End-of-life SAP R/3 en SAP ECC: hoe pak je de datamigratie aan?

Twee generaties van het toneel 

Door te stoppen met updates, patches en officiële support van R/3 en ECC, verdwijnen er twee SAP-generaties van het toneel. SAP R/3 stamt al uit 1992. In 2004 bracht de Duitse leverancier z’n derde generatie ERP-systemen uit: SAP ERP Central Component (ECC) 5.0, in 2006 gevolgd door SAP ECC 6.0. Blijven doorgaan met deze systemen is voor de meeste organisaties niet im Frage, aangezien de end-of-life kan leiden tot serieuze security- en compliance-problemen.  

Met de dag meer legacy 

Daarnaast worden deze twee ERP-generaties met de dag meer legacy. Je mist de voordelen van de cloud, de on-prem hosting is een flinke kostenpost, de systemen bieden beperkte integratie- en analytics-mogelijkheden en de performance is niet om over naar huis te schrijven. Bedrijfseconomische redenen te over dus om een ander, moderner ERP te implementeren. 

Onder een ‘ander, moderner ERP’ verstaan we ook S/4HANA, SAP’s vierde generatie. Dit ERP lijkt een logische keuze voor organisaties die draaien op R/3 of ECC, maar dat is het niet per se. Simpelweg upgraden naar SAP S/4HANA is niet mogelijk. Onder meer de onderliggende database-technologie, het datamodel en de aanbevolen bedrijfsprocessen zijn bij dit ERP fundamenteel anders dan bij de vorige SAP-generaties. De migratie van R/3 of ECC naar S/4HANA is qua inspanning vergelijkbaar met de implementatie van een compleet nieuw ERP. 

De uitdagingen van een datamigratie 

Een volledige implementatie betekent ook dat er een datamigratie-opgave voor de deur staat. ERP-implementaties zijn natuurlijk berucht vanwege de risico’s. Een bekend voorbeeld een multinationale supermarktketen, die 500 miljoen euro en 7 jaar tijd investeerde in een – mislukte – SAP S/4HANA-implementatie. SAP, dat standaard werkt met verkoopprijzen, kon niet worden aangepast naar de inkoopgerichte bedrijfsprocessen van de supermarktketen.  

Een datakwestie was dus doorslaggevend. En data-uitdagingen zijn volop aanwezig bij ERP-gerelateerde datamigraties. Weet je zo’n valkuil niet te ontwijken, dan zijn de consequenties in de regel gelukkig niet zo ernstig als bij de genoemde multinational. Dataverlies, foutieve informatie, foutmeldingen en operationele verstoringen zijn echter wel reële risico’s als je de datamigratie niet netjes realiseert. 

In-depth kennis van data, business, ERP’s en tooling 

Om je data efficiënt en effectief van R/3 of ECC in je doel-ERP te krijgen, is in-depth kennis van zowel data, business, ERP’s als tooling nodig. Een datamigratie voor een nieuw ERP is een omvangrijk proces en brengt een hoop complexiteiten met zich mee. Een grote hoeveelheid factoren moet bijvoorbeeld vertaald worden naar regels voor selectie, validatie, schoning, bedrijfsspecifieke logica en transformatie. In oude systemen zoals R/3 en ECC 5.0 of 6.0 zit ook vaak veel maatwerk, wat kan leiden tot afwijkende data(structuren). Bovendien kunnen technische vereisten botsen met behoeften vanuit de business- en datakant, waardoor er inventieve oplossingen gezocht moeten worden. 

In-depth bedrijfskundige kennis 

De uitvoerder van je datamigratie dient ook over veel kennis van je business te beschikken. Je bedrijfsprocessen en -doelstellingen moeten namelijk worden verwerkt in de blauwdruk voor je datamigratie: het datamigratieplan. Technische kennis van het (bron- en doel-)ERP is noodzakelijk om bijvoorbeeld de architectuur, modellen en afhankelijkheden van data binnen de systemen te doorgronden.  

