Lean starten, slim groeien, maximale impact: zo rolt Vadigran Dynamics 365 Business Central uit

Future-proof in de cloud

“Ons doel was helder: een toekomstbestendige oplossing in de cloud”, vertelt Tim Du Bois, head of IT. “We gingen de markt op, bundelden een aantal voorstellen en besloten bij de Microsoft-familie te blijven. In 2023 hadden we Microsoft 365 al uitgerold, dus Microsoft Dynamics 365 Business Central sloot daar perfect bij aan.”

Lean en mean startproject

Ook over de aanpak was er snel consensus: klein starten, met een gerichte implementatie bij Vadipro. De focus lag op functionaliteit voor productie en artikeltracering.

“De productieprocessen bij Vadipro waren organisch gegroeid”, zegt Bram De Daele, solution achitect bij Cegeka. “Er was weinig zicht op de productieflow en de rapportering was beperkt. Business Central bracht daar verandering in.”

Vandaag verloopt de productieplanning strak. Elk batchnummer is van grondstof tot eindproduct perfect te traceren. Maar de grootste winst zit in de rapportering: geen zoektochten of foutgevoelige Excel-bestanden meer, maar realtimecijfers op één centrale plek. Dat zorgt voor overzicht, inzichten en dus betere beslissingen.

Sleutel tot succes? De mensen!

Als we Tim naar de ‘lessons learned’ vragen, hamert ook hij op het belang van een goede implementatiepartner: “Kies een partner die je begrijpt en die met je meedenkt. Wij kozen heel bewust voor een lean en mean project en Cegeka hield het tempo strak. Daarnaast zijn goede key users goud waard. Geef hun voldoende tijd om alles grondig te testen en feedback te geven.”

Geen salespraatjes, wel partnership!

Van verkennende analyse tot de bouw- en releasefase: Cegeka begeleidde de implementatie in elke stap. Het Vadipro-team was nauw betrokken. “Het engagement van zowel IT als het management was cruciaal”, gaat Bram verder. “Niet alleen de general manager en key users, maar ook mensen op de werkvloer dachten met ons mee. Alles verliep vlot, open en transparant. Naast de tweewekelijkse projectmeetings konden we altijd bij elkaar terecht, ook met kritische vragen. We voelden elkaar gewoon goed aan.”

Dat bevestigt ook Pierre: “We kozen Cegeka omdat we meteen een goed gevoel hadden bij hun projectaanpak. Ze kwamen niet met een verkooppraatje, maar leken ons heel eerlijk en to the point. Dat bleek doorheen het project ook echt zo te zijn. Het klikte tussen de mensen aan beide kanten. En dat voel je in het resultaat.”

Hij complimenteert het team voor hun strikte scopebewaking en transparante communicatie over het budget: “We rondden het project af in drie maanden, zelfs een paar dagen voor de voorziene datum. En met 80% van het budget.”

Next up: Vadigran zelf

Ook na de go-live blijft Cegeka betrokken. Het Managed Services-team staat er klaar met dagelijkse support én advies om de productieprocessen verder te optimaliseren. Zo lanceerden ze onlangs een visualisatiesysteem voor de productieplanning, voor nog meer inzicht en sturing. Binnenkort krijgen de logistieke processen een upgrade.

En Tim kan zijn ervaringen binnenkort delen met zijn collega’s van de Vadigran-groep. Met de inzichten van Vadipro op zak, is de rest van de groep nu immers klaar voor de stap naar Microsoft Dynamics 365 Business Central. “Dat wordt een groter en complexer project, waar we maar wat graag onze schouders onder zetten”, aldus Bram.