Datamigratie voor een (nieuw) ERP: hoe pak je dat aan?

Complexiteiten en valkuilen 

Een datamigratie is sowieso nodig als je een (nieuw) ERP gaat implementeren dan wel data van bijvoorbeeld een ander bedrijf moet integreren. Dat daar veel complexiteiten en valkuilen bij komen kijken, hebben we uitgelegd in het eerste deel van dit tweeluik. 

Afhankelijk van onder meer de scope, de datakwaliteit en de risico’s zullen er altijd kleine verschillen zijn, maar grosso modo ziet een stappenplan voor een ERP-datamigratie er als volgt uit.  

Voorbereiding en analyse 

Reikwijdte, werkwijze, strategie, communicatieplan, samenstelling van de stuurgroep: eerst moeten er knopen worden doorgehakt over dit soort zaken. Mede op basis van tooling wordt er dan een grondige analyse gemaakt. Bijvoorbeeld van de huidige dataomgeving, vereisten van het nieuwe systeem, datakwaliteit, businessbehoeften en risico’s. 

De analyse vormt de basis voor het datamigratieplan, waarin alle aspecten van het datamigratieproces gedetailleerd worden beschreven.  

Inlezen, bewerken en exporteren van de data 

Nadat alle data is ingelezen, wordt het (waar nodig) bewerkt om aan de vereisten uit het datamigratieplan te kunnen voldoen. Dat kan onder meer via de volgende processen: 

• Schonen: het corrigeren van inconsistenties, duplicaten en andere fouten. 
• Valideren: op basis van de business rules wordt onderzocht of de data matcht met je businesseisen en bedrijfslogica. 
• Verrijken: de waarde en bruikbaarheid van de data worden vergroot door bijvoorbeeld nieuwe informatie toe te voegen of datasets te combineren voor diepere inzichten. 
• Transformeren: het wijzigen van dataformaten, structuren en waarden via (eenvoudige tot zeer complexe) mapping-regels waardoor de gegevens voldoen aan de vereisten van het doel-ERP. 

De geschoonde, gevalideerde, verrijkte en getransformeerde data wordt vervolgens geëxporteerd naar het ERP-systeem. Dit kan met exportbestanden, maar ook rechtstreeks via een geautomatiseerde API-koppeling. 

Testen, livegang en nazorg 

Via verschillende soorten tests wordt onderzocht of alle data correct is gemigreerd én of het nieuwe systeem goed functioneert met de overgezette data. Zijn alle tests klaar? En zijn de geconstateerde issues verholpen? Dan kan het ERP-systeem in productie worden genomen.  

In een audit trail zijn alle acties gedocumenteerd, zodat achteraf kan worden nagegaan wat er precies met welke data is gebeurd. Belangrijk tot slot is dat gebruikers ondersteuning krijgen tijdens en (vlak) na de livegang.  

Een robuust ERP-systeem 

Is ook de technische implementatie goed gegaan, dan staat er nu een robuust ERP-systeem. Met een datafundament dat bestaat uit gegevens die allemaal kloppen én perfect passen bij je business.  

Framework voor blijvende datavoordelen 

Is je ERP ook toekomstbestendig? Dat hangt voor een deel af van de data. Vlak na de livegang is alle data nog accuraat en adequaat. Wil je dat houden in de toekomst? Dan moet je mogelijk je datamanagement en data governance naar een hoger plan tillen. Bij een datamigratie ben je bijzonder intensief met een groot deel van je data bezig. Dit is dan ook hét moment om een framework te ontwikkelen voor kwaliteit, privacy, beveiliging en gebruik van data binnen je organisatie. 

Op deze manier kun je ook na de livegang effectiever en veiliger met data omgaan. Plus: je bouwt een ferme databasis voor toekomstige digitale transformatie-initiatieven. Denk aan toepassing van AI-technieken, geavanceerde voorspellende analytics of slimme automatiseringen.  

Wie gaat de data migreren? 

Vaak heb je geen keuze: een datamigratie móét gebeuren. Waar je wel in kunt kiezen: wie voert de datamigratie voor je uit? Zelf doen is eigenlijk geen serieuze optie: alleen al qua tijdsinvestering kan je toch al zo drukke IT-afdeling het zo goed als zeker niet aan.  

Sommige organisaties besteden de datamigratie uit aan hun implementatiepartner. In het eerste artikel hebben we uitgelegd dat de migratie om veel gerichte kennis en competenties vraagt; het stappenplan hierboven onderstreept dat nog eens. Implementatiepartners beschikken in de regel niet over specifieke datamigratie-expertise, noch over kennis van alle relevante businessaspecten. 

Een partner met expertise, ervaring én de juiste tooling 

De derde optie is een dedicated datamigratiepartner. Datamigratiespecialisten kennen alle methodes, technieken, best practices en valkuilen én beschikken over de juiste tooling.  

De specialisten van Cegeka maken bijvoorbeeld gebruik van de Smart Data Migration Suite. Deze in-house ontwikkelde tooling beschikt over uitgebreide functionaliteiten en configuratiemogelijkheden voor onder andere data mapping, kwaliteitscontrole, filtering en het toepassen van regels en logica. De software genereert automatisch alle vereiste rapportages, zoals schoningsrapporten en audit trails. 

Eigen experts met een datamigratiepartner 

Met name bij grotere organisaties zien we nog weleens dat eigen data-experts samenwerken met een datamigratiepartner. De eigen mensen beschikken over in-depth kennis van het eigen datalandschap, terwijl de externe datamigratiespecialisten onmisbaar zijn door hun gerichte migratie-expertise, ervaring, best practices en geavanceerde tooling. 

Ruim 20 jaar ervaring 

De afdeling Cegeka Data Solutions heeft ruim 20 jaar ervaring in allerlei soorten datamigratietrajecten. Ook in de meest complexe: denk aan multinationals die een ERP willen waar verschillende locaties en systemen in worden verenigd, waarbij er grote (internationale) verschillen zijn wat betreft technologieën, dataformaten en manieren waarop de systemen informatie opslaan en beheren. 

Ook in dat soort gevallen vindt er een beheerste, gecontroleerde en voorspelbare datamigratie plaats, waarbij de klant altijd aantoonbaar in controle is.  

Meer weten? 

Wil je meer weten over de uitdagingen, best practices, voordelen en te nemen stappen voor een geslaagde ERP-datamigratie? Download dan onze whitepaper Datamigratie bij ERP-implementatie: van hoofdbrekens tot hoofdprijs.