OVAM transformeert documentbeheer met een toekomstbestendige migratie naar SharePoint Online

Van Alfresco naar SharePoint Online: een moderniseringsslag

Het volledige Alfresco-documentenarchief van OVAM was cruciaal voor de kerntaken van de organisatie, maar de omgeving werd te complex, onderhoudsintensief en niet langer toekomstbestendig. Tegelijk moest OVAM blijvend voldoen aan strenge regelgeving rond informatiebeheer, zoals het Bestuursdecreet en de AVG. Dat maakte een moderne, betrouwbare en compliant documentbeheeromgeving noodzakelijk. 

Cegeka begeleidde OVAM door de volledige migratie naar SharePoint Online. Voor elk kernproces werd een afzonderlijke SharePoint-site ingericht, volledig afgestemd op de specifieke informatiebehoeften. Daarbij stonden behoud van functionaliteit, data-integriteit én risicobeheersing centraal: van versiebeheer en metadata tot retentie en serieregisters. 

De veranderingen raakten niet alleen de techniek, maar ook de organisatie. De overstap betekende immers een nieuwe manier van werken voor alle medewerkers. Daarom investeerde Cegeka sterk in begeleiding, communicatie en trainingen, zodat medewerkers het nieuwe systeem vlot konden omarmen. 

Christel Simoen, ICT Medewerker, OVAM: “Samen met Cegeka hebben we een grondige migratie uitgevoerd van documenten uit Alfresco naar SharePoint. Voor procesgebonden documenten kozen we voor aparte SharePoint-sites onder de naam ‘Bemos’, terwijl andere documenten een plaats kregen in Teams, ondersteund door een SharePoint-site op de achtergrond.” 

Een samenwerking gebouwd op vertrouwen 

Medewerkers werden stap voor stap begeleid in de nieuwe werkwijzen, van het gebruik van metadata tot samenwerken in documenten en het vinden van informatie via de nieuwe zoekmogelijkheden. Dankzij die persoonlijke aanpak kon OVAM de adoptie soepel laten verlopen en kon de documentmanagementomgeving evolueren naar een moderne, veilige en schaalbare M365-omgeving. 

“Door de persoonlijke en individuele aanpak tijdens het proces is de migratie gekneed naar de noden van de business. Elke SharePoint-site kreeg een individuele look & feel binnen een uniform geheel”, Christel Simoen, ICT Medewerker, Ovam. 

Klaar voor de toekomst 

Met SharePoint Online beschikt OVAM nu over een robuuste, toekomstgerichte omgeving die de organisatie in staat stelt om verder te digitaliseren. Automatisatie via Power Automate, naadloos samenwerken en locatie-onafhankelijk werken zijn intussen dagelijkse realiteit. Bovendien is OVAM klaar om nieuwe innovaties zoals M365 Copilot en AI-gestuurde processen te introduceren. 

De samenwerking met Cegeka resulteerde in een veilige, succesvolle migratie en een duidelijke groei in digitale maturiteit, een stevige basis voor efficiënter en informatiegestuurd werken binnen al haar kerntaken.