Je cloudkosten lopen op maar je hebt het zelf nog niet door. Dit is er aan de hand

Als de kosten van energie, personeel of grondstoffen stijgen, heb je dat vrij snel door. De cijfers gaan in het rood, de marges komen onder druk te staan en je neemt direct maatregelen. Je neemt even geen mensen meer aan, verandert van leverancier of legt zonnepanelen op het dak. Maar met de kosten van cloudsoftware is iets geks aan de hand. Die kunnen stevig aantikken zonder dat je het doorhebt. Het komt voor dat bedrijven tonnen of zelfs miljoenen te veel betalen. Waarom wordt er niet ingegrepen als de kosten stijgen? De pijnlijke waarheid is dat veel organisaties helemaal niet weten dat ze te veel betalen. Ze hebben simpelweg niet door dat ze een probleem hebben.   

Geleidelijk geven steeds meer organisaties hun digitale transformatie richting met cloudoplossingen. Stap voor stap migreren bedrijven en instellingen hun digital core naar de cloud. Dat gebeurt om allerlei goede redenen. Cloudoplossingen zijn eenvoudig te benaderen, altijd up to date en makkelijk op- en af te schalen. Met een paar drukken op de knop organiseer je een prachtige cloudomgeving en begin je met bouwen en inrichten. Dat gemak is ook een valkuil, want voor je het weet, betaal je de hoofdprijs. We zetten de vier belangrijkste oorzaken voor je op een rijtje.   

Oorzaak: te weinig inzicht 

De kostenstructuren van cloud kunnen behoorlijk complex zijn. Als je niet precies weet hoe en waar kosten ontstaan, kan de factuur vlot oplopen. Een mooi voorbeeld zijn de kosten van OTAP-straten. De focus ligt vaak op het productie systeem waar iedereen in werkt. Terwijl iedereen zich vooral op de productieomgeving focust, worden er links en rechts ontwikkelomgevingen opgezet die óók elke maand geld kosten. Soms zijn de kosten van die ontwikkelomgeving hoger dan die van de productieomgeving. 

Oorzaak: gebrek aan communicatie 

Wat we ook zien gebeuren is dat technisch verantwoordelijken niet of te weinig communiceren met degenen die inhoudelijk en financieel verantwoordelijk zijn. IT, de business en Finance zitten niet aan dezelfde tafel, spreken niet dezelfde taal en hebben vaak totaal andere belangen. Als de IT-afdeling niet communiceert met de business en de financieel verantwoordelijken, kan het zomaar gebeuren dat techneuten keuzes maken die technisch prima te verantwoorden zijn, maar financieel of inhoudelijk niet voldoende onderbouwd zijn. Misschien is je cloudomgeving bijvoorbeeld helemaal ingericht om topprestaties te leveren tijdens piekmomenten. Mogelijk komen die piekmomenten maar een paar keer per jaar voor en betaal je elke maand voor capaciteit die je niet nodig hebt.  

Oorzaak: geen kloppende businesscase 

Als je een applicatie uitrolt, moet je zeker weten dat de nieuwe oplossing daadwerkelijk waarde toevoegt. Het komt voor dat techneuten applicaties introduceren of bouwen zonder precies te weten wat het einddoel is, wat de exacte wensen van de business zijn of wat de businesscase is. De moderne, gebruiksvriendelijke cloudsystemen leggen je daarbij geen strobreed in de weg; je bouwt heel vlot een werkende oplossing. Als die oplossing vervolgens niet of nauwelijks gebruikt wordt, zijn de maandelijkse cloudkosten weggegooid geld. Wordt de oplossing wél goed gebruikt, maar zijn de maandelijkse kosten te hoog, dan schiet de oplossing z’n doel ook voorbij.   

Oorzaak: te weinig eigenaarschap 

IT realiseert een mooie, veilige, schaalbare cloudoplossing voor de business die naadloos binnen de architectuur past. De business gebruikt de oplossing. Wat er maandelijks afgerekend wordt, maakt ze niet uit. Voor de business is de oplossing gratis, de kosten van hun cloudoplossing drukken niet op hun budget. Ze weten waarschijnlijk niet eens wat de oplossing elke maand kost. De afdeling Finance betaalt op haar beurt de maandelijkse cloudfacturen maar kan niet zien of IT haar werk goed gedaan heeft, waar al die maandelijkse kosten voor zijn en of de functionaliteit aansluit bij wat de business daadwerkelijk nodig heeft. Iedereen doet in zijn eigen silo de juiste dingen maar niemand toont eigenaarschap. Niemand legt verantwoording af over het verbruik en de maandelijkse kosten. En zonder dat iemand er een punt van maakt, lopen de cloudkosten tóch geleidelijk uit de hand. 

Maak kennis met FinOps 

Om meer grip te krijgen op de kosten en op alles wat er gebeurt in de cloud moeten er wat dingen veranderen. Je moet af van die eenzijdige kijk op het eigen werk, de eigen afdeling en de eigen verantwoordelijkheden. Die silo-gedreven aanpak moet plaatsmaken voor een nieuwe manier van denken en werken waarbij degene die de inhoud bepaalt, degene die de techniek regelt en degene die de rekening betaalt veel nauwer met elkaar samenwerken. Die benadering heet FinOps.  

FinOps is een samentrekking van de woorden Finance en Operations en combineert de financiële aspecten van de cloud met business en IT. Door cross-functionele projectteams op te tuigen waarin niet alleen technische mensen zitten, maar ook inhoudelijke experts en financiële professionals verandert de hele dynamiek. Wanneer zo’n team investeringsbeslissingen moet nemen of gerichte architectuurkeuzes moet maken, kan het immers veel betere afwegingen maken tussen zaken als snelheid, kosten en kwaliteit. Het wordt veel makkelijker om producten sneller op te leveren terwijl én voor meer financiële controle en voorspelbaarheid zorgen.  

Wil je meer weten over FinOps? Schrijf je dan in bij ons webinar over FinOps: “FinOps: De Game Changer voor successvolle cloudadoptie en kostenbeheersing”. In dit webinar duiken we in de wereld van FinOps. Jasenko Mesic en Mohammed el Fizazi laten zien (incl. demo) hoe je met een gestructureerde aanpak grip krijgt op je cloudkosten en -gebruik.