Uw ERP optimaliseren is een must om agile te blijven: een plan van aanpak

Continue optimalisatie van uw ERP is een must om agile te blijven: 5 stappen naar succes

De bedrijfswereld van vandaag evolueert snel. Om succesvol te zijn in deze omgeving moet u uw processen, producten en diensten kunnen verbeteren en aanpassen aan de veranderende behoeften van de markt. Dit geldt ook voor uw ERP-systeem. Als u uw organisatie flexibel en wendbaar wilt houden, moet u uw ERP-systeem zien als een continue investering en niet als een eenmalige uitgave. Hoog tijd om de supportfase de aandacht te geven die ze verdient.

 In het verleden werd een ERP-implementatie vaak gezien als een langdurig, veeleisend en complex proces met slechts één concreet resultaat: een krachtig ERP-systeem dat alle afdelingen en processen in de komende tien jaar ondersteunt en geen verdere inspanning vereist.

 Hierdoor blijven organisaties echter vast zitten in het verleden. De wereld om ons heen is immers continu in verandering, net als de markt, uw klanten en concurrenten, om nog te zwijgen over de technologie. Als u wilt dat uw organisatie mee is met al deze veranderingen is het belangrijk dat uw ERP-systeem mee verandert. Gebeurt dat niet, dan zal het na verloop van tijd gaan vastlopen en misschien zelfs toekomstige groei en innovatie in de weg staan.

Continue verbetering: een mindset die steunt op veranderingen inuw organisatie en applicaties

Uw ERP-systeem kan en mag niet in steen gebeiteld zijn. Beschouw het liever als een work in progress dan als een eenmalige implementatie. Hoe meer u uw ERP-systeem gaandeweg blijft verbeteren, des te beter uw organisatie zal kunnen inspelen op veranderingen in de markt.

 Dit doet u door te kiezen voor moderne bedrijfsapplicaties in de cloud die regelmatig een update of upgrade krijgen en van nieuwe functionaliteit worden voorzien. Stilstaan is bijna onmogelijk geworden. Niet vooruit gaan is achteruit gaan. Dankzij onze Application Managed Services kunt u optimaal gebruikmaken van de vele mogelijkheden en uw organisatie en ERP-software nog jarenlang optimaal laten presteren.

 Ontdek de vijf essentiële stappen om het volle potentieel van uw Dynamics 365-oplossing te benutten in de onderstaande video en lees verder om erachter te komen hoe u dat in de praktijk kunt brengen. 

1. Ga voor een agile manier van denken

In de snel evoluerende bedrijfswereld van vandaag moet u mee zijn met de trends in de markt en uw bedrijfsprocessen continu verbeteren om relevant te blijven. Om uw ERP te optimaliseren hebt u dus nood aan een mindset van continue verbetering voor uw bedrijfssoftware.

Daarom is het belangrijk om te werken aan een agile mindset bij iedereen in uw team. Door een veilige en efficiënte omgeving te creëren waarin teamleden verbeteringen voor uw activiteiten of applicaties kunnen voorstellen, kunt u uw organisatie klaarstomen voor de toekomst.

Duid bijvoorbeeld enkele key users aan die regelmatig voorstellen verzamelen, creëer een centraal platform of document waar uw gebruikers zelf ideeën kunnen toevoegen of vraag uw collega's om voorstellen rechtstreeks naar uw implementatiepartner te sturen. Bedrijfsapplicaties in de cloud bieden u alle digitale tools die u nodig hebt om kansen te grijpen zodra ze zich voordoen.

2. Houd de initiële scope zo klein mogelijk

Bepaal de minimaal werkbare scope voor de implementatie van uw ERP. Dit zijn de modules en functies die absoluut noodzakelijk zijn op het moment van de go-live. Voorbeelden zijn facturering, voorraadbeheer, een gecentraliseerde administratie, enzovoort. Meestal zijn dit bedrijfsprocessen die u al eerder had geautomatiseerd met behulp van een ouder ERP-systeem of een andere applicatie.

Kleine tweaks, verbeteringen van bedrijfsprocessen, extra modules en "nice-to-haves" houdt u beter voor de supportfase. Deze benadering klinkt misschien onlogisch, maar legt een goede basis voor specifieke optimalisaties die gericht en efficiënt manier kunnen worden uitgevoerd.

3 redenen om een minimum werkbare scope op te stellen

1. Minder risico's

Wanneer u overstapt op een nieuw ERP-systeem, brengt de implementatiefase bepaalde risico's met zich mee. U wilt de continuïteit van uw bedrijf niet in het gedrang brengen. Daarom is het belangrijk dat elke functie die u als prioritair hebt aangemerkt bij het bepalen van de scope ook na de go-live correct werkt. Met andere woorden: hoe groter de scope, des te groter het risico.

2. Fit for purpose

Het kan misschien een goed idee lijken om leuke features en nieuwe methoden toe te voegen, maar bedenk wel dat u het nieuwe ERP-systeem nog niet hebt gebruikt. Het is moeilijk te voorspellen of bepaalde extra functies (die ook extra tijd en budget vereisen) uiteindelijk waarde zullen toevoegen, de efficiëntie zullen verbeteren, de doorlooptijd zullen verkorten of de kosten zullen drukken. Door een systeem te optimaliseren dat al in gebruik is, kunt u doelgerichte en onderbouwde verbeteringen doorvoeren.

3. Maak verandering behapbaar 

De inspanningen die uw medewerkers moeten leveren bij een uitgebreide implementatie kunnen leiden tot een te hoge werkdruk binnen uw team. Ze moeten naast hun dagdagelijkse taken immers ook input geven aan uw implementatiepartner, leren hoe het nieuwe systeem werkt en het verschillende keren testen. Door de implementatie minder complex te maken, zullen uw mensen sneller bereid zijn om zich aan veranderingen aan te passen op langere termijn.

