De succesformule van Cegeka & Microsoft voor de technische dienstverlening

Zoals je in het eerste deel van deze blogreeks kon lezen is het belangrijkste aspect van bedrijfssoftware de dag van vandaag flexibiliteit. Vroeger waren ERP-oplossingen vaak complexe, monolithische systemen die gericht waren op productgerichte bedrijven. Deze systemen waren log en vergden aanzienlijke investeringen. Tegenwoordig is ERP echter geëvolueerd naar een holistische benadering waarbij elke applicatie binnen het grotere geheel van bedrijfsprocessen past.

Dan in de vorige blog onderzochten we of Dynamics 365 voldoet aan de behoeften van consultancybedrijven en konden concluderen dat het platform hen helpt processen te stroomlijnen, de efficiëntie te verbeteren en klantresultaten te optimaliseren. Maar wat als we ditzelfde platform nu onder de loep nemen voor technical services bedrijven?

In deze blog onderzoeken we of Microsoft Dynamics 365, in combinatie met Cegeka’s expertise, ook de sleutel kan zijn tot succes voor organisaties die zich richten op technische dienstverlening. Kan dezelfde technologie die consultancybedrijven helpt te floreren, ook technical services bedrijven ondersteunen bij het stroomlijnen van hun processen, het verbeteren van klantrelaties en het stimuleren van groei?

Microsoft Dyanmics 365 Enterprise Resource Management

Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations of Supply Chain biedt ook voor de technische dienstverlening een volledige oplossing van financiële activiteiten, planning, controle, rapportage, het beheren van financiële middelen én supply chain management:

• Financiële planning en analyse: met functies voor uitgebreide rapportage en analyse biedt deze module bedrijven real-time inzicht in hun financiële prestaties, waardoor nauwkeurige budgettering en prognoses mogelijk worden.
• Boekhouding en financieel beheer: ondersteunt multi-legal entity en multi-currency transacties, wat essentieel is voor internationale operaties en complexe bedrijfsstructuren. Tevens worden intercompany transacties vereenvoudigd.

Voor Supply Chain Management kunnen technische dienstverleners rekenen op de volgende tools:

• Inventory Management: Dit biedt een nauwkeurig overzicht van de voorraden en ondersteunt het beheer en de optimalisatie van de logistieke keten. Functionaliteiten omvatten planningoptimalisatie, productinformatiebeheer, in- en uitgaande operaties en kwaliteitscontroles, waardoor voorraadniveaus in realtime beheerd kunnen worden.
• Asset Management: Met Dynamics 365 kunnen assets zoals machines, productie-installaties en voertuigen efficiënt worden beheerd. De module faciliteert het plannen, uitvoeren en opvolgen van gerelateerde taken, met de mogelijkheid om individuele assets te monitoren en de volledige historiek bij te houden. 
• Quality Management: Dynamics 365 ondersteunt het beheren van kwaliteitsnormen en het opvolgen van kwaliteitstesten. Dit omvat het aanmaken van kwaliteitsorders, uitvoeren van inspecties en beheren van testresultaten. Bij afwijkingen van de kwaliteitsnormen kunnen cases worden geregistreerd, zodat preventieve of correctieve acties ondernomen kunnen worden.

Deze geïntegreerde tools binnen Dynamics 365 helpen technische dienstverleners niet alleen bij het stroomlijnen van financiële processen, zoals nauwkeurige planning, realtime inzicht in middelen en strategische rapportages, maar ook bij het optimaliseren van supply chain-processen en het waarborgen van hoge kwaliteitsnormen. Kortom, een totaaloplossing voor efficiënt beheer en groei.

"Dankzij Microsoft Dynamics 365 zijn onze processen nu veel meer met elkaar geïntegreerd dan vroeger. Cegeka implementeerde een gebruiksvriendelijk en toekomstbestendig ERP-platform dat perfect bij onze doelstellingen past. Ook biedt het belangrijke voordelen op het vlak van efficiëntie, transparantie en rapportering."
Frank Lambrigts - CEO bij Securitas Belgium

Microsoft Dynamics 365 Project Operations & Professionele Service Automatisering

1. Een end-to-end oplossing voor operationele projectplanning en uitvoering, inclusief resourcebeheer, tijd- en onkostenregistratie, financieel beheer en real-time inzichten en rapportage maar zonder voorraadverbruik en productie van goederen als onderdeel van projectuitvoering.  Microsoft noemt dat in zijn technische documentatie Project Operations Resource / Non-stocked.
2. Een meer financieel gerichte oplossing als deel van Dynamics 365 Finance en Supply Chain management maar uiteraard dan wel met voorraad en productie van goederen als onderdeel van een project. Microsoft noemt dat in zijn technische documentatie Project Operations Stocked / Production.

