Kunnen Cegeka en Microsoft aan alle noden van een professionele dienstverlener voldoen?

Cegeka’s Project & Services team werkt al jaren met de Microsoft Dynamics 365 suite om de business noden van zowel consultancy als technical services organisaties op te vangen. Door verkoop-, resource-, projectmanagement-, servicemanagement- en financiële teams te integreren binnen één enkel platform, streeft Cegeka ernaar de efficiëntie en winstgevendheid van deze bedrijven te helpen maximaliseren — essentieel om concurrerend te blijven.

Maar kunnen Cegeka en Microsoft daadwerkelijk aan alle business noden van deze organisaties voldoen? Ontdek het in deze driedelige blogreeks waarin we inzoomen op de voordelen voor professionele dienstverleners, consultancy en technische dienstverleners. In deze eerste blog bespreken we de onderdelen die je modulair samen kan voegen, voor een optimale combinatie.

First things first: wat zijn ‘Business Applications’?

Cegeka heeft het over ‘Business Solutions’ en Microsoft heeft het over ‘Business Applications’ – Toeval? Ik dacht het niet! – maar wat zijn dat nu precies? Want is niet elke applicatie of oplossing die in een zakelijke omgeving wordt gebruikt een Business Application / Solution?

Volgens de filosofie van Microsoft zijn ‘Business Applications’ een reeks geïntegreerde software applicaties die bedrijven gebruiken om verschillende bedrijfsprocessen te beheren, optimaliseren en automatiseren. De kracht ervan ligt erin dat ze niet elk op een eilandje functioneren, maar net zaken over verschillende divisies en functies heen stroomlijnen, zoals sales, customer service, operations, financials, field service, project service automation en marketing.

Service Performance Insight (SPI Research), de wereldwijde onderzoeks-, advies- en trainingsorganisatie voor professionele serviceorganisaties (PSO's) definieert de volgende cruciale applicatie- of oplossingsnoden voor organisaties in o.a. consultancy en technical services:

Enterprise Resource Management

Enterprise Resource Management (ERP), is een term die in de praktijk verwijst naar de integrale benadering van het beheren van een organisatie's financiële activiteiten, planning, controle en rapportage.

ERP-oplossingen bieden een geïntegreerde aanpak voor het beheren van diverse bedrijfsfuncties zoals financiën, human resources, supply chain management, productie en verkoop. Europese bedrijven zien de waarde van ERP-systemen in hun vermogen om silo's binnen de organisatie te doorbreken en een holistisch overzicht te bieden van alle operationele aspecten.

Een andere mogelijkheid is de keuze voor gespecialiseerde accounting software. Maar, deze software heeft enkele beperkingen: ze zijn vaak niet geschikt voor multi-legal entities, ondersteunen niet altijd meerdere valuta's (multi-currency), en kunnen intercompany transacties lastig maken. Dit kan problematisch zijn voor bedrijven die internationaal opereren of complexe bedrijfsstructuren hebben.

Desondanks kunnen kleinere bedrijven aanzienlijke voordelen behalen door Professionele Service Automatisering (PSA)-systemen te koppelen aan lokale accounting software en zo te genieten van de voordelen van geavanceerd projectbeheer terwijl ze voldoen aan lokale financiële en wettelijke eisen. Dit hybride model biedt een flexibele en schaalbare oplossing voor het beheren van zowel operationele als financiële activiteiten binnen professionele serviceorganisaties.

Een interessante trend binnen de servicegerichte en projectgebaseerde omgevingen is de opkomst van de CPQ-tool (Configure, Price, Quote). Deze tool ondersteunt organisaties in het genereren en beheren van product configuraties, prijsstellingen en offertes. Op het eerste zicht lijkt dit niet interessant voor professionele serviceorganisaties, aangezien deze tools zich voornamelijk richten op productconfiguraties, maar ook daar groeit een trend richting CPQ-tools om dienstverleningen te kunnen inschatten.

Professionele Service Automatisering

Professionele Service Automatisering (PSA) is een categorie software die speciaal is ontworpen voor bedrijven die professionele diensten aanbieden. PSA-software helpt deze organisaties bij het beheren en automatiseren van verschillende aspecten van hun bedrijfsvoering zoals projectbeheer, resourcebeheer, tijd- en onkostenregistratie, facturering en inkomstenbeheer, HRM, talentbeheer en CRM.

PSA-software centraliseert deze processen in één systeem, waardoor de efficiëntie wordt verhoogd, de nauwkeurigheid van gegevens wordt verbeterd en het management beter inzicht krijgt in de operationele en financiële status van projecten en het bedrijf als geheel. Hierdoor kunnen professionele serviceorganisaties hun projecten effectiever beheren, de tevredenheid van klanten verhogen en hun winstgevendheid verbeteren.

