Zorgverleners GGD regio Utrecht kunnen nu overal snel werken

Voor de zorgverleners van de GGD regio Utrecht is elke woning in de provincie een potentiële werkplek. Maar de digitale middelen van de gezondheidsorganisatie waren daar niet op ingesteld. Logge laptops, trage systemen en een eigen serverruimte speelden de GGD’ers parten. Cegeka migreerde de 750 medewerkers en zestig vestigingen naar een moderne, cloud-based werkomgeving.

In een periode van tien jaar maakten we zes fusies door’, vertelt Michel Bosman, Manager I&A bij de GGD regio Utrecht. ‘Onze oude IT-omgeving stamde uit 2008 en was nooit meer herzien, terwijl de digitale mogelijkheden in de tussentijd enorm zijn toegenomen. Denk aan apps en online video’s. Met onze middelen konden we die ontwikkelingen niet meer bijbenen.’

Pen en papier

De Jeugdgezondheidszorg moet jongeren kunnen aanspreken met korte video’s. Wij kwamen niet verder dan een flyer, want video’s editen was niet mogelijk. Als een schoolarts op school een filmpje wilde laten zien, was hij afhankelijk van de techniek van de school. Onze zorgverleners zaten op hun beurt bij mensen thuis met zware laptops op schoot. Het kwam regelmatig voor dat het systeem zo traag was, dat ze de laptop maar dichtklapten en met pen en papier gingen werken.’

Volgens Bosman stond de infrastructuur letterlijk op instorten. ‘Onze servers stonden on-premise. Ze waren langzaam en niet meer van deze tijd. Het was echt van: ze draaien nog, we hebben geluk. Maar we wisten dat als het fout zou gaan, de GGD niet zomaar morgen weer in de lucht zou zijn. Dat zou weken kunnen duren. Dus hakten we de knoop door: dit moet echt anders.’

Vertrouwen

Links en rechts werden door de GGD diverse deelopdrachten aanbesteed, onder meer voor nieuwe laptops (Microsoft Surface), licenties en mobiele abonnementen. Daarna moest de organisatie op zoek naar een partner om de verschillende oplossingen aan elkaar te knopen. Tien IT-bedrijven, waaronder Cegeka, werden uitgenodigd voor een pitch.

‘In het selectieproces stelden veel vragen: hoe vliegen jullie dit aan, wat doen jullie met dat onderdeel, hoe zit het met de logistiek? In de beantwoording was Cegeka duidelijk en concreet. Bovendien is het een grote organisatie met veel capaciteit. Die zaken gaven voor ons de doorslag.’

Onder leiding van Cegeka werd de hele GGD-organisatie in een half jaar tijd overgezet naar de cloud en een Office 365-werkomgeving – geen eenvoudige opgave gezien de tientallen vestigingen en 750 medewerkers, die niet allemaal even IT-vaardig zijn. ‘Voor ons was het dan ook een heel spannend traject. Een verandering als deze maak je niet dagelijks door’, blikt Bosman terug.

Focus op resultaat

‘Cegeka heeft ons uitstekend bijgestaan. Tijdens zo’n transitie loop je altijd tegen onverwachte zaken aan. Juist daarin zit de kracht van de samenwerking. De focus van Cegeka lag altijd op het eindresultaat, niet op tussentijdse afwijkingen, probleempjes en kosten. Speelt er iets, dan lossen ze het direct op, zonder discussie over tijd of geld. Met Cegeka is er sprake van een échte samenwerking. Zijn er nog kleine issues hier en daar? Tuurlijk, daar ontkom je niet aan, en die worden ook opgelost. Maar het ontwerpen, bouwen en migreren van een volledig nieuwe omgeving, in zes maanden tijd, dat vind ik een héél knappe prestatie.’

‘De GGD heeft een grote slag gemaakt. We hebben nu veel meer mogelijkheden. We kunnen vanaf elke plek bij onze documenten en elke vestiging heeft zijn eigen toegang tot internet. De mensen zijn ontzettend blij met alles. Ze zien dit ook als een stukje positieve aandacht, een waardering van- en investering in hun zorgtaken. Zij hebben nu mooie, lichte laptops met touchscreens. Ze kunnen Skypen en eenvoudig bestanden delen via SharePoint. Een collega vatte het mooi samen: ‘Dit is niet zomaar één stap vooruit, maar vijf lichtjaren.’’