Datamigratie voor nieuw ERP: voorkom een debacle

De noodzaak van een datamigratie

Is je huidige ERP-systeem legacy, stap je over op het systeem van een andere leverancier of moeten systemen door een fusie of overname worden geïntegreerd in het ERP-systeem van de holding? Dan kom je niet onder een datamigratie uit. Momenteel is het extra actueel. Bijvoorbeeld bij SAP, waar de end-of-life van SAP R/3 en SAP ECC 5.0 en 6.0 met rasse schreden nadert. Organisaties die hierop draaien moeten – met enige urgentie – over op een moderner systeem. 

Bij datamigratie is het één op één overzetten van gegevens van de bronsystemen naar het doel-ERP niet mogelijk. Schonen, data mapping, transformeren, verrijken: deze processen zijn allemaal noodzakelijk voor een succesvolle migratie. Het ERP moet namelijk worden gevoed met correcte, complete en actuele data, die matcht met je bedrijfsprocessen en -doelen én op maat is gesneden voor het nieuwe systeem. 

Ongekend hoge failure rate  

Volgens Gartner voldoet 55 tot 75 procent van de ERP-projecten uiteindelijk niet aan de gestelde doelen. Er schort bijvoorbeeld iets op functioneel vlak of de performance valt tegen. Het onderzoeksbureau stelt dat een kwart van de projecten veel te laat of zelfs helemaal niet wordt opgeleverd.   

Een bekend voorbeeld is de mislukte SAP S/4HANA-implementatie van een groot supermarktconcern, waar 7 jaar tijd en 500 miljoen euro aan zijn verspild. De voornaamste oorzaak lag op datavlak. SAP werkt standaard met verkoopprijzen, het concern met inkoopprijzen. Het ERP aanpassen aan de unieke bedrijfsprocessen en prijsbeheerlogica van de grootgrutter bleek té complex. Het 30 jaar oude ERP draait nog steeds. 

Complexiteiten bij datamigraties 

Het is een treffend voorbeeld van complexiteiten rondom datamigraties. Andere potentiële struikelpunten zijn: 

• gebrekkige datakwaliteit 
• onvoldoende begrip van bijvoorbeeld verschillende dataformaten en afhankelijkheden tussen data(sets) 
• slechte data governance  
• fouten in de data mapping (oftewel het koppelen van gegevensvelden tussen een bron- en een doelsysteem)  

Data is zeker niet de enige bron van ERP-mislukkingen. Ook ineffectieve projectteams, inadequate testing en integratieproblemen zijn bijvoorbeeld belangrijke oorzaken.  

Meer kennis, betere tools, minder kans op mislukkingen 

Gelukkig levert iedere mislukking lessen op. Sinds de lancering in 1979 van SAP R/2 – dat wordt beschouwd als ’s werelds eerste ‘moderne’ ERP-systeem – zijn er veel onderzoeken verricht, methodes ontwikkeld en best practices gedistilleerd. Ook technologie voedt de ERP-evolutie. De huidige generatie tooling voor datamigratie en datakwaliteit verhoogt de slagingskans aanzienlijk.  

Daarnaast zijn ERP-implementatie en datamigratie uitgegroeid tot volwaardige vakgebieden met dedicated functies als datamigratiespecialist en ERP-data-architect. Dankzij opleidingen, congressen, (online) kennisdeling en projectervaring kennen zij alle methodes, best practices en uitdagingen.  

Resultaat: de kans op een geslaagde ERP-datamigratie is steeds groter geworden. Op papier. Je moet namelijk wel alle uitdagingen zien te tackelen. 

Drie veelvoorkomende valkuilen 

Uitdagingen bij datamigraties rondom ERP’s die we vaak zien in de praktijk zijn bijvoorbeeld: 

#1 Ieder project vraagt om een custom aanpak 

Iedere ERP-implementatie en datamigratie vereist een unieke aanpak, die moet voldoen aan de kaders die we in onze whitepaper schetsen. Onder meer de bestaande en toekomstige datastructuren, de hoeveelheid maatwerk en de specifieke bedrijfsprocessen en -doelen zijn belangrijke factoren. Evenals de kwaliteit, de integriteit en het volume van de gegevens.   