Een alternatief voor PSA is Project Portfolio Management (PPM), dat zich richt op portfoliobeheer zonder klantgerichte functies zoals sales, HR en finance processen. Hierdoor kan PPM nuttig zijn voor interne functies zoals productbeheer, maar is het minder geschikt voor consultancyprestaties. Een ander alternatief is taakbeheer software, die, hoewel vergelijkbaar met PPM, geen uitgebreide planningsmogelijkheden biedt. Taakbeheer software kan wel een hoger detailniveau aan taken beheren en overzichtelijk blijven, maar mist de integrale aanpak van een PSA-systeem voor het beheren van consultancyprestaties.

Customer Relationship Management

Het optimaal beheren van klantenrelaties is essentieel en hiervoor bieden we een Customer Relationship Management (CRM) oplossing aan. Een CRM-oplossing is een platform dat specifiek ontworpen is om klantrelaties te beheren en te optimaliseren. Typische functies binnen een CRM-oplossing zijn een klantendatabase, taakbeheer, activiteitenbeheer, verkoopbeheer en service beheer, maar ook marketing automatisering en rapportage met analytics.

Human Resource Management

Human Resource Management (HRM) omvat alle processen en strategieën die gericht zijn op het effectief beheren van medewerkers binnen een organisatie. Dit omvat het werven, ontwikkelen, motiveren en behouden van talent, evenals het beheren van prestaties, beloningen en arbeidsverhoudingen, om zo bij te dragen aan de algehele bedrijfsdoelen en het welzijn van medewerkers.

Deze tool lijkt vanzelfsprekend binnen professionele serviceorganisaties, aangezien personeel een van de belangrijkste resource is – voor consultancy bedrijven zelfs dé belangrijkste. Helaas wordt een uitgebreide implementatie van deze functionaliteit vaak als minder prioritair beschouwd, ondanks het cruciale belang ervan voor het succes en de efficiëntie van de organisatie.

Business Intelligence

Business Intelligence (BI) biedt aanzienlijke voordelen voor professionele serviceorganisaties door het verzamelen, verwerken en analyseren van data om waardevolle inzichten te verkrijgen. BI verbetert de besluitvorming met real-time en nauwkeurige gegevens, optimaliseert resourcebeheer en verhoogt klanttevredenheid door inzicht in klantgedrag en voorkeuren. Het helpt ook bij het monitoren van financiële prestaties en het beheren van budgetten, terwijl projectbeheer wordt verbeterd door real-time voortgangsmonitoring en knelpuntenanalyse. Bovendien ondersteunt BI strategische planning door historische trends te analyseren en helpt het bij compliance en risicobeheer door vroegtijdige signalering van potentiële risico's.

Het modulaire Microsoft to the rescue

ERP (Enterprise Resource Planning) ontwikkelt zich steeds meer tot een filosofie en houding voor het implementeren van de applicaties waar nood aan is.

Vroeger werd de term ERP voornamelijk gebruikt voor grote, geïntegreerde systemen die vooral gericht waren op productgerichte bedrijven. Deze systemen waren vaak te monolithisch en vereisten een aanzienlijke initiële investering. Daarnaast was er een grote inspanning nodig voor de implementatie, terwijl standalone applicaties minder implementatie-inspanning vergen maar vaak verborgen integratieproblemen met zich meebrengen.

Tegenwoordig zien we ERP meer als een implementatiestijl waarbij we bij elke afzonderlijke applicatie nadenken over het geheel. Bijvoorbeeld, bij de implementatie van een CRM-systeem wordt nu ook het effect op de financiële processen in overweging genomen. Deze holistische benadering zorgt ervoor dat de verschillende applicaties binnen een organisatie naadloos samenwerken, wat leidt tot efficiëntere en effectievere bedrijfsprocessen.

In deze filosofie heeft Cegeka bewust gekozen voor Microsoft Dynamics 365 als oplossing voor haar klanten vanwege de uitgebreide mogelijkheden, de modulaire opbouw en de vele integratiecapaciteiten die deze oplossing biedt.

Bij Cegeka geloven we dat kiezen voor één platform, zoals Microsoft, niet betekent dat je moet kiezen tussen alles of niets. Vergelijk het met een menukaart; je hebt nog steeds de vrijheid om de modules te kiezen die het beste bij je bedrijfsbehoeften passen. Voor klassieke bedrijfsprocessen bieden we oplossingen voor finance, purchase orders (PO) en sales. Voor een mensgerichte aanpak zijn er modules voor HR en resource management. Als je je wilt richten op klantgestuurde processen, zijn sales en customer service de focus. En voor operationele excellentie kun je voornamelijk inzetten op modules zoals service delivery en finance bijvoorbeeld. Zo kun je met één platform toch op maat gemaakte keuzes maken die je bedrijf naar een hoger niveau tillen.

Lees deel 2 'Cegeka’s sleutel tot succes en groei met Microsoft voor consultancy organisaties' hier

Lees deel 3 'De succesformule van Cegeka & Microsoft voor de technische dienstverlening' hier

Ontdek hier onze oplossingen voor de professionele dienstverlening of neem direct contact met ons op via het formulier hieronder 👇