3. Bewaar kleine tweaks voor de supportfase

Wanneer uw team al een tijdje met het nieuwe ERP-systeem werkt, is het gemakkelijker om te bepalen welke belangrijke functies ontbreken en welke procesflows moeten worden bijgestuurd. Durf verder te kijken dan de standaardbenadering voor de support van uw applicaties. Naast incident management, waarbij uw implementatiepartner problemen oplost die in uw ERP opduiken, kunt u ook vragen om de volgende opties te voorzien:

• extra bedrijfsprocessen met een CRM- of HRM-systeem
• uitbreidingen van rapportagefuncties die u een beter inzicht geven in uw activiteiten
• modules voor onderhoudsbeheer om uw bedrijfsmiddelen op te volgen
• …

Welke voordelen ervaart Eurofins Genomics na de go-live van hun ERP-optimalisatie?

Eurofins Genomics, een toonaangevende wereldspeler op het gebied van laboratoriumtests, klopte bij Cegeka aan om de digitale transformatie van het bedrijf te versnellen met behulp van Microsoft Dynamics.

Na de initiële implementatie van Finance & Supply Chain Management, vergadert ons team nu maandelijks met de projectsponsor van Eurofins Genomics om mogelijke optimalisaties en volgende stappen te bespreken. Op dit moment wordt de scope uitgebreid met Dynamics CRM & HRM, zodat Eurofins Genomics stapsgewijs de mogelijkheden van de volledige Microsoft Dynamics stack kan gaan benutten.

• Met Dynamics CRM beschikken ze nu over duidelijk end-to-end case en opportunity management, een communicatief e-mailplatform en rapportage- en analysemogelijkheden.
  
  
• Met Dynamics HRM wordt het mogelijk om snel HR-taken aan te maken en op te volgen voor onboarding en offboarding, en belangrijke HR-gegevens te beheren, waaronder:
  
  
  • opzetten van een medewerker/contractant
  • competenties en ontwikkeling (certificaten, cursussen, vaardigheden...)
  • opzetten van de rol en functie (duur van de functie, taken, verantwoordelijkheden...)
  • …
    
    

Door deze extra bedrijfsprocessen in het ERP-systeem te integreren, kan Eurofins Genomics al zijn bedrijfsgegevens centraal beheren, de handmatige administratieve taken beperken en zo de efficiëntie verbeteren.

4. Maak structureel tijd en budget vrij voor optimalisaties

Het is belangrijk om optimaal gebruik te maken van de nieuwe mogelijkheden die continu worden toegevoegd om ervoor te zorgen dat uw ERP de snelheid van uw organisatie kan bijhouden. Het is beter om verder te gaan dan incident- en probleembeheer, maar dat vergt natuurlijk enige planning vooraf.

Voorzie daarom voldoende tijd en budget om de suggesties van uw team te analyseren en een prioriteit te geven en om de applicatie bij te werken of nieuwe functies toe te voegen. Plan vervolgens periodieke releases in nauwe samenwerking met uw implementatiepartner om verbeteringen in de praktijk te brengen.

Dit is hoe we bij Cegeka omgaan met de continue optimalisatie van uw ERP. Vanaf het begin wijzen we een bepaald budget en tijd toe aan incidenten, probleembeheer en applicatiemonitoring. Tot slot wordt een deel van het budget besteed aan regelmatige optimalisaties die voor uw organisatie prioritair zijn.

Hoe continue optimalisaties in de praktijk worden gebracht bij Carglass

Carglass, een internationale speler in glasreparatie en -vervanging, rekent op Microsoft Dynamics om toekomstige groei te stimuleren. Cegeka ondersteunt hen maandelijks met continue verbeteringen om hun belangrijkste activiteiten verder uit te bouwen:

• Europees distributiecentrum - optimalisering van de logistieke processen

De optimalisaties en updates zijn vooral gericht op het versnellen van hun logistieke processen en het integreren van nieuwe bedrijfsprocessen of distributielocaties in het ERP-systeem zodat deze meegroeien met de veranderende bedrijfsbehoeften. Zo zal een nieuwe tool voor planning en prognose bijvoorbeeld de volledige Europese logistieke keten van Carglass centraliseren en vereenvoudigen.

• Automatisering van administratieve taken bij het plaatsen van ruiten 

Dynamics ondersteunt de dagelijkse activiteiten van 42 Carglass-vestigingen in België, Nederland en Luxemburg. Een van de verbeteringen die we na de go-live hebben toegevoegd, was een volledig geautomatiseerde check-in flow voor klanten die is gekoppeld aan het ERP-systeem. Klanten die bij Carglass aankomen, kunnen aan een interactief loket vragen om de service die ze nodig hebben en onmiddellijk alle vereiste informatie invoeren.

Alle gegevens worden vervolgens automatisch verwerkt en geregistreerd in het ERP-systeem. Klanten hoeven dus niet meer op een medewerker te wachten om werkorders of klantendossiers in te vullen. Dit zorgt onmiddellijk voor een betere klantenervaring. Bovendien heeft het Carglass-team nu veel minder administratieve taken en kan het zich meer op zijn kerntaken concentreren.

Bekijk de Carglass customer case

5. Vertrouw op ons: wij maken het verschil met onze Application Managed Services

Ons serviceteam staat 24 op 7 voor u klaar met supportservices die uw bedrijfsapplicaties gegarandeerd veilig en stabiel houden. Maar we gaan nog een stap verder en bieden volledige ondersteuning bij de optimalisatie van uw ERP-systeem, zodat uw organisatie ook na de lancering van uw ERP blijft meegroeien.