Je polisadministratie vervangen in het Solvency II-jaar? De vraag die je bestuur moet stellen

Waarom de timing ertoe doet

De cijfers voor het kapitaalvereiste en de voorzieningen komen uit je polisdata. Wijzigt de berekening terwijl ook de bron van die data verhuist, dan stapelen twee veranderingen zich op. Dat is een eigen inschatting van Cegeka, geen verplichting van de toezichthouder. Maar het is wel het scenario waarin afwijkingen het moeilijkst te verklaren zijn: ligt het verschil aan de nieuwe rekenregels of aan de migratie?

Daar komt DORA bij. Sinds 17 januari 2025 is DORA van toepassing op financiële entiteiten die binnen de reikwijdte vallen, waaronder verzekeraars. Het bestuursorgaan stelt het ICT-risicobeheerkader vast, houdt er toezicht op en draagt de eindverantwoordelijkheid. Een migratie van je kernadministratie vormt daarbij een relevant ICT-risico dat je moet beheersen en aantoonbaar kunnen verantwoorden.

Een gecontroleerde migratie maakt je organisatie niet automatisch DORA-compliant. Maar zonder grip op de migratie wordt die verantwoording aanzienlijk lastiger.

De boardroomvraag

We zien dat bestuurders in dit soort trajecten drie belangrijke vragen vaak te laat stellen:

1. Kunnen we aantonen dat de financiële totalen (premies, voorzieningen en verzekerde waarden) vóór en na de migratie aansluiten, en eventuele verschillen verklaren?
2. Als onze Solvency II-uitkomsten veranderen, kunnen we dan vaststellen waardoor dat komt? Zijn verschillen het gevolg van aangepaste berekeningen en regelgeving, of van veranderingen in de onderliggende polisdata door de migratie?
3. Kunnen we tijdens de systeemovergang betrouwbare Solvency II-rapportages blijven opleveren? En kunnen we de herkomst en juistheid van die cijfers aantonen richting bestuur, accountant en toezichthouder?

Wie deze vragen pas na de laatste proefconversie stelt, heeft vaak onvoldoende tijd om ze goed te beantwoorden.

Ons standpunt

Datamigratie hoort niet slechts als technisch onderdeel thuis in het implementatieproject van je softwareleverancier. Het verdient een eigen werkstroom, met een eigen verantwoordelijke, duidelijke acceptatiecriteria en rechtstreekse rapportage aan het bestuur.

De verantwoordelijkheid voor de juistheid van je data blijft immers bij je eigen organisatie liggen, niet bij de leverancier van je nieuwe systeem.

Wat dat in de praktijk vraagt

Cegeka voert al meer dan twintig jaar complexe datamigraties uit in Nederland. Onze Smart Data Suite ondersteunt daarbij vier belangrijke onderdelen: het analyseren van brondata, het transformeren volgens vastgelegde business rules, het valideren van de gegevens en het reconciliëren van bron- en doeldata.

In elke fase leggen we vast welke data, regels en controles zijn gebruikt. Zo kun je richting je bestuur, accountant en toezichthouder aantonen hoe een uitkomst tot stand is gekomen.

Weet jij waar het grootste migratierisico zit?

Plan een migration readiness-gesprek van 45 minuten met een van onze migratiespecialisten. We bespreken je tijdlijn, brengen mogelijke risico’s in kaart en bepalen samen waar extra aandacht nodig is voordat de herziene Solvency II-regels moeten worden toegepast.