Come valutare l’efficacia di un ERP: i KPI da non trascurare

Perché misurare le performance di un ERP? 

Un ERP non è solo un software: è una leva strategica per raggiungere obiettivi specifici come ridurre i costi operativi, semplificare i flussi di lavoro e migliorare l’esperienza del cliente. Ma come sapere se il tuo ERP sta funzionando? Attraverso la misurazione dei KPI: indicatori chiave che permettono di valutare se gli obiettivi prefissati sono stati raggiunti e in che misura. Senza una chiara definizione di queste metriche, si corre il rischio di sottovalutare l’investimento, di non conoscere se una nuova implementazione ERP ha avuto o meno successo e infine di non sfruttare appieno le potenzialità del nuovo sistema. 

KPI operativi: l’impatto sul lavoro quotidiano 

Gli indicatori operativi misurano l’efficienza dell’ERP nelle attività di tutti i giorni. Tra i più utili troviamo: 

• Riduzione dei tempi di ciclo: quanto tempo serve per completare un processo, come l’evasione di un ordine? Un ERP efficace dovrebbe accorciare i tempi, aumentando la velocità operativa. 

• Accuratezza dei dati: l’automazione riduce gli errori nei dati aziendali, favorendo decisioni più precise. 

• Percentuale di utilizzo di strumenti esterni: quante operazioni vengono ancora gestite con Excel o software esterni al gestionale? Questo indicatore misura quanto il sistema riesce davvero a centralizzare i processi. 

• Produttività: monitorare il numero di attività completate per unità di tempo può rivelare l’impatto dell’ERP sull’efficienza complessiva. 

• Riduzione delle scorte e aumento del tasso di rotazione del Magazzino: una migliore gestione della supply chain aiuta a mantenere livelli di inventario più bassi senza compromettere la disponibilità. 

• Riduzione della spesa IT annuale: valutazione sia dei costi diretti che degli “hidden costs” per capire l’impegno annuale delle risorse interne nel gestire il sistema.  

• Dati e statistiche in tempo reale: verifica della visibilità in tempo reale di quello che sta accadendo in azienda, in particolare in contesti multi-societari e multi-paese.  

• Consapevolezza dei margini per ogni servizio o progetto offerto/sviluppato: un buon sistema ERP è in grado non solo di darti contezza dei tuoi margini durante le fasi di ogni progetto ma soprattutto poterli migliorare tramite automazione dei processi e riduzione dei costi del lavoro “ripetitivo”.

• Aumento del potere negoziale con i fornitori: l’ERP deve garantire una mappatura dei tuoi fornitori al fine di identificare quali di questi debbano assolvere le tue esigenze alle condizioni di prezzo e di servizio richieste. Per questo ti consigliamo di verificare il fornitore che ha un trade off negativo costo/servizio così da poter intervenire con richiesta di scontistiche o servizi addizionali. 

Misurare il ROI e i benefici finanziari 

Dal punto di vista economico, valutare un ERP significa calcolare il ROI (Return on Investment). Questo si ottiene confrontando i benefici generati (risparmi, aumento dei ricavi) con i costi totali (acquisto, implementazione, formazione e manutenzione). Altri indicatori finanziari utili includono: 

• Tempo di payback: in quanto tempo l’investimento nell’ERP si ripaga attraverso i benefici generati? 

• Riduzione dei costi operativi: grazie a una maggiore automazione e ottimizzazione, il sistema dovrebbe contribuire a una sensibile riduzione delle spese. 

L’impatto sulla soddisfazione del cliente 

Un ERP ben implementato non migliora solo i processi interni, ma può trasformare l’esperienza del cliente. Alcuni KPI per monitorare questo aspetto sono: 

• Tempi di risposta al cliente: l’accesso immediato alle informazioni consente di rispondere più rapidamente alle richieste. 

• Tasso di soddisfazione del cliente: sondaggi o strumenti come il Net Promoter Score (NPS) aiutano a misurare il gradimento. 

• Accuratezza delle consegne: riducendo errori e ritardi, l’ERP contribuisce a una migliore esperienza di acquisto. 

Scalabilità e flessibilità: pensare al futuro 

Un ERP deve essere in grado di crescere insieme all’azienda e di adattarsi ai cambiamenti. Tra i KPI da monitorare in tal senso possiamo citare: 

• Tempo di implementazione di nuovi moduli: un’azienda in crescita potrebbe aver bisogno di aggiungere nuove funzionalità; quanto tempo serve per integrarle? 

• Capacità di integrazione: l’ERP può dialogare facilmente con altri sistemi aziendali, come CRM o software di analisi avanzata? 

• Supporto alla crescita aziendale: il sistema gestisce senza problemi un aumento dei volumi di dati o di utenti? 

SPACEnet per le aziende

Misurare l’efficacia di un ERP non è solo una buona pratica, ma una necessità per valorizzare l’investimento e guidare l’azienda verso i suoi obiettivi. Scegliere i KPI giusti, monitorarli costantemente e confrontarli con i risultati attesi consente di ottenere un quadro chiaro e di intervenire rapidamente dove necessario. 

SPACEnet è al fianco delle aziende in questo percorso, offrendo una soluzione ERP scalabile e integrata, pensata per massimizzare il valore e supportare i clienti nel raggiungimento dei loro obiettivi strategici. Scopri di più su SPACEnet!