Microsoft Dynamics 365 Customer Engagement & Client Relationship Management

Naast de kernmodules van Microsoft Dynamics 365 Customer Engagement die even relevant zijn als voor consultancyorganisaties, biedt Dynamics 365 ook Field Service voor technische dienstverlening:

• De Sales-module helpt om verkoopprocessen te beheren en te optimaliseren door het bijhouden van leads, kansen en klantinteracties, wat resulteert in een gestroomlijnde verkoopcyclus en verbeterde klantrelaties.
• De Customer Service-module biedt tools voor het beheren van klantvragen en -verzoeken en problem solving, wat leidt tot een verhoogde klanttevredenheid en loyaliteit.
• De Marketing-module – Customer Insights - helpt bij het opzetten en uitvoeren van gerichte marketingcampagnes, waardoor de merkbekendheid vergroot kan worden en zo nieuwe klanten kunnen worden aangetrokken.

Field Service zorgt voor een efficiënt beheer van on-site servicewerkzaamheden door slimme optimalisatie van routeplanning, voorraadbeheer en real-time communicatie met servicetechnici. 

Microsoft Dynamics 365 biedt daarnaast uitgebreide mogelijkheden om serviceprocessen te beheren, van digitale werkbonnen tot het zelf beheren van je planning. Deze oplossing ondersteunt onder andere:  

• Digitale werkbonnen om tijdverlies aan administratief werk te reduceren.  
• Digitale handleidingen voor het oplossen van problemen en het realtime connecteren met experts op afstand.  
• Realtime informatie over stock, klanten, resources, en meer, voor een volledige en actuele blik op je operaties.  
• Slimme routeplanning op basis van de actuele verkeerssituatie om reistijd en kosten te minimaliseren.  
• AI- en IoT-functionaliteiten om proactief onderhoud te plannen en problemen sneller te identificeren en op te lossen.  
  
  Met deze geavanceerde tools kunnen technische dienstverleners hun serviceprocessen stroomlijnen, de efficiëntie verhogen en klanten een uitzonderlijke ervaring bieden.

"De drie modules die we hebben geïmplementeerd, werken uiteraard perfect samen”, gaat Marco verder. Onze verkoop-, klantenservice- en marketingteams gebruiken allemaal dezelfde klantgegevens, dus was het logisch om die gegevens voor heel het bedrijf te centraliseren. De modules hebben echter ook specifieke functionaliteiten. Onze klantenservice werkt met cases (zoals klachten en vragen), terwijl de verkoopteams een pipelineaanpak gebruiken. Marketing is gericht op marketingautomatisering. Kortom: Dynamics 365 omvat één centraal platform en één database voor onze klantenteams, maar is tegelijk afgestemd op de processen van elk team." Marco Schillemans - Digital & IT Manager bij Q8Oils

Human Resource Management

Voor technische dienstverlening geldt hetzelfde: Microsoft Dynamics 365 HRM omvat alle modules die kunnen bijdragen aan het succes van van de organisatie door HR-processen te stroomlijnen, de efficiëntie te verhogen, en een positieve werknemerservaring te creëren, wat uiteindelijk bijdraagt aan de groei en het succes van de organisatie:

• De Core HR-module biedt een centraal systeem voor het beheren van personeelsinformatie, inclusief personeelsdossiers, contracten en naleving van regelgeving, wat zorgt voor een efficiënter personeelsbeheer.
• Talent Management in Microsoft Dynamics 365 HRM helpt bij het aantrekken, ontwikkelen en behouden van talent door middel van wervings-, onboarding- en prestatiebeheerprocessen, wat bijdraagt aan een sterk en gemotiveerd team.
• De Payroll-module automatiseert de loonverwerking, zorgt voor nauwkeurige en tijdige betalingen, en voldoet aan wettelijke vereisten, wat de administratieve last vermindert en fouten minimaliseert. Ook andere payroll-systemen kunnen eenvoudig worden geïntegreerd met andere HRM modules.
• Benefits Management stelt organisaties in staat om medewerkersvoordelen te beheren en te communiceren, wat de tevredenheid en betrokkenheid van medewerkers verhoogt.
• En de Time and Attendance-module helpt bij het bijhouden van werktijden, verlof en aanwezigheid, wat essentieel is voor nauwkeurige payroll en resourceplanning.

