Van Opgroeien naar Justitie & Handhaving: Een migratie van 1.150 medewerkers met een strakke deadline

Een nieuwe basis voor optimale samenwerking

Naar aanleiding van het Regeerakkoord 2024-2029 en het principieel akkoord van de VRd.d. 6 juni 2025 wordt de bevoegdheid inzake Jeugddelinquentie grotendeels overgeheveld vanaf 1 januari 2026 van Opgroeien naar AJH.

Dit betekende in de praktijk dat de Gemeenschapsinstellingen (GI’s) en het Vlaams Detentiecentrum (VDC) zouden aansluiten bij het Agentschap Justitie en Handhaving (AJH), en aldus ontstond de nood om hun digitale werkomgeving opnieuw vorm te geven. Medewerkers van de GI binnen agentschap Opgroeien werkten nog in de afzonderlijke Opgroeien-tenant, terwijl Agentschap Justitie & Handhaving gebruik maakte van de centrale Microsoft 365‑omgeving van de Vlaamse overheid. Om samenwerking, beveiliging en werkprocessen te stroomlijnen, werd een analyse gestart om te bepalen hoe deze omgeving het best kon worden geïntegreerd binnen de centrale tenant van de Vlaamse overheid.

Cegeka voerde een grondige analyse van applicaties, toestellen, processen en gebruikersnoden uit en werkte een oplossing uit die rekening houdt met de vele elementen die een rol spelen in het dagelijkse werk van de instellingen. Die analyse vormde de basis voor een haalbaar en gedragen migratieplan dat voldeed aan de timing uit het regeerakkoord , en aan de noden van Agentschap Justitie & Handhaving. Daarbij werd er als bijkomend doel gesteld om een zo optimale samenwerking te faciliteren tussen het Agentschap Justitie & Handhaving en het nog aanzienlijk grote stuk van Opgroeien dat niet inkantelt.

Een complexe omgeving met uiteenlopende noden

De digitale omgeving van de GI’s en het VDC kende een grote variatie aan toestellen, operationeel/gecentraliseerdbeheer en specifieke gebruikerssituaties. Het gaat om een mix van gedeelde laptops, persoonsgebonden toestellen, video conferencing apparatuur, smartphones en tablets voor zowel medewerkers als jongeren die allen beheert werden in een eigen omgeving. De instellingen werken bovendien in vroege en late shiften, en waar nodig zelfs 24/7, waardoor continuïteit tijdens de volledige migratie absoluutnoodzakelijk was.

Daarnaast ging het niet enkel om honderden mailboxen, Teams‑omgevingen, OneDrives en SharePoint‑sites (inclusief het intranet), maar ook om de persoonlijke mailboxen en OneDrives van elke gebruiker. Samen met een selectie uit de SharePoint on‑premises omgeving met gevoelige dossiers kwam het totale aantal migratieobjecten zo uit op ongeveer 2.900.

Ook applicaties vormden een uitdaging: verschillende Power Apps en Power Automate‑flows waren verweven met dagelijkse processen, en de Domino-applicatie van Opgroeien speelde een cruciale rol in het plannen van afspraken voor jongeren. Deze toepassing moest tijdens én na de migratie volledig operationeel blijven.

De migratie werd beïnvloed door een politieke deadline van 1 januari 2026, waardoor het traject zorgvuldig gefaseerd moest worden om binnen een beperkte periode van zes maanden gerealiseerd te worden, volgens het lift‑and‑shiftprincipe en met waar mogelijkal met gerichte optimalisaties.

De overstap naar één uniforme omgeving

Op basis van de analyse werd gekozen om de digitale omgevingen van de GI’s en het VDC te integreren in de centrale Vlaamse Overheid‑tenant. Dat omvatte een tenant‑to‑tenant migratie van mailboxen, OneDrive, Teams en SharePoint Online, zodat alle medewerkers voortaan binnen één uniforme en centraal beheerde Microsoft 365‑omgeving werken.

Daarnaast werd ook de SharePoint on‑premises omgeving van Opgroeien gemigreerd naar SharePoint Online. Zo werd alle informatie ondergebracht in één set centrale beveiligings- en governancekaders.

Behoud van functionele processen

De Power Apps en Power Automate‑flows die binnen de instellingen in gebruik waren, werden opnieuw opgebouwd en geoptimaliseerd in lijn met de richtlijnen van Digitaal Vlaanderenen interne richtlijnen van het Agentschap Justitie en Handhaving.

De Domino‑applicatie kreeg specifieke aandacht: door eerst de relevante resource‑mailboxen te migreren en de juiste toegangsrechten te configureren, bleef de toepassing zowel tijdens als na de migratie volledig stabiel operationeel.

De nieuwe werkplek biedt medewerkers een herkenbare, uniforme digitale ervaring met consistente beveiligingsstandaarden en centraal beheer, in lijn met andere Vlaamse entiteiten.

“Het project werd binnen budget, binnen timing en met een efficiënte samenwerking opgeleverd.”
– Ronny De Tender, Agentschap Justitie & Handhaving

Gefaseerd migreren met user adoption centraal

De inkanteling was een gezamenlijk traject tussen Opgroeien, Justitie en Handhaving en Cegeka en nog enkele andere stakeholders zoals Proximus, DXC, VO Integratie team en Digitaal Vlaanderen. Alle partijen werkten nauw samen om migratielijsten, rechtenstructuren, SharePoint‑omgevingen en applicatievereisten helder in kaart te brengen. Testmigraties en validatiemomenten vormden de basis voor elke migratiewave.

Omdat een migratie ook invloed heeft op hoe mensen hun werk uitvoeren, stond user adoption centraal. Cegeka voorzag, in nauwe samenwerking met het projectteam van AJH – Opgroeien, gerichte infosessies, praktische webinars, duidelijke handleidingen en onsite ondersteuning aansluitend op de verschillende migratie‑weekends. Gebruikers werden goed voorbereid op nieuwe instellingen, e‑mailadressen, mobiele toestelconfiguraties en hun vernieuwde werkplek, zodat de overstap zo vlot mogelijk verliep. Via een strakke communicatiestrategie, die het Agentschap Justitie en Handhaving en Opgroeien samen in handen hielden, wist elke geïmpacteerde gebruiker tijdig waar hij/zij zich aan kon verwachten en welke acties van eenieder verwacht werden.

“Met deze migratie beheren we inmiddels meer dan 19.000 digitale werkplekken binnen de Vlaamse overheid. Mijn oprechte dank aan AJH en Opgroeien voor het vertrouwen en de constructieve en erg aangename samenwerking.”
– Geert Severijns, Account Director Cegeka