Copilot voor Microsoft 365: nooit moe en komt nooit te laat

Op onze lijst van onderwerpen staan:

• Wat Microsoft 365 Copilot betekent voor de digitale werkplek
• Waarom tijdrovend werk tot het verleden behoort
• Hoe je Microsoft 365 Copilot kunt verkrijgen, maar…
• … waarom het niet zomaar een kwestie van 'plug and play' is 😊
• Enkele lessen uit onze eigen Copilot onboarding
• Dingen om te overwegen bij het berekenen van de ROI
• Waarom we readiness assessments aanbieden en wat je hiervan kunt verwachten.

Laten we beginnen!

Heren: Microsoft 365 Copilot werd op 1 november gelanceerd. Als experts op het gebied van de digitale werkplek, wat betekent dit nieuws voor jullie?

Bart: Het is belangrijk om te beseffen dat dit niet zomaar een andere Microsoft 365-update is. Het is een ongelofelijke sprong vooruit omdat uw vertrouwde Office-toepassingen, in zekere zin, volledig doordrenkt zijn met AI. Om het in perspectief te plaatsen: het is alsof elk programma nu wordt geleverd met een onvermoeibare persoonlijke assistent die een aanzienlijk deel van het werk op zich neemt, vooral de vervelende taken.

Luc: We merken nu al een grote nieuwsgierigheid naar Copilot op de markt. Voor ons is deze lancering een perfecte kans om onze sterke expertise op het gebied van digitale werkplekken te tonen. Ja, we hebben een aanzienlijke klantenbasis en 15.000 werkplekken in de Vlaamse overheid, een enorm project. Maar eerlijk gezegd zijn we nog steeds bescheiden. Dat zou niet moeten, want we zijn een van de weinige bedrijven die end-to-end digitale werkplekprojecten kunnen leveren, van hardware tot mentaal welzijn.

"Het is alsof elk Microsoft Office-programma nu wordt geleverd met een onvermoeibare persoonlijke assistent die een aanzienlijk deel van het (vervelende) werk op zich neemt."

Bart, je sprak over 'vervelend werk', wat bedoel je precies?

Bart: Net als ChatGPT of de meeste andere Generative AI-tools die nu beschikbaar zijn, kan Copilot inhoud genereren op basis van de input die je geeft. Maar het gaat veel verder dan dat. Copilot kan tekst omzetten in een PowerPoint-presentatie, een offerte, een rapport, een e-mail. Het kan vergaderingen samenvatten en actiepunten extraheren, speciaal voor jou. Je kan Copilot vragen om informatie te vinden die diep begraven ligt in al je bronnen, e-mails, mappen, SharePoint-documenten. Het kan Excel-sheets analyseren, gewoon met eenvoudige commando's.

Luc: Wat interessant is, is dat je met Copilot kan converseren alsof je met een collega praat. Je kan Copilot eenvoudige vragen stellen zoals: "Vat de laatste 5 e-mails over klant X samen". Toegegeven, de kwaliteit van de output verbetert naarmate je leert hoe je Copilot effectief moet aanspreken, zoals in een van de eerdere blogs is beschreven. Specifieke instructies leveren betere resultaten op dan vage, en dat leer je naarmate je de tool gebruikt.

"Voor ons is de lancering van Microsoft 365 Copilot een perfecte kans om onze sterke expertise op het gebied van digitale werkplekken te tonen."

Oké, laten we zeggen dat ik een directeur ben en Copilot wil. Kan ik het gewoon kopen?

Bart: Nou, ja, maar het is toch niet zo eenvoudig als de licentie kopen en beginnen met gebruiken. Er zijn technische vereisten, zoals het hebben van de juiste licenties en overeenkomsten, enzovoort. Je moet ook je Office-omgeving configureren, inclusief het inschakelen van transcriptie in Teams, het regelen van de toestemmingsstructuur en gegevensclassificatie om ervoor te zorgen dat mensen geen toegang hebben tot gegevens die ze niet zouden moeten hebben wanneer ze een prompt invoeren. Daarom is een readiness assessment zo cruciaal.

Luc: Inderdaad, er zijn verschillende technische aspecten om rekening mee te houden. Daarom is het ideaal voor klanten die een Data Protection Officer of DPO hebben wat typisch het geval is bij de meeste grote bedrijven. Plus, er is het onboardingproces, vaak vergeten maar o zo belangrijk. Copilot is zeer intuïtief, maar het is nog steeds een volledig nieuwe manier van werken. Het is een veranderingsproject en moet als zodanig worden behandeld.

Wat hebben we geleerd van onze eigen onboarding-ervaring bij Cegeka?

Bart: We hebben geleerd dat het een veranderingsreis is zoals elke andere, idealiter uitgerold in golven, te beginnen met de mensen die altijd graag experimenteren en bereid zijn om hun inzicht en ervaringen te delen. Daarnaast heb je ook een goed doordacht communicatieplan en interne communities voor ondersteuning nodig. Copilot gaat over experimenteren, leren, ervaringen delen. We hebben teams waar mensen tips kunnen vragen of delen, goede prompts kunnen plaatsen, updates kunnen geven, problemen kunnen oplossen en meer.

Welke tool is het meest populair?

Bart: Voor nu zijn het Teams, Outlook en Word, in die volgorde. M365 Chat wordt ook intensief gebruikt; dit is toegankelijk via Teams (waar het een app is die je daar kunt downloaden) of Bing Chat Enterprise (de betaalde versie van Bing, vergelijkbaar met de betaalde ChatGPT). M365 Chat stelt je in staat vragen te stellen over de hele werkomgeving, of het nu gaat om e-mails, vergaderingen, bestanden, gegevens op SharePoint-resources waar jij toegang toe hebt, enzovoort. Het is verbazingwekkend wat het voor jou kan vinden en doen.