"Hierdoor kunnen alle HR-managers met een "single source of truth" werken. De gegevens zijn niet meer verspreid over verschillende Excel-bestanden of tools, en het zorgde ook voor minder frustraties en fouten. De medewerkers kregen een gestroomlijnde HR-workflow in de plaats, waardoor ze veel minder tijd verloren aan administratieve taken." Zahra Khiare - Hoofd van de afdeling People & Culture bij Learn365

Business Intelligence

Cegeka Business Insight (CBI) is een modern en gebruiksvriendelijk BI-platform voor professionele serviceorganisaties, dat glasheldere inzichten levert uit bijvoorbeeld Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations en Customer Engagement. Gebouwd op Cegeka best practices en Microsoft-technologie, maakt CBI het mogelijk om data uit verschillende bronnen om te zetten in waardevolle bedrijfsinzichten zonder een grootschalige BI-implementatie. Het platform biedt geavanceerde berekeningen voor domeinen zoals kostendetails en traceerbaarheid, en verzamelt gegevens uit zowel interne als externe bronnen. Door integratie met BI-tools zoals Azure Synapse en Data Fabric, gaat BI verder dan een technisch framework, maar vertaalt Azure gegevens naar snel consumeerbare inzichten. Bovendien kunnen gebruikers geavanceerde analyses uitvoeren, voorspellende modellen maken en inzichten automatisch genereren met behulp van machine learning en AI-functies zoals Q&A, AutoML en Azure-integratie.

"In de afgelopen jaren hebben we veel nieuwe bedrijven overgenomen als onderdeel van onze groeistrategie, Voorheen hadden ze allemaal hun eigen digitale omgeving. Het is een grote uitdaging om ze te laten werken met dezelfde technologie en dezelfde terminologie. Twee bedrijven kunnen bijvoorbeeld een compleet verschillend begrip hebben van een omzetrapport. Daarom zijn we op zoek gegaan naar generieke, standaardtools om het adoptieproces voor de afzonderlijke bedrijven te vergemakkelijken." Michaël Roman - Financial & Administrative Analyst bij Duomed

En nog een efficiëntie extraatje...

Voor technische dienstverlening is samenwerking net zo belangrijk als bij consultancy. Tools voor kennisbeheer zorgen ervoor dat medewerkers gemakkelijk documenten kunnen opslaan, organiseren en delen, wat bijdraagt aan een cultuur van transparantie en kennisdeling. Teamleden hebben altijd toegang tot de informatie die ze nodig hebben om hun werk efficiënt te doen. 

Daarnaast ondersteunen tools snelle en effectieve communicatie, het delen van bestanden en realtime samenwerking aan projecten, ongeacht de locatie van teamleden. Microsoft 365 (M365) biedt hiervoor dezelfde krachtige oplossingen, met applicaties zoals SharePoint, Teams en OneDrive, die naadloos samenwerken om samenwerking en efficiëntie te bevorderen.

Samen sterk: Cegeka en Microsoft – ook dé oplossing voor technische dienstverlening

Samen bieden deze modules een geïntegreerd platform dat technische dienstverleners helpt hun processen te stroomlijnen, de operationele efficiëntie te verbeteren en betere klantresultaten te behalen, wat uiteindelijk bijdraagt aan de groei en het succes van de organisatie. Naast de tools die ook consultancy organisaties helpen optimaliseren, voegen modules zoals Supply Chain Management en Field Service extra kracht toe. Denk aan slimme voorraadoptimalisatie, efficiënte routeplanning en realtime communicatie met servicetechnici, ondersteund door AI en IoT voor proactief onderhoud en probleemoplossing.

Het samenbrengen van alle bedrijfsprocessen op één platform, zoals Microsoft, en de implementatie laten uitvoeren door een ervaren partij zoals Cegeka, brengt praktische voordelen met zich mee. Met één projectteam en één leverancier worden misverstanden of conflicten tussen verschillende partijen voorkomen, wat zorgt voor een soepel en efficiënt implementatietraject. 

Cegeka brengt niet alleen technische expertise, maar ook kennis van de technische dienstverlening mee, waardoor oplossingen worden afgestemd op de specifieke processen en uitdagingen binnen de sector. Dit betekent dat je werkt met een partner die begrijpt wat er speelt en meedenkt over hoe technologie jouw bedrijfsdoelen kan ondersteunen. 

Door alles te centraliseren op één platform en samen te werken met een partij die ook de industrie begrijpt, wordt het beheer eenvoudiger, processen efficiënter en kunnen organisaties zich richten op wat echt belangrijk is: hun eigen kernactiviteiten.

"Microsoft Dynamics 365 is de oplossing die we nodig hebben om onze zakelijke doelstellingen en groeidoelstellingen te ondersteunen. Dit solide IT-platform stelt ons in staat om onze processen en gegevens naadloos met elkaar te integreren." Danny Jacxens - Director IT & Digital bij Hudson Belux

Ontdek hier onze oplossingen voor de professionele dienstverlening of neem direct contact met ons op via het formulier hieronder 👇