En dan zijn er nog een hoop randzaken, zoals compliance en compatibiliteit met het IT-landschap. Dit samenspel is veel te complex om te automatiseren, hoe knap AI tegenwoordig ook is. Alleen met datamigratiespecialisten in de lead kun je tot een migratieplan komen dat al deze aspecten dekt. 

De valkuil? Vaak wordt de datamigratie neergelegd bij de implementatiepartner van het ERP-systeem of een IT-er ‘die handig is met data’. De kans is echter groot dat zij niet genoeg gerichte expertise hebben op het gebied van datamigratie en datakwaliteit.  

#2 Business is onvoldoende verankerd 

ERP-implementaties en datamigraties zijn in de kern vooral businessprojecten. Dus moeten de businessaspecten vooropstaan. Grondige bedrijfskundige kennis is vereist voor een succesvolle datamigratie. De specifieke processen, strategieën, behoeften en logica van het bedrijf? Het moet allemaal stevig verankerd worden in de datamigratie.  

Hier zien we een kloof tussen implementatie- en datamigratieprofessionals. Implementatiespecialisten zijn vooral technisch kundig en vaardig binnen het domein van hun eigen ERP; de expertise van datamigratiespecialisten omvat zowel data als business (en in mindere mate techniek). 

De valkuil? Als het belang van datamigratie-expertise onvoldoende wordt ingezien, kijkt men vooral wat er technisch moet gebeuren met de data om het ERP-systeem werkend te krijgen. De techniek is belangrijk, maar niet het primaire doel. Dat is bewerkstelligen dat de data er na livegang voor zorgt dat de business optimaal kan werken. 

 #3 Botsing tussen implementatie- en migratie-eisen 

De supermarktketencase laat zien dat de (zakelijke) datakant eisen kan stellen aan de (technische) implementatiekant. Het omgekeerde gebeurt ook. Bijvoorbeeld als data moet worden getransformeerd wegens technische beperkingen. 

De valkuil? Vaak kiest men voor de makkelijkste oplossing: transformatie van de data. Sluit deze oplossing echter niet goed aan bij de bedrijfsprocessen of schaadt het de datakwaliteit? Dan leidt deze ‘quick win’ op de langere termijn tot problemen.   

Nog meer uitdagingen 

Deze drie voorbeelden komen uit onze whitepaper over datamigratie rondom ERP’s, waarin we nog veel meer valkuilen beschrijven.  

Risico’s gebrekkige datamigratie 

Gelukkig leiden niet optimale datamigraties hoogst zelden tot mislukte ERP-implicaties. Andere risico’s van datamigratiefouten zijn een stuk reëler. Denk aan dataverlies, onjuiste informatie, systeemstoringen, operationele verstoringen en compliance-issues. Deze fouten hebben vaak een grote impact op de business. 

Drie succesingrediënten 

Techniekgeoriënteerde datamigratie is de snelle weg, businessgeoriënteerde datamigratie de goede. Staat je ERP-systeem eenmaal, dan wil je immers dat ‘ie draait op gegevens van hoge kwaliteit die naadloos aansluiten bij je business.  

In de loop der tijd is er meer en meer kennis opgedaan en gedeeld binnen het vakgebied en zijn er steeds betere methodes, best practices en specifieke datamigratietools ontwikkeld. Om de slagingskans van je ERP-datamigratie te vergroten, zo leggen we uit in dit artikel over het ideale datamigratieproces, heb je drie ingrediënten nodig:   

1. Datamigratiespecialisten met kennis van business, data(migratie) en techniek. 

1. Bewezen methodes en technieken.  

1. Geavanceerde tooling die je zo kunt configureren dat aan alle eisen uit het datamigratieplan wordt voldaan.  

De datamigratiespecialisten van Cegeka Data Solutions beschikken over ruim 20 jaar ervaring met – en een bewezen track-record in – complexe (ERP-gerelateerde) datamigraties. Mede dankzij onze in-house ontwikkelde tooling, genaamd de Smart Data Migration Suite, kunnen we altijd een beheerste en gecontroleerde datamigratie garanderen. 

Meer weten? 

Wil je meer weten over de uitdagingen, best practices, voordelen en te nemen stappen voor een geslaagde ERP-datamigratie? Download dan onze whitepaper Datamigratie bij ERP-implementatie: van hoofdbrekens tot hoofdprijs.