Bottom-up naar verandering: nieuwe technologie gedragen door enthousiaste medewerkers

In een tijd waarin technologie zich in razendsnel tempo ontwikkelt, begint echte transformatie niet bij de software. Het begint bij de mensen en bij partners die begrijpen dat verandering evenzeer bepaald wordt door mentaliteit als door tools. Die gedeelde overtuiging vormt de basis van de samenwerking tussen DEME, een toonaangevende wereldwijde speler inoffshore-energie, baggerwerken, maritieme infrastructuur en milieusanering, en Cegeka.     

Mensen helpen om AI vol vertrouwen te omarmen 

Toen DEME het potentieel van Microsoft 365 Copilot begon te verkennen, ging het niet om de implementatie van een nieuwe productiviteitstool. Het echte doel was om de de medewerkers te ondersteunen om efficiënter te werken, creatief te denken en AI op een natuurlijke manier in hun dagelijkse routines te integreren.  Vanaf dag één hielp Cegeka die ambitie waar te maken met een weloverwogen aanpak rond adoptie en change management, eerder dan zich alleen maar te focussen op de technologie. 

“Het aanbieden van Copilot-licenties is nog maar het begin”, zegt Arne De Reys, Business Analyst bij DEME. “Het echte werk begint pas daarna, wanneer mensen nieuwe manieren van werken ontdekken, overnemen en omarmen. Daar maken adoptie en change management het verschil tussen een implementatie en een echt succesverhaal. En precies daarin onderscheidde Cegeka zich.” 

Een kleine start 

Wat begon met een pilotgroep van 300 gemotiveerde vrijwilligers, kreeg al snel vaart binnen de hele organisatie. DEME en Cegeka lanceerden een Early Adopter Program met kick-off sessies en regelmatige ‘Ask Me Anything’-momenten. Daarnaast begeleidde Cegeka de oprichting van een Copilot Center of Excellence om te zorgen voor governance, duidelijke communicatie en een cultuur van continu leren. 

De kracht van de community   

De grootste katalysator voor verandering kwam van de groeiende Copilot community. Webinars, Copilot Cafés, één-op-één coaching en een Copilot Community Day & Week creëerden informele momenten waarop collega's ervaringen konden delen, van elkaar konden leren en hun vooruitgang konden vieren.   

Eén van de deelnemers verwoordde het als volgt: “Mijn werk voelt minder zwaar en efficiënter aan. Ik heb meer tijd om me te concentreren op wat echt belangrijk is.”   

De Digital Ambassadors Community   

Om het gevoel van samen leren verder te versterken, heeft DEME een netwerk van digitale ambassadeurs opgezet. Deze champions ondersteunen collega's uit verschillende afdelingen en stimuleren de overstap naar AI aan de hand van praktische hulp en peer-to-peer ondersteuning. Daarnaast heeft DEME ook een communitymanager aangesteld om mensen met elkaar in contact te brengen, interne succesverhalen te delen en ambassadeurs te voorzien van de tools die ze nodig hebben om anderen te begeleiden.  

“We waarderen het enorm dat DEME niet alleen over verandering praat, maar ook daadwerkelijk actie onderneemt”, zegt Kristof Lanckman, User Adoption & Digital Wellbeing Consultant bij Cegeka. “Door het belang van community building te erkennen en zelfs een speciale communitymanager aan te stellen, tonen ze wat ‘Shaping Digital Together’ in de praktijk echt betekent.” 

Dankzij deze aanpak evolueerde de klassieke top-downbenadering naar een bottom-up beweging, gedragen door het enthousiasme en het vertrouwen van de betrokken medewerkers. 

Insights die de lat steeds hoger leggen 

Door technologie te combineren met sterke betrokkenheid en gestructureerde ondersteuning heeft DEME indrukwekkende gebruiksniveaus bereikt. Meer dan 750 medewerkers werken nu dagelijks met Copilot, met name in Outlook, Teams, Chat en Word.   

Viva Insights biedt waardevolle inzichten in hoe medewerkers samenwerken en waar Copilot de meeste impact heeft. Aan de hand van deze data kunnen zowel  DEME als Cegeka hun aanpak verfijnen, de acceptatie versterken en blijvende impact realiseren.   

Van adoptie tot duurzame impact   

Innovatie zit al lang verankerd in het DNA van DEME, en dit project weerspiegelt die entrepreneursgeest. De samenwerking met Cegeka draaide niet alleen rond de overstap naar AI, maar om het creëren van een cultuur waarin medewerkers zich zelfverzekerd voelen om nieuwe dingen te proberen en hun workflow te verbeteren.   

Blijvende adoptie vraagt om duidelijke communicatie, sterke sponsoring en continue ondersteuning. Met toegewijde coaching, relevante content en een levendige community achter zich werd Copilot meer dan alleen een nieuwe tool. Het is nu een integraal onderdeel van de manier waarop DEME werkt.   

De reis gaat verder, gestuurd door data en directe feedback van de medewerkers. Er is een stevige basis gelegd: een transformatie is succesvol wanneer mensen gemotiveerd zijn om ze te omarmen.