Buyse Metal Works Group maakt productinvoer 10 keer sneller

Hoe houd je het overzicht over honderden half afgewerkte en afgewerkte producten? Die vraag hield de Buyse Metal Works Group lange tijd bezig. Tot Cegeka hen liet kennismaken met Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations en Power Platform. Nu kan de Buyse Metal Works Group verschillende logistieke details in de gaten houden, een georganiseerde kalender bijhouden en nieuwe producten 10 keer sneller invoeren - agility made real!

Agility? Meer dan een overhyped buzzwoord? Hoe kan agility helpen om sneller te reageren op veranderingen, waarde te creëren die echt resoneert, continu te verbeteren en groei te faciliteren?

Van verbeterde planning tot vereenvoudigde administratie en datagestuurde besluitvorming - bij Cegeka zorgen we ervoor dat agility tastbaar realiteit wordt. 

👉Ontdek alle Agility made real customer stories

Reality check: een overvloed aan producten en een verouderde ERP  

Met meer dan 120 werknemers, vestigingen in Aalter en Lier en klanten over de hele wereld is de Buyse Metal Works groep een toonaangevende leverancier in de metaalverwerkende sector. De groep is gespecialiseerd in de productie van CNC-draaien, frezen en slijpen voor fabrikanten. “Onze teams produceren mechanische onderdelen op basis van de technische informatie van de klant”, legt CEO Coen Buyse uit. “We houden deze artikelen ook op voorraad en leveren ze op verzoek just-in-time aan de eindklant. En we zijn er trots op dat we in een vroeg stadium betrokken zijn bij de toelevering en professioneel advies geven over efficiënte productie.” 

Het vorige ERP-pakket van Buyse, Microsoft Dynamics AX, werd niet langer ondersteund, dus het was het perfecte moment om over te stappen op een geavanceerder systeem. “We zochten een productiegericht platform met een goed georganiseerd planningssysteem, dat ook de veelheid aan producten, big data, orderregels en forecastregels automatisch kon verwerken.” 

“Cegeka's ervaring in de productie-industrie was cruciaal bij de implementatie en het beheer van het nieuwe programma.” Coen Buyse, CEO, Buyse Metal Works Group 

- Coen Buyse, CEO, Buyse Metal Works Group 

The real deal: Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations en Power Platform  

Om de overgang soepel te laten verlopen, stapte Buyse over op de opvolger van Dynamics AX: Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations. Coen: “We kozen voor de out-of-the-box cloudversie, met beperkt maatwerk om ons een voorsprong te geven. Zo kunnen we het hele systeem naadloos updaten.” 

Daarnaast onderzocht Buyse ook de mogelijkheden van Microsoft Power Platform. “Sommige processen, zoals productcreatie of kostprijscalculatie, hadden een beperkte dekking in Dynamics Finance & Operations of vormden een te complexe uitdaging voor uitbreidingen binnen het ERP-systeem. Om ze te vereenvoudigen, ontwikkelden we verschillende Power Apps. Omdat Power Platform op Dataverse draait, worden alle gegevens van de apps verzameld in een centrale database.” 

“Met Power Platform kunnen we snel specifieke processen verbeteren buiten ons ERP-pakket om, zonder dat we complexe en dure aanpassingen hoeven te doen.”

- Coen Buyse, CEO, Buyse Metal Works Group 

Agility made real: 10 keer snellere productinvoer

Vandaag profiteert Buyse van een toekomstbestendige oplossing. “Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations voldoet niet alleen aan onze planningsbehoeften, het dekt ook de logistiek op een gestructureerde manier. Het houdt de verschillende halffabricaten in onze voorraad bij en bewaakt hun export- en verzendstatus, zodat we te allen tijde weten waar elk artikel zich bevindt.” 

Cegeka ontwikkelde een overkoepelend kader voor de brede waaier aan producten en de veelheid aan artikelnummers die verwerkt moeten worden. Daartoe hebben we ook een custom app in Power Apps voor product creatie gebouwd. “Het invoeren van gegevens is nu gereduceerd tot slechts 3 schermen, waaruit Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations automatisch de juiste parameters en routes samenstelt. Wat vroeger meer dan 30 minuten in beslag nam, kan nu in 3 minuten!”  

Real partnership: een deskundig team en een gedetailleerde roadmap 

Om de IT-afdeling van de groep te ontlasten, was een ervaren IT-partner essentieel Coen: “Cegeka had de juiste knowhow en een solide track record in productie om het ERP-systeem te implementeren en ons op lange termijn te ondersteunen. We selecteerden ons eigen persoonlijke team van consultants met ervaring in financiën, logistiek, productie en bovenal de metaalverwerkende sector.” 

“Midden in de COVID-pandemie bedienden we veel nieuwe klanten, dus de maandelijkse stuurgroepen kwamen precies op tijd. Zelfs wanneer onze eigen medewerkers geen tijd hadden om nieuwe medewerkers op te leiden, konden we altijd rekenen op de steun van Cegeka.”  

- Coen Buyse, CEO, Buyse Metal Works Group 

Cegeka's meest waardevolle bijdrage? “Zeker de roadmap,” zegt Coen.“Het stelde ons in staat om de go-live vanaf het begin waar te maken. Nog voordat we het programma lanceerden, hadden we al een heel proces doorlopen, van onze eerste behoeften tot het plan van aanpak en de noodzakelijke uitbreidingen. We controleerden de betrouwbaarheid, zorgden voor een adequate opleiding voor onze medewerkers en testten het programma voldoende. Cegeka gaf ons een gedetailleerd overzicht van de verschillende taken. Als er een obstakel was, voorzagen de consultants ons van een plan B - of zelfs een plan C. De wekelijkse en maandelijkse rapporten waren van onschatbare waarde.” 

We’ve come a long way 

 “Ingebruikname is één ding, het optimaliseren van onze activiteiten is iets anders”, besluit Coen. “In het eerste jaar na de implementatie leerden onze medewerkers de ins en outs van het nieuwe systeem kennen. Ondertussen volgen we om de 2 à 3 maanden de verplichte updates van Microsoft en elk jaar de 2 grote functionele updates. Gelukkig biedt Cegeka aanvullende D365-updateservices om de evaluatie en implementatie van onze nieuwe functionaliteiten te begeleiden. En we zijn nog steeds bezig met het organiseren van leerervaringen om iedereen op snelheid te krijgen. Zo kunnen ons team en onze software samen groeien. 

"Wat Microsoft Power Platform betreft, leggen we momenteel de laatste hand aan de kostprijscalculatie-app, nog een grote stap voorwaarts voor onze groep. Ondertussen ontwikkelen we 2 nieuwe apps voor offertes en kwaliteitscontrole. Al met al denk ik dat Power Platform nog veel onbenut potentieel heeft om ons de komende jaren te helpen operational excellence te bereiken.”