Geavanceerde tooling 

Tot slot de tooling. Datamigraties zijn te complex en omvangrijk om handmatig of met zelfgemaakte scripts te doen. De software die wordt gebruikt, moet uitgebreide functionaliteiten en configuratiemogelijkheden hebben voor alle noodzakelijke aspecten van het datamigratieproces. Denk aan data mapping, kwaliteitscontrole, audit trails en het toepassen van allerlei soorten regels en logica.  

De specialist die letterlijk en figuurlijk achter de knoppen zit, moet dus alles weten van (jouw) data, je business, technische aspecten van ERP-systemen én van ondersteunende software. Zoals we later uitleggen, is deze combinatie van kennis en vaardigheden alleen aanwezig bij datamigratiespecialisten. 

Specifieke uitdagingen voor SAP R/3 en ECC 

De datamigratie van SAP R/3 en ECC 5.0 of 6.0 naar een modern ERP-systeem brengt specifieke uitdagingen met zich mee, waaronder: 

• Doorgaans een grote hoeveelheid maatwerk. 
• Modernere systemen zoals SAP S/4HANA, Microsoft Dynamics 365 en Oracle Fusion Cloud ERP gebruiken vaak andere datastructuren en -modellen dan oudere generaties ERP’s. 
• In oude systemen kunnen grote hoeveelheden historische data zitten, vaak van wisselende kwaliteit. Deze gegevens moeten zorgvuldig worden beoordeeld, geschoond en gemigreerd, wat tijdrovend en complex kan zijn. 
• Nieuwere ERP-systemen kunnen uitgaan van andere standaard bedrijfsprocessen, waardoor jouw organisatie mogelijk de eigen bedrijfsprocessen moet aanpassen. Voor een soepele transitie kunnen slimme data-oplossingen nodig zijn.  

Wie voert je datamigratie uit? 

Het zal inmiddels duidelijk zijn dat migreren naar een modern ERP-systeem bepaald geen kinderspel is. Een algemene wijsheid binnen ERP-land: splits de technische implementatie en de datamigratie op. De implementatiepartner focust dan op het inrichten, configureren en live krijgen van het systeem. De datamigratiepartner buigt zich over de datamigratie, datakwaliteit en maximale datawaarde na livegang. De datamigratiespecialisten werken nauw samen met zowel de implementatiepartner als de opdrachtgever en zijn het aanspreekpunt voor alles rondom data. 

De voordelen van een dedicated datamigratiepartner 

Een dedicated datamigratiepartner zorgt er dankzij geavanceerde methodes, technieken en tools voor dat de datakwaliteit bij livegang optimaal is, maar ook dat de downtime zo beperkt mogelijk blijft. Omdat een datamigratiespecialist vooraf precies weet wat hij moet doen, in welke volgorde en wat daar allemaal bij komt kijken, worden veelvoorkomende valkuilen vermeden en is het migratieproces veel sneller afgerond. 

Cegeka als datamigratiepartner 

De afdeling Cegeka Data Solutions heeft ruim 20 jaar ervaring met allerlei soorten datamigratietrajecten. Een grote diversiteit aan bron- en doelsystemen, verschillende landen, complexe meerjarige programma’s: hoe moeilijk de datamigratie ook is, in alle gevallen kunnen we de data beheerst, gecontroleerd en voorspelbaar migreren. Waarbij de klant altijd aantoonbaar in controle is.  

Smart Data Migration Suite 

Onze datamigratiespecialisten maken gebruik van Cegeka’s Smart Data Migration Suite. Deze in-house ontwikkelde low-code tool beschikt over alle functionaliteiten en configuratiemogelijkheden die nodig zijn voor een optimaal datamigratieproces. De tooling genereert onder meer automatisch vereiste rapportages, zoals schoningsrapporten en audit trails. 

Meer weten? 

Wil je meer weten over de uitdagingen, best practices, voordelen en te nemen stappen voor een geslaagde ERP-datamigratie? Download dan onze whitepaper Datamigratie bij ERP-implementatie: van hoofdbrekens tot hoofdprijs.