"Vaak hoor je dat mensen slechts ongeveer 10% van de mogelijkheden van een tool gebruiken. Met Copilot denk ik dat dat percentage aanzienlijk zal toenemen."

Luc: Vaak hoor je dat mensen slechts ongeveer 10% van de mogelijkheden van een tool gebruiken. Met Microsoft 365 Copilot denk ik dat dat percentage aanzienlijk zal toenemen. Gewoon omdat je met de tool in gewone natuurlijke taal kunt communiceren. Excel is het meest voor de hand liggende voorbeeld, omdat je jouw verzoek in gewone taal kunt typen in plaats van formules op te zoeken. De complexiteit van de apps verdwijnt naar de achtergrond; je hoeft alleen maar de juiste vragen te stellen.

Wat gebeurt er tijdens de readiness assessment workshop die je zojuist hebt genoemd?

Luc: De voorbereiding voor het uitrollen van Microsoft 365 Copilot bestaat uit 3 fasen. De eerste fase is een readiness assessment, waarin we beoordelen hoe goed een bedrijf is voorbereid - technisch en functioneel - om Microsoft 365 Copilot in te voeren. Op basis van technische vereisten en functionele vereisten bepalen we wat er moet gebeuren om de tool efficiënt te implementeren. Deze sessies duren meestal ongeveer 2 uur, en aan het einde heb je een duidelijk begrip van de Copilot readiness van jouw oganisatie en eventuele mogelijke obstakels.

Voor degenen die willen doorgaan met de volgende fase, verkennen we vervolgens wat mogelijk en wenselijk is in de organisatie. Wie zal de tool gebruiken en hoe kan het effectief voor hen zijn, in hun baan? Wanneer beschouwen we het project als een succes? We duiken in praktische gebruiksscenario's op basis van rollen, omdat iemand in de verkoop anders werkt dan iemand in financiën. Fase 3 is een implementatieplan, inclusief persona's, scenario's en een routekaart met alle stappen die nodig zijn om te komen waar we moeten zijn.

Generative AI heeft vragen opgeworpen over gegevensprivacy. Hoe privé is Copilot?

Bart: Zo privé als maar kan. Microsoft 365 Copilot blijft binnen de grenzen van jouw bedrijf. De gegevens van je bedrijf worden niet gebruikt om het model te trainen, zoals het geval is bij veel andere gratis Gen AI-tools, inclusief de gratis versie van ChatGPT. Het is echter cruciaal om jouw toestemmingsstructuur op orde te hebben binnen je organisatie. Hierdoor krijgt niemand in jouw organisatie toegang tot gegevens van bestanden die ze niet zouden moeten zien door Copilot een vraag te stellen.

"Microsoft 365 Copilot blijft binnen de grenzen van uw bedrijf. De gegevens van uw bedrijf worden niet gebruikt om het model te trainen."

Copilot brengt kosten met zich mee. Hoe zit dat met betrekking tot de ROI?

Luc: Microsoft 365 Copilot kost $30 per licentie. Dat lijkt misschien veel, maar als je het vertaalt naar de bijna onmiddellijke tijdsbesparingen, is het verwaarloosbaar. $30 staat gelijk aan ongeveer anderhalve minuut tijdsbesparing per dag. Dat is een minimale investering omdat zelfs het bijwonen van één vergadering al resulteert in een grotere tijdsbesparing. Copilot maakt niet alleen de notulen van de vergadering, het haalt de belangrijkste punten eruit en koppelt ze aan de juiste persoon. Studies geven tijdsbesparingen aan variërend van 30% tot 80%. Zelfs bij het laagste cijfer is het nog steeds fenomenaal.

"Je moet verder kijken dan alleen tijdsbesparingen. Snelheid is één aspect, maar je hebt ook energie en kwaliteit."

Bart: Ja, maar je moet ook verder kijken dan alleen tijdsbesparingen. Snelheid is één aspect, maar je hebt ook energie en kwaliteit. Wanneer een tool jou helpt een concept te starten, kost het je minder energie om het af te maken. Naast snelheid en energie is er ook kwaliteit. Je kunt vaak beter werk produceren in minder tijd. Alle vergaderingen worden nu geleverd met gegenereerde notulen en actielijsten, wat op zich leidt tot een meer volwassen manier van werken in het dagelijkse werk.

Om af te sluiten, zijn er nog Copilot-uitbreidingen in ontwikkeling?

Bart: Zeker, we werken eraan. Zoals veel bedrijven hebben wij een tijdsregistratiesysteem. Het is technisch mogelijk om een extensie te maken die Copilot verbindt met dat tijdsregistratiesysteem. Copilot heeft toegang tot jouw kalender, e-mail en activiteiten, waardoor het kan inschatten waaraan je hebt gewerkt en hoelang. Dus, je hoeft dat echt tijdrovende invoeren van tijdregistratie niet meer te doen op vrijdagmiddag (lacht).

Meer lezen?

Deze blog is de vijfde van een zesdelige blogreeks. In de volgende blogs ontvang je meer informatie over de voordelen, implementatie en adoptie van Microsoft 365 Copilot:

• Deel 1: Optimaliseer je werk met Microsoft 365 Copilot
• Deel 2: Microsoft 365 Copilot: De kunst van het prompten
• Deel 3: Microsoft 365 Copilot: Verandert AI de manier waarop we werken?
• Deel 4: Microsoft 365 Copilot: Hoe verkrijg je het en wat is de roadmap?
  
  
• Deel 6: Microsoft 365 Copilot: Wrap-up en handige linkjes