Legacy-systemen uitfaseren: wanneer kun je verantwoord de stekker eruit trekken?

Een nieuw systeem betekent niet automatisch het einde van het oude

Bij verzekeraars zijn IT-landschappen vaak het resultaat van tientallen jaren productontwikkeling, fusies en overnames. Polisadministraties bevatten historische contracten, afwijkende productvoorwaarden en gegevens die op verschillende manieren zijn vastgelegd.

Bij de vervanging van zo'n administratie gaat veel aandacht naar het implementeren van het nieuwe platform. Maar ondertussen blijft het oude systeem vaak nog beschikbaar, bijvoorbeeld omdat historische informatie geraadpleegd moet worden of omdat niet alle gegevens direct naar de nieuwe omgeving kunnen worden overgebracht.

Daardoor kan een organisatie tijdelijk met twee administraties blijven werken. De nieuwe omgeving brengt extra mogelijkheden, maar de kosten en complexiteit van het oude landschap verdwijnen nog niet.

Voor de businesscase is daarom één vraag bepalend: wanneer kunnen we het bestaande systeem daadwerkelijk uitfaseren?

Datamigratie en datakwaliteit zijn twee verschillende vraagstukken

Een belangrijk onderscheid is dat het succesvol migreren van data niet automatisch betekent dat de kwaliteit ervan verbetert.

Gegevens kunnen technisch correct worden overgezet, inclusief fouten, ontbrekende waarden of inconsistenties die al in de bronadministratie aanwezig waren. Het oorspronkelijke systeem kan vervolgens worden uitgefaseerd, terwijl die kwaliteitsproblemen in de nieuwe omgeving blijven bestaan.

Andersom kan een organisatie haar datakwaliteit aanzienlijk verbeteren zonder direct systemen te vervangen.

Het zijn dus twee afzonderlijke doelstellingen, die binnen een moderniseringstraject wel samen kunnen komen.

Wanneer je toch bezig bent om gegevens te analyseren en over te brengen, kan het interessant zijn om bestaande kwaliteitsproblemen tegelijkertijd aan te pakken. Maar dat vraagt om expliciete keuzes over de scope, verantwoordelijkheden en gewenste resultaten.

Voor een gecontroleerde uitfasering staat een andere vraag centraal: is alle benodigde informatie correct overgedragen, toegankelijk gebleven of op een andere verantwoorde manier beschikbaar gemaakt?

De praktijk bij a.s.r.: datakwaliteit én systeemrationalisatie

Een voorbeeld waarbij beide doelstellingen samenkwamen, is het traject bij a.s.r. Levensverzekeringen.

De verzekeraar beschikte over meer dan een miljoen polissen, verdeeld over zeven bronsystemen. Door de lange historie en diversiteit aan verzekeringsproducten kende de administratie aanzienlijke complexiteit.

Samen met Cegeka werkte a.s.r. aan het analyseren, valideren en verbeteren van de bestaande polisgegevens.

Bij 35% van de polissen werd de datakwaliteit verbeterd. Daarnaast werden processen gestandaardiseerd en de zeven bronsystemen uitgefaseerd.

Dit praktijkvoorbeeld laat zien hoe datakwaliteitsverbetering en systeemrationalisatie binnen één verandertraject kunnen worden gecombineerd. Niet omdat het verbeteren van iedere gegevenskwaliteit noodzakelijk is om systemen uit te faseren, maar omdat beide doelstellingen kunnen bijdragen aan een eenvoudiger en beter beheersbaar IT-landschap.

De boardroomvraag: wanneer is uitfaseren verantwoord?

Voor bestuurders en IT-directeuren is de belangrijkste vraag niet alleen of de nieuwe applicatie werkt, maar ook of de organisatie verantwoord afscheid kan nemen van de bestaande omgeving.

Daarbij spelen drie vragen een belangrijke rol:

1. Zijn alle gegevens die nodig zijn voor de toekomstige bedrijfsvoering correct overgebracht of op een andere verantwoorde manier beschikbaar gehouden?
2. Kunnen we aantonen dat historische contractinformatie, financiële gegevens en onderlinge relaties toegankelijk en bruikbaar blijven?
3. Op basis van welke acceptatiecriteria besluiten we dat het oude systeem definitief buiten gebruik kan worden gesteld?

Het antwoord vraagt om meer dan een succesvolle technische overdracht.

Door bron- en doelgegevens gecontroleerd te vergelijken, transformaties inzichtelijk vast te leggen en afwijkingen te verklaren, ontstaat onderbouwing voor een verantwoord uitfaseerbesluit.

Van migratie naar een beheersbare uitfasering

Bij Cegeka ondersteunen we organisaties bij het gecontroleerd migreren van bedrijfskritische gegevens. Met meer dan twintig jaar ervaring en onze Smart Data Suite helpen we bij het analyseren, transformeren, valideren en reconciliëren van data.

Daarbij maken we inzichtelijk welke gegevens zijn verwerkt, welke conversieregels zijn toegepast en welke verschillen aandacht vragen.

Dat geeft organisaties meer grip op het migratietraject en ondersteunt de besluitvorming over het buiten gebruik stellen van bestaande systemen.

Want uiteindelijk draait legacy-modernisering niet alleen om het implementeren van nieuwe technologie. De verwachte voordelen komen pas volledig binnen bereik wanneer je ook verantwoord afscheid kunt nemen van het oude landschap.

Hoe zeker ben jij van je uitfaseerplanning?

Sta je voor het vervangen of consolideren van bedrijfskritische administraties? Dan is het verstandig om tijdig inzicht te krijgen in de afhankelijkheden tussen je datamigratie en de geplande systeemuitfasering.

Ontdek hoe Cegeka je ondersteunt bij een gecontroleerde datamigratie en het aantoonbaar onderbouwen van migratieresultaten.