialen en hulpgoederen efficiënter maken naar de toekomst toe. Op korte termijn zal de Fixed Assets-module helpen om investeringen en afschrijvingen rechtstreeks vanuit het ERP-platform op te volgen, in plaats van via afzonderlijke Excel-bestanden.

Gebruiksvriendelijker én performanter

“Het gebruiksgemak is verbeterd”, zegt Miranda enthousiast. “Neem nu de zoekfunctie. Je tikt een naam in en vindt meteen wat je nodig hebt. Ook mensen die minder vertrouwd zijn met finance vinden op die manier veel sneller informatie terug. En het systeem laat toe om schermen eenvoudig te personaliseren, zodat je helemaal op jouw manier kan werken.”

Hetzelfde geldt voor de performantie. “Vroeger kregen we af en toe meldingen dat het systeem traag werkte. Vandaag horen we dat nooit meer. Dynamics 365 is een stuk performanter.”

Minder maatwerk, meer innovatie

Naast Dynamics 365 introduceerde IVBO ook Microsoft Power Platform. “Waar Dynamics de kern van onze processen beheert, kunnen we met Power Platform snel en flexibel nieuwe toepassingen bouwen, zonder aan die kern te raken”, legt Jan uit. “Voor een organisatie als de onze, met zoveel specifieke operationele processen, is die flexibiliteit een belangrijke troef.”

Een concreet voorbeeld is de weegbrug, waar inkomende en uitgaande afvalstromen worden geregistreerd en gewogen. Elke vertraging op de weegbrug heeft meteen gevolgen voor chauffeurs, klanten en de operationele werking op de site. "De weegbrug moest absoluut performant zijn, want die was voor de upgrade ook performant", vertelt Miranda. "Dus we waren wel wat zenuwachtig toen Cegeka daar een Power App voor ontwikkelde. De Delivery Manager van Cegeka beloofde persoonlijk een dag aan de weegbrug te komen helpen als de nieuwe oplossing niet snel genoeg zou werken. Hij had geluk: het bleek niet nodig.”

Slimme migratie

“We namen de tijd om eerst grondig te onderzoeken welke migratieaanpak het best zou werken voor IVBO”, vertelt Noël Cleys, projectmanager bij Cegeka. “Omdat IVBO doorheen de jaren behoorlijk wat maatwerk opgebouwd hadden, kozen we voor een smart migration-aanpak. We koppelden het maatwerk los en bouwden de kernfunctionaliteiten opnieuw in Dynamics 365. Zoals Jan uitlegde, konden we veel maatwerk vervangen door standaardfunctionaliteit. Andere toepassingen werkten we uit in Power Platform.”

Sterke samenwerking als succesfactor

Een ERP-migratie vraagt vertrouwen, en die was er ook. Projectmanager Noël en accountmanager Hilde De Moor zijn al jaren kind aan huis bij IVBO. Ze lieten zich omringen door collega’s met ervaring in Dynamics-implementaties. Intern nam de finance-afdeling het voortouw omwille van hun diepgaande proceskennis en ervaring uit eerdere upgrades. Per proces werden key users aangeduid die over afdelingen heen samenwerkten. Een externe projectmanager bewaakte de planning en de go-live strak.

“Een migratietraject kan alleen slagen als iedereen open en eerlijk communiceert”, zegt Jan. “Het vertrouwen dat we de voorbije jaren hebben opgebouwd, zorgde ervoor dat we sneller beslissingen konden nemen en vlotter tot resultaat kwamen.”

Flexibel, efficiënt en toekomstbestendig

“Het traject was al bij al toch intensiever dan we aanvankelijk hadden verwacht”, geeft Jan toe. “Maar de grondige voorbereiding heeft zichzelf terugbetaald: de go-live zelf verliep bijzonder vlot.”

Vandaag beschikt IVBO over een toekomstgericht platform. De performance is fors verbeterd, gebruikers vinden sneller hun weg en de afvalintercommunale kan makkelijker processen optimaliseren zonder bijkomend maatwerk.

Tegelijk legt Microsoft Dynamics 365 de basis voor nieuwe initiatieven rond data en rapportering. Momenteel bouwt IVBO een datalakehouse dat rechtstreeks aansluit op de Dynamics-data, zodat ze binnenkort nog meer inzicht krijgen in processen en prestaties.

Voor Jan is dat precies waar het van meet af aan om te doen was: “We moeten onze processen zo organiseren dat de data die eruit voortkomt ook echt bruikbaar wordt. Niet alleen om sneller en accurater te rapporteren, maar vooral om onze werking beter te begrijpen, zodat we kunnen blijven optimaliseren. Dat is cruciaal om klaar te zijn voor de toekomst in onze snel veranderende markt.”