Voorkom de Valley of Despair met Solution Adoption

Wat is de Valley of Despair?

Veel bedrijven belanden met hun IT-project uiteindelijk in de Valley of Despair (vallei van wanhoop). Ze verwachten namelijk dat het nieuwe IT-systeem vanzelf voor verbetering zorgt. Met dit systeem kunnen collega’s namelijk veel soepeler en efficiënter werken. In de praktijk blijken diezelfde collega’s het systeem te mijden of verkeerd in te zetten. De gewenste effecten blijven dus uit en de projectdoelen lijken ineens onbereikbaar. Deze ontmoedigende periode na zo’n grote verandering heet de Valley of Despair.

Hoe voorkom je de Valley of Despair?

De Valley of Despair helemaal omzeilen lukt nagenoeg niet. Het is logisch dat medewerkers aan hun nieuwe IT-systemen moeten wennen. Dat kost tijd en is ook helemaal niet erg. Wel kun je er alles aan doen om zo veel mogelijk problemen voor te zijn en jouw aanwezigheid in de vallei tot een minimum te beperken. Dat begint bij oog voor de zachte, menselijke aspecten van een IT-project. Solution Adoption helpt daarbij.

Het doel van Solution Adoption is dat gebruikers met de nieuwe software werken zoals bedoeld, hier graag mee werken en blij zijn met de nieuwe situatie. Als dat gebeurt, haal je ook de doelstellingen van het project.

In vier stappen naar verandersucces

Solution Adoption bestaat uit vier fasen. Het is van belang om bij iedere fase te bedenken dat een grote organisatorische verandering start met de verandering vanuit het individu.

Stap 1 – Voordenken

In de voordenkfase begin je met de juiste voorbereidingen. Idealiter gaat deze fase vooraf aan de start van het IT-project of in ieder geval vooraf aan daadwerkelijk keuzes. Hoe eerder je medewerkers meeneemt in het project, hoe beter.

Breng het speelveld nauwkeurig in kaart. Wie is de doelgroep die de nieuwe oplossing gaat gebruiken? Welke wensen en eisen hebben medewerkers? Hoe zorg je dat iedere medewerker optimaal met de tool gaat werken? Met de antwoorden op dit soort vragen kom je per type gebruiker tot een adoptie-strategie die werkt.

Stap 2 – Uitrol

Eindgebruikers informeer je in deze fase over alle toekomstige veranderingen: wat, waarom en wanneer. Zo zorg je voor een zachte landing. Ook in deze fase speelt de adoptieconsultant een belangrijke rol. De consultant begeleidt het veranderproces en werkt nauw samen met de project- of programmamanager. Bij iedere keuze die impact heeft op mensen, processen en technologie, betrek je de adoptieconsultant. Daardoor ben je er zeker van dat de belangen van gebruikers telkens zijn meegenomen.

Stap 3 – Ingebruikname

Na alle voorbereidingen, start je nu met de daadwerkelijke verandering. Mensen trainen, communiceren en alle plannen uitvoeren. Deze fase start ruim voor de live-gang van de IT-oplossing. Elke gebruiker moet immers goed voorbereid met de nieuwe oplossing aan de slag gaan. Na de live-gang haal je feedback op. Hiermee optimaliseer je de oplossing en verbeter je het trainingsmateriaal.

Stap 4 – Nazorg

Is de implementatie afgerond? Het project nog niet. Vanaf nu leren gebruikers de oplossing steeds beter kennen. Iedere dag krijg je dus feedback waarmee je de tevredenheid van de medewerkers verder kan vergroten. Bijvoorbeeld via een extra handleiding of een grotere knop. Overigens is deze feedback ook nuttig als je de oplossing niet in één keer, maar bijvoorbeeld vestiging voor vestiging of team voor team implementeert. Bij volgende implementaties kun je deze feedback namelijk voorkomen.

En wil je echt voor blijvende verandering zorgen. Denk dan goed na over onboarding van nieuwe mensen en hoe je zorgt dat documentatie over de oplossing actueel blijft.

Met deze vier stappen zorg je voor een doordacht en goed begeleid verandertraject. In ons whitepaper ‘IT implementeren zonder wrijving’ behandelen we deze stappen nog uitgebreider, gaan we in op de resultaten die je mag verwachten en benoemen we drie nuttige takeaways voor als je met je volgende IT-project start.